IT & systémy | Software & systémy

56% firiem získa z nového ERP systému menej ako polovicu očakávaných benefitov

Viac ako polovica projektov presiahne rozpočet a termín implementácie. Priemerná návratnosť investície dosahuje 25 mesiacov a v štvrtine prípadov získané benefity nepokryjú ani náklady projektu

08.01.2014 | Zdroj: Panorama Consulting

CFO.sk 

Ak sa púšťate do implementácie nového ERP systému, je viacej pravdepodobné ako nie (>50%), že prekročíte rozpočet, prekročíte termín implementácie a získate menej ako 50% očakávaných benefitov.

59% firiem, ktoré implementovali alebo implementujú ERP riešenia, prekročia pôvodný rozpočet, 53% prekročí plánovaný termín implementácie, a 56% získa menej ako polovicu očakávaných benefitov. Priemerná dĺžka implementácie ERP systému dosahuje 16,6 mesiaca.

Také sú závery z prieskumu konzultačnej spoločnosti Panorama Consulting Solutions, ktorý realizuje každoročne od roku 2009. Prieskum uskutočňuje na vzorke rôznorodých spoločností s tržbami menšími ako 25 mil. USD až po podniky s tržbami väčšími ako 2 mld. USD a pôsobiacimi v rôznych odvetviach. V roku 2013 sa prieskumu zúčastnilo 172 firiem z odvetvia energetiky, výroby, distribúcie, maloobchodu, verejného sektora či sieťových odvetví. Takmer polovica zúčastnených respondentov mala menej ako 100 interných užívateľov ERP systému.

Priemerná návratnosť investície dosahuje 25 mesiacov

30% respondentov nevedelo povedať, či bola implementácia nového informačného systému úspešná, alebo nie. To naznačuje, že veľa firiem sa púšťa do projektu bez poriadne spracovanej projektovej analýzy (business case) a bez zadefinovaných cieľových prevádzkových ukazovateľov (KPI), alebo dostatočne nevyhodnocujú, či boli pôvodne zadefinované ciele splnené.

V skutočnosti však až 48% respondentov uvádza, že implementácia im priniesla menej ako polovicu plánovaných benefitov.

Medzi hlavné benefity nových ERP systémov patrí podľa respondentov lepšia dostupnosť informácií, zvýšená produktivita, zvýšená interakcia a komunikácia, vyššia spoľahlivosť informácií, a menej duplikovaných aktivít. Už menej benefitov firmy realizujú v oblastiach ako sú vzťahy so zákazníkmi a dodávateľmi. Úspora IT nákladov je najmenej frekventovaným benefitom, pretože so zavedením nového systému náklady neraz naopak stúpnu.

V priemere trvá firmám 25 mesiacov, kým sa im v podobe vyššie spomenutých benefitov investícia do nového ERP systému vráti. Toto zistenie potvrdzuje skúsenosti Panoramy, podľa ktorých sa návratnosť pohybuje medzi dvomi až tromi rokmi. Viac ako štvrtine firiem sa však nepodarilo pokryť ani len vzniknuté náklady.

Súvisiaci článok: IT projekty sú väčším rizikom, ako si myslíte

Firmy sú vo všeobecnosti spokojné s funkcionalitou nového systému a jeho schopnosťou uspokojiť potreby organizácie, za problematické oblasti s najnižšou mierou spokojnosti však považujú nadmernú potrebu upravovať systém na mieru a náklady spojené s implementáciou projektu. Častým dôvodom sklamania sú rozdiely medzi tým, čo firme na začiatku projektu prezentujú dodávatelia IS a skutočne dosiahnutým výsledkom.

Podľa Panoramy musí mať každý ERP projekt zadefinované v podobe projektovej analýzy (business case) jasné ciele a merateľné benefity, ktoré má priniesť. Tie musia byť komunikované konečným užívateľom, manažmentu a iným zainteresovaným osobám, inými slovami je dôležité riadiť ich očakávania. Zároveň je dôležité alokovať zodpovednosť za ich dosiahnutie jednotlivým zamestnancom alebo oddeleniam, a dosiahnuté benefity po spustení systému vyhodnocovať a porovnávať s plánom, napr. post-implementačnými auditmi.

Plánované náklady a termíny zostávajú iba na papieri

53% firiem uvádza, že ich pôvodný rozpočet na ERP projekt bol alebo bude prekročený. Z toho 22% projektov prekračuje rozpočet o viac ako 25%. Najčastejším dôvodom je neplánované rozšírenie rozsahu projektu alebo neplánované organizačné a technické problémy, ktoré sa objavia počas implementácie.

Súvisiaci článok: Ako zvládnuť dvojmesačný projekt za dvanásť mesiacov

Pôvodne plánované termíny implementácie sú prekročené v 61% prípadov, z čoho u 34% opýtaných o viac ako štvrtinu. Priemerne plánovaná dĺžka implementácie (14,2 mesiacov) sa tak v minuloročnom prieskume natiahla na 17,8 mesiacov. Najčastejším dôvodom (55%) sú komplikácie a problémy organizačného charakteru, neplánované rozšírenie rozsahu projektu (52%), technické problémy a nedostatok zdrojov na dokončenie projektu.

Cloud vs On-premise

Napriek veľkej pozornosti, ktorú riešeniam na báze cloudu venujú médiá a dodávatelia cloud riešení, iba 26% respondentov si v súčasnosti vyberá ERP riešenia na báze SaaS alebo cloudu (uložené a spravované u dodávateľa). Firmy sa rozhodujú pre tradičné riešenia najmä kvôli obavám o bezpečnosť a stratu svojich dát, alebo preto, lebo nemajú o cloude dosť informácií. Podľa skúseností spoločnosti Panorama sú však riešenia ponúkané dodávateľmi cloud technológií často bezpečnejšie, ako akékoľvek interne vyvinuté a spravované systémy.

Súvisiaci článok: Firmy majú problém kvantifikovať návratnosť investície do cloudu

Prieskum však odhaľuje disparitu medzi cenovou výhodnosťou cloud riešení tak, ako sa všeobecne propaguje, a skutočnými nákladmi: 60% respondentov získalo implementáciou cloud riešenia úspory menšie ako 20%, a iba 16% firiem dokáže usporiť viac ako 40%. Organizácie, ktoré si vyberajú cloud prioritne z finančných dôvodov, by preto mali dôkladne zvažovať nielen počiatočné náklady, ale predovšetkým ďalšie náklady a poplatky vznikajúce počas využívania cloud riešenia.

Najvyužívanejšie riešenia: SAP, Oracle a Microsoft

Medzi najčastejšie vyberaných dodávateľov patria SAP, Oracle a Microsoft. Tieto firmy sa najviac objavujú v užšom výbere potenciálnych dodávateľov (shortlist), a zároveň sú spomedzi finálnych kandidátov vyberaní najčastejšie. Na päty im však šliapu menší dodávatelia Epicor a Infor.