IT & systémy | Software & systémy

Ako znížiť náklady na podporu a údržbu SW

Náklady na údržbu a podporu SW aplikácií môžu predstavovať až polovicu celkových nákladov na softvér, firmy za ne platia, aj keď ich nepotrebujú

17.11.2014 | Zdroj: Accenture

CFO.sk 

Poplatky za podporu a údržbu sa zvyčajne pohybujú v rozmedzí 15 % - 20 % ceny za licenciu a v priebehu 4 – 5 rokov tak výšku pôvodnej investície zdvojnásobia. Pridaná hodnota podpory časom klesá, pretože v novom systéme sa vychytajú problémy a užívatelia získajú viac skúseností. Podniky, ktoré výšku ročných poplatkov za podporu nemenia, môžu skončiť tak, že platia doslova tisíce eur za jeden telefonát dodávateľovi.

Súvisiaci článok: Príbeh CFO, ktorý znížil IT náklady o 50%

Podľa skúseností spoločnosti Accenture môžu firmy znížiť tieto náklady v priemere o 20 % - 25 % bez toho, aby výraznejšie utrpela kvalita IT služieb v organizácii, a zvýšiť tak svoju celkovú ziskovú maržu o 0,03 % až 0,12 %.

Najčastejšie dôvody predražených podporných služieb sú:

• Nevýhodné zmluvy: firmy sa pri implementácii novej aplikácie vedome alebo nevedome zaviažu k zmluvným podmienkam, ktoré obmedzujú ich flexibilitu upraviť náklady na podporu a údržbu podľa skutočných potrieb v budúcnosti, alebo ich zaväzujú na zbytočne dlhé obdobie. Často sa nechajú nalákať zľavami za nákup väčšieho počtu licencií a modulov, ktoré sú však v priebehu niekoľkých rokov vymazané poplatkami za podporu.
  
• Odpor zo strany užívateľov: užívatelia prirodzene protestujú proti návrhom na obmedzenie podpory, aj keď ju v skutočnosti využívajú iba minimálne.
  
• Nekoordinovaný nákup: rôzne časti organizácie s elánom nakupujú systémy ako CRM alebo aplikácie na podporu obchodníkov bez existencie pravidiel alebo poriadneho dohľadu, z čoho pramenia nevýhodné zmluvné podmienky a aplikácie, ktorých skutočné využitie je poddimenzované.
  

Bujnenie nákladov na podporu aplikácií možno zastaviť hneď pri počiatočnom nákupe, pri obnove zmluvy, angažovaním nezávislých poskytovateľov služieb technickej podpory, a v niektorých prípadoch prechodom na cloud.

1.  Pri nákupe

• Nekupujte, čo nepotrebujete. Celkové náklady na SW sú väčšinou najviac závislé od počtu licencií. Vyhnite sa zdanlivo výhodným zľavám za väčší počet licencií alebo modulov, ktoré dnes nepotrebujete. Namiesto toho si zmluvne dohodnite možnosť dokúpiť licencie za vopred stanovenú cenu, ako aj právo na zrušenie nepotrebných licencií.
  
• Plaťte trhové ceny. O výške poplatkov za podporu a údržbu sa dá takmer vždy zjednávať, porovnajte si ponúkanú cenu s bežnou cenou na trhu.
  

2.  Obnova zmluvy

• Neobnovujte licencie a podporné služby, ak aplikáciu nevyužívate. Predtým, ako predĺžite zmluvu si spravte interný audit, koľko užívateľov aplikáciu skutočne používa a v akom rozsahu je využívaná podpora a údržba.
  
• Prispôsobte novú zmluvu skutočnej potrebe, využite neplnohodnotné licencie pre menej aktívnych užívateľov, ak je ich možné s dodávateľom dohodnúť.
  

3.  Nezávislí poskytovatelia služieb

• Pre niektoré systémy a aplikácie, ktoré sú na trhu už dlhšie, je možné nájsť nezávislých poskytovateľov služieb podpory a údržby, ktorí sú lacnejší ako samotný dodávateľ aplikácie. Pre pôvodných dodávateľov sú totiž  tieto služby oveľa ziskovejšie, ako predaj samotnej licencie, a po niekoľkých rokoch na nich môžu dosiahnuť 60 % - 70 % ziskové marže. Ak z rôznych dôvodov chcete, aby túto službu pre vás robil pôvodný dodávateľ, minimálne môžete ponuky týchto nezávislých poskytovateľov využiť na stlačenie ceny. Napr. väčšine firiem využívajúcich SAP alebo Oracle sa takýmto spôsobom podarí znížiť náklady na podporu o 5 % až 25 % (viď aj súvisiaci článok: Firmy šetria desiatky percent nákladov na technickú podporu ERP systémov).
• Ďalšou možnosťou je využitie SaaS (Software-as-a-Serice) riešení, pri ktorých sa platia užívateľské poplatky, ktoré zahŕňajú tak licenciu, ako aj podporné služby. Pri využití cloudu je však potrebné zohľadniť aj ďalšie faktory, ako je bezpečnosť dát, vlastnícke práva k dátam, migrácia a integrácia s existujúcou infraštruktúrou, flexibilita služby pri zmenách v organizácii, riziko rastu nákladov v ďalších rokoch, a pod.
  

Príspevok je spracovaný na základe článku spoločnosti Accenture How software maintenance fees are siphoning away your IT budget.