IT & systémy | IT stratégia

Krátky test pre riaditeľov IT oddelenia

Plus odporúčanie, ako vniesť do riadenia IT väčší prehľad a zvýšiť povedomie a hodnotu IT služieb v očiach ostatných oddelení.

21.08.2013 | Zdroj: Outsourcing Center

CFO.sk 

IT oddelenia boli historicky riadené ako nákladové strediská. Úlohou IT bolo vytvárať a poskytovať infraštruktúru pre fungovanie spoločnosti. Dnes sa veľa hovorí o tom, že informačné technológie radikálne menia podmienky trhového prostredia a rola IT v podniku by sa mala posunúť k otváraniu nových trhových príležitostí a proaktívnemu zvyšovaniu internej efektívnosti firmy. Z IT by sa mal stať keď už nie „strategic business partner“, tak aspoň „strategic business driver“.

To všetko znie pekne, pokiaľ sa nepozrieme na vlastnú realitu. Funkcia IT je skutočne v mnohých firmách pasívna a niekedy až príliš reaktívna. Hoci riaditeľ IT predpokladá, že má veci pod kontrolou, nemá vždy prehľad o tom, koľko stojí poskytovanie IT podpory pre jednotlivé oddelenia alebo divízie alebo nedokáže poriadne zdôvodniť, prečo by rozpočet na budúci rok nemal byť opäť zredukovaný o 5%.

Outsourcing Center prináša krátky test pre riaditeľov IT, ktorý vám môže pomôcť odhaliť, či máte riadenie IT dostatočne pod kontrolou. Ak odpoviete na najmenej tri z nasledujúch otázok „áno“, mali by ste prehodnotiť koncepciu riadenia vášho IT oddelenia:

1. Keď príde čas na prípravu rozpočtu na ďalší rok, na IT sa zo všetkých strán vytvára tlak, aby znížili náklady o 5% alebo 10%, hoci rozpočty väčšiny iných oddelení zostávajú zachované. V konečnom dôsledku ani poriadne neviem kvantifikovať a vysvetliť, ako krátenie prostriedkov ovplyvní kvalitu interných IT služieb pre jednotlivé oddelenia / divízie.
   
2. Všetky oddelenia vo firme od nás požadujú, aby všetky aplikácie bežali 24 hodín 7 dní v týždni na 99,9%. Viem, že to nie je úplne nevyhnutné, ale neviem kvantifikovať úsporu alebo vplyv na chod oddelení v prípade, ak by sa úroveň služieb mierne znížila.
   
3. Často sa mi stáva, že sa dozviem o novej aplikácii alebo software, ktorú niekto vo firme zakúpil až vtedy, keď ma požiadajú, aby som ju spojazdnil. Napriek tomu neviem patrične promptne kvantifikovať a popísať rozsah dodatočných služieb, podpory a nákladov, ktoré si nová aplikácia vyžiada.
   
4. Všetko je top priorita v závislosti podľa toho, kto kričí najhlasnejšie. Môj tím nemá žiadny voľný priestor pre hľadanie inovácií a nápadov, ako by mohlo IT priniesť firme dodatočnú pridanú hodnotu.
   
5. Moje IT oddelenie je vždy zodpovedné za náklady na správu IT a poskytovanie podporných služieb ostatným oddeleniam, ale nemá v rukách nástroje, ako regulovať ich dopyt, a neviem, ako by som to mohol zmeniť.
   

Katalóg IT služieb

Jedným z nástrojov, ktorý pomôže riaditeľovi IT lepšie demonštrovať hodnotu a význam poskytovaných IT služieb v rámci spoločnosti, je podľa Outsourcing Center katalóg IT služieb, ktorý obsahuje:

• Popis poskytovaných IT služieb jednotlivým oddeleniam / divíziám v zrozumiteľnom jazyku
  
• Aké možností majú oddelenia / divízie firmy  pri využívaní týchto služieb
  
• Aké ďalšie podporné služby a aktivity sa viažu na poskytovanie IT služieb
  
• Náklady súvisiace s poskytovaním jednotlivých IT služieb a identifikácia, či sa jedná o fixné alebo o variabilné náklady
  

Ak má riaditeľ IT takto zosumarizované jednotlivé aktivity, môže napríklad pohotovo demonštrovať, ako požadované zníženie rozpočtu ovplyvní rozsah a kvalitu služieb pre konkrétne oddelenia (a tým si získať „argumentačného“ partnera, ktorý mu pomôže rozpočet obhájiť), alebo môže poukázať, ako naopak požiadavka zo strany iných oddelení ovplyvní náklady a kvalitu služieb, ktoré im IT oddelenie poskytuje. Keď ostatní manažéri vidia, koľko stojí firmu IT podpora pre ich oddelenie alebo pre konkrétnu aplikáciu, budú klásť rozumnejšie požiadavky.

Katalóg zároveň poskytuje IT oddeleniu a jeho vlastným zamestnancom lepšiu predstavu o tom, čo sú ich priority a kam majú sústrediť svoj pracovný čas. Namiesto toho, aby zamestnanci IT oddelenia behali od jednej požiadavky k druhej, sústreďujú sa na zadefinované úlohy, ktoré poskytujú firme pridanú hodnotu.

Zostavenie katalógu IT služieb je samozrejme časovo náročné a ťažko sa kvantifikuje návratnosť investície do jeho prípravy. IT oddelenie môže preto zosumarizovať iba tie oblasti IT, s ktorými sa ostatné oddelenia dostávajú do interakcie – predovšetkým správu aplikácií.

Viacej odporúčaní nájdete v článku na stránke Outsourcing Center.

Outsourcing Center je renomovaný medzinárodný portál, ktorý prináša praktické skúsenosti, best practice, najnovšie trendy a stratégie v problematike outsourcingu. Navštevuje ho 94% spoločností zahrnutých vo Fortune 500.