Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Riadenie zásob: Vendor Managed Inventory

V niektorých prípadoch je pre celý dodávateľský reťazec výhodnejšie, ak odberatelia prenechajú riadenie a plánovanie svojich zásob na dodávateľov. Ako systém funguje, kedy je vhodné nad ním uvažovať, výhody a nevýhody.

14.11.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Riadenie zásob je nepochybne jednou z najnáročnejších oblastí v riadení dodávateľského reťazca – jeden deň zásoby chýbajú a firma nesplní objednávku, druhý deň ich je príliš veľa a zbytočne viažu finančné prostriedky. Celý problém sa znásobuje, ak riadenie zásob nezvládajú ani odberatelia, a stres prenášajú na svojich dodávateľov. Napríklad:

• Odberatelia nezvládajú plánovanie predaja a často sa im stane, že minú zásoby. Tržby v tom prípade nestrácajú len oni, ale aj dodávatelia. Navyše opakovane žiadajú o urýchlené dodávky, čo dodávateľom sťažuje plánovanie a zvyšuje náklady.
  
• Odberatelia objednávajú nepravidelne, chaoticky a bez zjavného systému. Pre dodávateľa to znamená potrebu udržiavať vyššiu pohotovostnú zásobu.
  
• Odberatelia si objednajú príliš veľa, a čo nepredajú, chcú vrátiť naspäť.
  

To, že je odberateľ veľký, automaticky neznamená, že dokáže efektívne plánovať svoj predaj, nákup a zásoby. Ak sa vám v supermarketoch často stáva, že váš obľúbený tovar je vypredaný (hoci nie je v akcii), maloobchodný reťazec má medzery v riadení zásob.

Jedným z riešení, ktoré v mnohých prípadoch priniesli výrazné zlepšenia tak pre dodávateľa, ako aj pre odberateľa, je tzv. vendor managed inventory (VMI) systém, pri ktorom sa dodávateľ podieľa na plánovaní a riadení zásob u svojho odberateľa. VMI je bežne využívaný v maloobchode, keď maloobchodné siete v elektronickej podobe sprístupňujú svojim dodávateľom informácie o výške zásob a o vývoji predaja, a prenechávajú na nich fyzické dodávky a dopĺňanie zásob v predajniach. VMI však funguje aj v iných odvetviach, napr. rafinérie môžu elektronicky monitorovať stav pohonných hmôt na čerpacích staniciach svojich zákazníkov a automaticky ich dopĺňať.

VMI využívajú aj výrobcovia technológií a zariadení. Napríklad Bombardier dodáva železničným spoločnostiam dopravné zariadenia, ktoré si vyžadujú udržiavanie značných zásob náhradných dielov. Bombardier v spolupráci so svojimi bankami navrhol zákazníkom riešenie, v ktorom prevzal na seba vlastníctvo, riadenie a financovanie zásob týchto náhradných dielov. Zároveň implementoval sofistikované monitorovacie systémy priamo v prevádzke zákazníkov, ktoré mu umožnili lepšie identifikovať a predpovedať potrebu jednotlivých náhradných dielov. Toto opatrenie v konečnom dôsledku umožnilo znížiť prebytočné zásoby v celom dodávateľsko-odberateľskom reťazci.

VMI projekty v maloobchodných reťazcoch ako JC Penney alebo Wal-Mart viedli k nárastu tržieb o 20% - 25% a zníženiu zásob v dodávateľskom reťazci až o 30%. Výrobca špeciálnych materiálov, textílií a odevov Milliken and Company vďaka projektu VMI skrátil čas od prijatia objednávky po dodanie tovaru do maloobchodných prevádzok z 18 týždňov na 3 týždne. V jednom z horúcich liet dosiahla Coca-Cola vďaka VMI 98% mieru dostupnosti svojich nápojov na regáloch predajní Tesca - v porovnaní so 67%-ným priemerom vo svojej kategórií nápojov. VMI využívajú aj firmy ako Boeing, Daimler, Alcoa, Hilti, Procter & Gamble, Nestléči Novartis.

