Stratégia & Financovanie | Stratégia

Ako zvládnuť dvojmesačný projekt za dvanásť mesiacov

Väčšina projektov prekročí plánované termíny a náklady. Často kvôli tomu, že sa zabúdame poučiť z vlastných chýb alebo z chýb iných.

19.11.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Ľudia majú prirodzenú vlastnosť filtrovať a počúvať iba tie informácie, ktoré potvrdzujú ich vlastný názor. Projektoví manažéri systematicky podhodnocujú projektové náklady, termíny a riziká súvisiace s projektom. Bohužiaľ sa nejedná iba o akademické konštatovanie. Každý šiesty IT projekt prekročí náklady o 200% a termín implementácie o 70%.

Príprava podrobného plánu projektu a jeho testovanie na rôznych scenároch alebo pomocou analýzy citlivosti je určite správne a nevyhnutné. Problémom je, že aj pri takomto testovaní máme tendenciu negatívne scenáre ignorovať a viac veriť pozitívnym scenárom.  

Matt Palmquist vo svojom blogu na portáli strategy + business navrhuje, aby boli projektové plány testované iným spôsobom – predpoklady použité pre plánovanie výnosov, nákladov a termínov treba porovnať so skúsenosťami z podobných projektov, ktoré boli realizované v minulosti.

Znie to ako samozrejmosť, ale kto z nás si skutočne dá tú námahu?

Podobné porovnanie viedlo jedného z investorov, ktorý sa zaujímal o výstavbu a prevádzkovanie železničnej linky v hodnote niekoľkých miliárd, k odstúpeniu od súťaže.

Investor si dal vypracovať analýzu všetkých podobných projektov, ktoré boli v minulosti zrealizované. V 53 zo 62 prípadov boli výhľady dopytu výrazne nadhodnotené – v priemere počítala oficiálna projektová dokumentácia s počtom pasažierov, ktorý bol o 69% vyšší, ako počet ľudí, ktorí po spustení železničnú trať skutočne využívali.

Keď investor aplikoval toto zistenie na svoj projekt, odhadol, že skutočný počet pasažierov v prvom roku po spustení dosiahne 8,3 mil. v porovnaní so 14,1 mil., ktoré uvádzala projektová štúdia. Investor tiež odhadol, že riziko, že skutočný počet pasažierov môže byť v porovnaní s plánom nižší o 15 a viac percent, bolo 16 krát väčšie ako riziko, s ktorým uvažoval oficiálny výhľad.

Každý deň posudzujeme a prijímame dôležité rozhodnutia: odhad objemu predaja nového výrobku, plánovanie implementácie nového informačného systému, alebo rozhodovanie o vstupe na zahraničný trh. Ako často sa však pozeráme na to, ako v našej firme dopadli podobné iniciatívy v minulosti, alebo ako si počínali naši konkurenti či firmy na podobných trhoch? Pohľad na objektívnu realitu nám poskytne užitočné informácie, či sú naše očakávania úplne uletené, nadsadené, alebo realistické.

Ministerstvo dopravy vo Veľkej Británii nedávno vydalo nariadenie, že pri projektovaní nákladov a výnosov infraštruktúrnych projektov musia byť použité údaje z podobných projektov realizovaných v minulosti. Podobne môžu do svojich interných pravidiel pre vyhodnocovanie projektov firmy zakotviť, že kľúčové parametre každého nového projektu (čas implementácie, náklady, návratnosť investície a pod.) musia byť podľa možnosti podrobené porovnaniu s podobnými projektmi v minulosti.