IT & systémy | IT stratégia

Automatické spracovanie dokumentov pre začiatočníkov

Využitie benefitov z digitalizácie dodávateľských faktúr závisí od zdanlivo banálnych vecí

16.11.2014 | Zdroj: Accace

Viktor Mečiar, Accace 

Bezpapierová kancelária, digitalizácia dokumentov a automatické spracovanie faktúr – pokúšajú aj vás tieto nové trendy? Na prvý pohľad sa zdá byť zrejmé, že ak začneme namiesto manuálneho prepisovania faktúr či iných dokumentov s ich digitalizáciou a automatickým vyťažovaním, musíme na ich spracovaní touto formou ušetriť, spracovanie zrýchliť a byť teda efektívnejší v každom ohľade. Je to ale skutočne tak? Ako upozorňuje Viktor Mečiar, IT Manager poradenskej a outsourcingovej spoločnosti Accace, „ešte predtým ako sa vrhnete na ‘trendy’ vyťažovanie dokladov, mali by ste si najskôr položiť pár zásadných otázok.“

Akí ‘kultivovaní‘ sú vaši dodávatelia

Zjednodušene povedané, dáta môžete spoľahlivo vyťažovať len z kvalitných faktúr. Ak je faktúra od vášho dodávateľa vytlačená na nekvalitnom papieri, prípadne má rôznu farebnú kombináciu pozadia, textu a loga, nemôžete očakávať kvalitný výstup. Samotná digitálna podoba bude v poriadku, ale vyťažené dáta bude ešte potrebné manuálne validovať. Šanca plnej automatizácie vyťaženia dát z takejto faktúry je teda  nízka. 

Spracovanie papiera vás vyjde vždy draho

Mohlo by sa zdať, že skenovanie a následné vyťaženie dokladu je začiatkom procesu. Avšak, nie je to vždy tak. V prípade, že sa pustíte do vyťažovania papierových dokladov, počítajte s prácami ako roztriedenie dokladov, ich odspinkovanie, prípadne olepenie čiarovými kódmi a podobne. Až potom nasleduje samotná digitalizácia a vyťaženie dokladu. Na tieto prípravné činnosti sa často zabúda, avšak práve oni tvoria podstatnú časť nákladu za vyťažovanie. Výrazne ušetriť náklady sa vám podarí len v prípade, že je vám dodávateľ schopný zasielať faktúru už v elektronickom formáte, malou výhrou je už aj neštruktúrovaný PDF súbor, nehovoriac o EDI.

Ktoré dáta z dokladov potrebujete

Dôležité je vedieť, ktoré dáta z faktúr či dokumentov skutočne potrebujete vyťažiť. Potrebujete ‘iba’ hlavičkové údaje, alebo aj riadky? Spravidla nie je efektívne vyťažovať všetky dáta. Zamerajte sa len na údaje, ktoré naozaj potrebujete.

Stanovte si jasný cieľ

Stanovte si jasný cieľ, čo od vyťažovania faktúr očakávate. Chcete ušetriť náklady alebo chcete vyriešiť elektronické schvaľovanie nákupov či inú oblasť? Toto všetko má vplyv na konečný koncept riešenia. Ak je primárny cieľ schvaľovací proces, vyťažovanie dokladov môže byť na príťaž a schvaľovanie vyriešte radšej jednoduchou digitalizáciou a manuálnym prepisom 2-3 základných polí.

OCR Systém je ‘živý’ organizmus

Pripravte sa na to, že úspešnosť vyťaženia jednotlivých opakujúcich sa dokladov môže byť vždy iná. Na vyťaženie dokladu z papiera vplýva totiž množstvo faktorov, a to aj banálnych ako už spomínaná kvalita papiera, čistota skenovacieho zariadenia a podobne. Zároveň sa môžu meniť požiadavky na vyťažované polia, napríklad v dôsledku legislatívnej zmeny, kedy napr. pribudne nová úroveň DPH.

Zabezpečte tieto úlohy externe

V prípade, že sa rozhodnete pre elektronické spracovanie papierových faktúr či iných dokladov, máte  v podstate dve možnosti. Drahšou možnosťou je zakúpenie vlastného OCR softvéru, lacnejšou  je zabezpečenie tejto služby externým dodávateľom. Pri outsourcingu vám dodávateľ zabezpečí komplexné služby súvisiace s vyťažovaním dokladov vrátane triedenia, lepenia čiarových kódov, skenovania, doplnenia potrebných údajov a archivácie a dokáže vám zabezpečiť prístup k spracovaným dátam už do 24 hodín od ich doručenia.

Fungujte bezpapierovo – ale skutočne bezpapierovo!

Papierové doklady postupne miznú z nášho profesijného života a bude tomu tak aj naďalej. Nasvedčuje tomu aj legislatíva, ktorá prestáva postupne papierové dokumenty striktne vyžadovať. Ideálnym riešením je teda kompletný prechod z „papierového“ riešenia priamo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to rozhodne krok správnym smerom a dlhodobo najlepšie riešenie.

Viktor Mečiar riadi IT oddelenie medzinárodnej outsourcingovej a poradenskej spoločnosti Accace, ktorá zamestnáva viac ako 270 odborníkov v regióne CEE. Viktor riadi tím 15 špecialistov a dohliada na vývoj a implementáciu softvérových riešení pre klientov Accace.