Neplatí, že VMI je iba pre veľké nadnárodné firmy a veľkoobjemové výroby. Môžu ho uplatniť aj menšie spoločnosti.

Ako funguje VMI

VMI môže mať rôzne podoby. Dodávateľ môže navštevovať alebo byť fyzicky prítomný v skladoch, výrobných či obchodných prevádzkach odberateľa, a automaticky expedovať nové dodávky a zásoby fyzicky dopĺňať, alebo si môže prenajímať sklad v priestore odberateľa a riadiť zásoby priamo na mieste. Inokedy odberateľ pravidelne (na dennej alebo týždennej báze) informuje dodávateľa o stave zásob a dodávateľ v dohodnutom momente vyexpeduje tovar, ktorý zákazník prijme a sám doplní do skladu. Obe strany si napríklad môžu dohodnúť úroveň zásob, ktorú má dodávateľ udržiavať.

Pokročilejšie formy VMI umožňujú dodávateľovi prístup do informačného systému odberateľa, v ktorom vidí stav zásob, plán predaja, objednávok alebo výroby, a podľa týchto informácií automaticky tovar expeduje. Takto často fungujú maloobchodné reťazce, a rovnaký systém využíva aj firma Novartis.

Súvisiaci článok: Integrovaný dodávateľský reťazec

Kedy je vhodné uvažovať o VMI

Zjednodušene povedané, ideálnou situáciou pre využívanie VMI je, ak dodávateľ dokáže zásoby riadiť lepšie, ako jeho zákazník. Napríklad keď dodávateľ voľnopredajných liekov White-Hall Robbins (W-R) rozbehol projekt VMI s maloobchodným reťazcom Kmart, zo začiatku sa obaja partneri rozchádzali v názoroch na očakávaný vývoj predaja. Nakoniec sa ukázalo, že plány predaja W-R boli presnejšie, pretože svoje výrobky a trh poznali oveľa lepšie, ako Kmart.

VMI má význam iba vtedy, ak z neho benefitujú obe strany, a ak vopred identifikované úspory dokážu skutočne zrealizovať. Okrem toho existujú univerzálne kritériá, ktoré predurčujú, pre ktoré produkty, firmy či odvetvia je VMI vhodné aplikovať. Môžeme ich rozdeliť do troch kategórií:

• Produkt: pre VMI sú najvhodnejšie produkty, ktoré sú štandardizované (t.j. nie produkty na mieru), veľmi sa nemenia (napr. odberateľ nepožaduje zakaždým iný dizajn, zloženie a pod.), existuje pre ne plán predaja / spotreby a je možné sledovať úroveň zásob
  
• Spoločnosť (odberateľ): VMI je vhodný pre firmy, ktoré nemajú zábrany zdieľať s dodávateľmi informácie o stave zásob a pláne predaja, nákup (kvalita, procesy) zohráva dôležitú úlohu, majú dobré informačné systémy, a náklady súvisiace s objednávaním a riadením nákupu sú relatívne vysoké. Menej dôležitým kritériom je aj stabilita / nižšia fluktuácia tržieb.
  
• Dodávatelia: VMI je najvhodnejší v prípadoch, ak sú dodávatelia ochotní spolupracovať na podobných iniciatívach,  medzi partnermi existuje dôvera a dlhodobý vzťah, benefity z VMI sú evidentné a kvantifikovateľné pre obe strany, a ak najdôležitejší dodávatelia predstavujú významný podiel na nákupe / počte objednávok
  

Benefity na strane dodávateľa

• Optimalizácia nákupu, výroby, zásob a logistiky – dodávateľ má lepší prehľad o plánovanom predaji a môže optimálne nastaviť svoju výrobu a dodávky. Minimalizuje nadbytočné a nepredajné zásoby, ako aj a prípady, kedy požadovaný tovar nemá na sklade, môže znížiť pohotovostnú úroveň zásob a zvýšiť zákaznícky servis a tržby.
  
• VMI umožňuje dodávateľovi vytvoriť užšie partnerstvo s odberateľom a stane sa tak ťažšie nahraditeľným.
  
