Controlling & Finančná analýza | Kontrola nákladov

Tichý zabijak projektov

Rozširovanie prác nad dohodnutý rámec – vedomé aj nevedomé – je garantovaným spôsobom, ako prekročiť rozpočet a termín projektu.

23.09.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Existuje milión dôvodov, ktoré spôsobujú prekročenie termínu a projektového rozpočtu. Či už sa jedná o interné projekty, ako implementácia IT systému alebo vývoj nového produktu, alebo externé projekty, ako sú dodávky stavieb či technologických celkov.

Jedným z nenápadných, ale častých zabijakov projektov je rozširovanie dohodnutého rozsahu prác počas priebehu projektu („scope creep“).

Pri implementácii nového informačného systému v rámci firmy si užívatelia uvedomia, že by sa im hodil ešte jeden doplňujúci report. Ale áno, veď keď už to robíme, tak to tam doplníme. Pri vývoji nového produktu príde marketing s fantastickým nápadom, ktorý sa zákazníkom určite bude páčiť – prečo nie, predáme viac. Dodávateľ stavebných prác si zase na konci projektu uvedomí, že na naliehanie objednávateľa boli vykonané terénne úpravy navyše.

Kto za to môže?

Problém s nabaľovaním neplánovaných prác má niekoľko rozmerov - nejasne zadefinovaný a neodsúhlasený rozsah projektu, slabé projektové riadenie, udalosti mimo kontroly projektového tímu na strane zákazníka alebo iných dodávateľov.

Prvý dôvod netreba príliš vysvetľovať – ak sa jasne nezadefinuje rozsah, hlavné a čiastkové ciele, termíny a pod., nie je ani možné pripraviť spoľahlivý rozpočet a určiť termín dodania. Pri väčších projektoch by bolo nakoniec naivné domnievať sa, že nedôjde k zmene špecifikácie a k novým požiadavkám. Dôkladné vymedzenie dodávky a zahrnutie všetkých zainteresovaných strán však problém nepredvídaných požiadaviek výrazne zredukuje.  

Niekoľko ďalších tipov, ako sa so „scope creep“ vysporiadať:

• Pri špecifikácii prác choďte do detailov. Ak sa v špecifikácii dodávky uvedie „Užívateľ zadá do systému meno a priezvisko zákazníka, dátum narodenia, rodné číslo, a potom stlačí tlačítko ‚uložiť“, je to veľký rozdiel oproti špecifikácii „Užívateľ zadá do systému informácie o zákazníkovi a potom stlačí tlačítko ‚uložiť.“ Druhá špecifikácia si doslova koleduje o prácu navyše.
  
• Počítajte s tým, že vždy prídu zmeny alebo nové požiadavky. Monitorujte a evidujte všetky požiadavky nad rámec dohodnutého rozsahu a požadujte, aby ich objednávateľ poskytol v štandardizovanej písomnej forme.
  
• Každú takúto požiadavku premietnite do finančného vyjadrenia. Zákazníkovi ukážte, o koľko hodín navyše sa jedná a koľko to bude pri dohodnutej hodinovej sadzbe stáť. Nezačnite robiť predtým, ako to so zákazníkom neprediskutujete. Niekedy môže byť vhodné prijať „obchodné“ rozhodnutie a urobiť niečo navyše bez nároku na odmenu, ale aj vtedy je dobré demonštrovať hodnotu extra dodávky.
  
• Na pravidelnej báze prechádzajte s projektovým tímom, čo bolo vykonané a koľko to stálo. Čísla za každú čiastkovú oblasť prechádzajte spoločne. Viac očí viac vidí, a umožní vám identifikovať prípady, kedy členovia projektového tímu prijali prácu navyše v dobrej viere vyhovieť zákazníkovi.
  
• Popri čiastkových cieľoch a termínoch sledujte aj kľúčové ukazovatele, ktoré majú vplyv na náklady a ziskovosť projektu. Medzi takéto ukazovatele patria napr. odpracované hodiny, materiálové náklady, náklady od subdodávateľov, či požiadavky nad rámec rozsahu zo strany objednávateľa. Prekročenie plánovaných hodnôt pomôže včas odhaliť vznikajúce problémy.
  
• Udržujte intenzívnu komunikáciu s užívateľmi / objednávateľom. Pravidelne ich informujte o vykonaných prácach, ako stojíte s rozpočtom a termínmi. Užívatelia sa budú cítiť viac zapojení a zodpovední za projekt, a viacej budú zvažovať dodatočné požiadavky.
  
• Problémy komunikujte včas. To posledné, čo od vás objednávateľ chce je, že mu na poslednú chvíľu oznámite posunutie termínu. Aj keď ste za meškanie zodpovedný, otvorená komunikácia umožní obom stranám lepšie sa pripraviť a hľadať spoločné riešenie.  
  
• Dokumentujte všetko, čo sa s užívateľmi / objednávateľom dohodlo, robte poznámky zo stretnutí a rozosielajte ich zúčastneným osobám. Ľudia často zabúdajú, a hoci to môže znieť konfrontačne, je lepšie mať veci na papieri, ako sa s niekým doťahovať, čo bolo dohodnuté a čo nie.
  
• Ak máte v tíme nových ľudí alebo subdodávateľov, zakomponujte do projektového plánu časovú rezervu a počítajte s možnými problémami.
  
• Zahrňte do projektu zo strany objednávateľa seniorný manažment a pri väčších projektoch vytvorte projektovú komisiu. Manažment má často väčší nadhľad a vie vyhodnotiť, či požiadavky zo strany jednotlivých oddelení a užívateľov nad rámec dohodnutého rozsahu sú naozaj potrebné, alebo nie.
  
• Ak je to možné, rozdeľte projekt do viacerých fáz a implementujte postupne.
  

Súvisiaci článok: IT projekty sú väčším rizikom, ako si myslíte