• VMI umožňuje rozšíriť a udržať predaj, ak dodávateľ „riadi“ celú produktovú kategóriu, čím eliminuje konkurenciu.
  

Benefity na strane odberateľa

• Lepšia dostupnosť zásob - ak dodávateľ dokáže zásoby a informácie o pláne predaja a výroby efektívnejšie riadiť, vedie to k zriedkavejším výpadkom v zásobách a vyššiemu predaju / plynulejšej výrobe
  
• Nižšia úroveň zásob a tým menej kapitálu viazaného v zásobách
  
• Menej starostí a nákladov s objednávaním a riadením zásob
  

Nevýhody a riziká VMI

Odberateľ sa musí spoľahnúť na to, že dodávateľ odvedie dobrú robotu a zabezpečí tovar v potrebnom čase a množstve, a nemá tak plnú kontrolu nad svojou prevádzkou. Dodávateľovi poskytuje dôverné informácie, ktoré môže zneužiť. Dodávateľ môže vyfakturovať tovar, ktorý v skutočnosti nikdy nedodal. Pre odberateľa je zároveň ťažšie zmeniť dodávateľa, ktorý je hlbšie integrovaný v jeho prevádzke, má horšiu vyjednávaciu pozíciu, a nemusí dosiahnuť najnižšie nákupné ceny, ktoré sú na trhu dostupné.

Pre dodávateľa spočíva hlavné riziko v tom, že získané benefity (nižšie zásoby vo vlastnej výrobe a skladoch, plynulejšia výroba a pod.) budú nižšie, ako dodatočné náklady a investície, ktoré do VMI projektu vloží. Preto je dôležité, aby sa vopred kvantifikovali existujúce neefektívnosti a priestor pre úspory, a aby dodávateľ zvážil, či riadenie zásob zvládne skutočne efektívnejšie, ako jeho zákazník.

Pokročilejšie metódy VMI si vyžadujú investície do nastavenia a prepojenia informačných systémov. VMI tiež často vedie k zmene v komunikačných kanáloch – napr. s odberateľom nekomunikuje už iba oddelenie predaja, ale aj oddelenie výroby a logistiky. Na strane odberateľa sa zase musia zamestnanci nákupu vzdať rozhodovania o tom, kedy a koľko objednajú, a dôverovať svojmu dodávateľovi.

Zmluvný rámec a kontrola VMI

Pre odberateľa je dôležité nastaviť kontrolné mechanizmy, ktoré zabezpečia plynulé fungovanie a eliminujú riziká. Znamená to:

• Dohodnúť sa, kedy prechádza vlastníctvo tovaru na odberateľa
  
• Akým spôsobom sa stanoví optimálna úroveň zásob a moment, kedy je zásoby potrebné doplniť (napr. sa dohodne minimálna a maximálna úroveň, veľkosť a frekvencia dodávky, alebo sa zásoby budú riadiť flexibilne na základe plánu výroby / predaja)
  
• Dohodnúť sa, kto bude zodpovedný za plánovanie predaja / spotreby vo výrobe
  
• Vyjasniť si pojmy: napr. 7 dňovú úroveň zásob môže dodávateľ vnímať inak ako odberateľ, ak používa iný spôsob výpočtu doby obratu
  
• Nastaviť konkrétne výkonnostné parametre, ktoré musí dodávateľ dodržať (nap. minimálna % miera dostupnosti zásob na sklade, doba obratu zásob, a pod.)
  
• Dohodnúť sa na rozsahu informácií, ktoré bude odberateľ dodávateľovi poskytovať (napr. denné zasielanie informácií o stave zásob a objednávkach, alebo priamo prístup do systému odberateľa cez EDI či internet). Pokročilé formy VMI si vyžadujú integráciu informačných systémov oboch partnerov, aby mal dodávateľ v reálnom čase informácie, ktoré potrebuje.
  
• Dohodnúť sa o tom, v ktorých častiach prevádzky sa môžu zamestnanci dodávateľa pohybovať
  

V neposlednom rade si implementácia VMI vyžaduje vysokú vzájomnú dôveru oboch partnerov a silnú podporu zo strany manažmentu.