Controlling & Finančná analýza | Reporting

Finančné riadenie pre podnikateľov (1)

Zavedenie základných nástrojov finančného riadenia v malej firme: kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) vrátane príkladu z reálneho života

Väčšina podnikateľov, ktorým sa podarilo vybudovať úspešnú firmu, vyniká v schopnosti vycítiť trhovú príležitosť, prísť s dobrým nápadom, majú pevnú vôľu a sú rodení obchodníci. Väčšina z nich firmu buduje od piky a postupne ju rozvíja.

Mnohí podnikatelia však majú obmedzené skúsenosti  s finančným riadením a rozhodujú sa viac intuitívne, ako na základe faktov. Niekedy si myslia, že svoju firmu a trh poznajú od A po Z a na jej riadenie nepotrebujú tabuľky.

Je empiricky dokázané, že mladé rýchlo rastúce firmy  sa dokážu na trhu udržať dlhšie a rozvinúť sa do úspešného ziskového podniku, ak v správnom momente zavedú základné procesy finančného riadenia. Ak tento moment premeškajú, môže to viesť k spomaleniu ich rastu a ziskovosti, pretože nemajú potrebné informácie a nástroje na riadenie firmy a rozhodovanie.

Cieľom tejto série článkov je poskytnúť podnikateľom pohľad na podnikanie z inej stránky a pomôcť im zaviesť základné princípy finančného riadenia.

Podnikateľská kríza

Každá nová firma, ktorá sa rozvíja a rastie, sa dostane do fázy, v ktorej prestáva byť malou firmou. Kým na začiatku jej zakladateľ robil všetko sám alebo spolu so svojimi spoločníkmi, po čase sa počet zamestnancov a zákazníkov rozrastie a firma sa presťahuje do väčších prevádzkových priestorov. Vzniknú formálne pozície a oddelenia, rozhodovanie a tok informácií sa stávajú zložitejšie. Vedenie firmy rieši otázky ako:

  • Každý mesiac generujeme zisk, ale iba intuitívne vieme, ktorí zákazníci sú pre nás ziskoví, a ktorí nie.
  • Rastieme a generujeme zisk, ale na účte stále nepribúda hotovosť.  
  • Banke nestačí plán predaja a štatutárne finančné výkazy, požaduje viac informácií.

Prichádza čas, keď vo firme treba nastaviť organizačnú štruktúru, rozdeliť zodpovednosti, nastaviť rozhodovacie procesy. Úloha podnikateľa sa mení z „dievčaťa pre všetko“ na lídra a manažéra. Musí inšpirovať, viesť, delegovať, plánovať a kontrolovať.

Bez finančných a kontrolingových procesov a potrebných dát, ktoré umožnia riadenie a rozhodovanie, však bude ďalší vývoj firmy zraniteľný.

Základné nástroje finančného riadenia

Medzi najdôležitejšie nástroje finančného riadenia, ktoré firma v tejto fáze potrebuje implementovať, patria:

  • Správne nastavené ciele a kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI – key performance indicators)
  • Sledovanie finančnej a prevádzkovej výkonnosti, vyhodnocovanie KPI, analýza odchýlok
  • Plánovanie, ktoré umožní proaktívne riadenie a uľahčí alokáciu zdrojov a rozhodovanie
  • Riadenie cashflow a pracovného kapitálu

V tomto článku sa pozrieme, ako môžu malé firmy nastaviť svoje KPI.

Nastavenie kľúčových ukazovateľov výkonnosti - KPI

Bez zadefinovaných ukazovateľov výkonnosti podnikateľ nevie, či sa jeho firma vyvíja správnym smerom. KPI upriamujú pozornosť vedenia na najdôležitejšie oblasti riadenia firmy a umožňujú delegovať zodpovednosť. Bez KPI nie je možné pretaviť stratégiu firmy do jej operatívneho riadenia.

Proces výberu KPI je relatívne jednoduchý, žiadna vesmírna veda. Problémom je však vybrať KPI, ktoré sú skutočne relevantné.

KPI musia byť odvodené od stratégie spoločnosti. Najprv je potrebné zadefinovať oblasti, ktoré sú rozhodujúce pre dosiahnutie úspechu na trhu a strategických cieľov – kritické faktory úspešnosti. Napríklad pre úspešné podnikanie v reštauračnom biznise môžu byť rozhodujúcimi faktormi úspešnosti kontinuálne inovácie v ponuke a kvalita jedla, rýchlosť a úroveň obsluhy, rezervačný systém, a prostredie.

Inými slovami, odpovedzte si na otázku „V čom musíme byť dobrí, aby sme predbehli konkurenciu a dosiahli svoje dlhodobé ciele?“, a v každej z týchto oblastí nastavte formálne ukazovatele výkonnosti.  

Osvedčenou metódou, ktorá pomáha prepojiť ukazovatele výkonnosti so stratégiou firmy, je balanced scorecard. Je to nástroj na riadenie podniku, ktorý transformuje stratégiu do merateľných cieľov a umožňuje ich vyhodnocovanie na jednej A4. Väčšinou obsahuje finančné ukazovatele, ukazovatele týkajúce sa trhu a zákazníkov, ukazovatele sledujúce internú prevádzkovú výkonnosť firmy, a ukazovatele zamerané na zamestnancov a ľudské zdroje. Dá sa prispôsobiť tak, aby vyhovoval individuálnym potrebám každej firmy.

Súvisiace články:

Definovanie KPI pre malú rastúcu firmu, ktorá sa mení na etablovanú firmu, môžeme ilustrovať na príklade spoločnosti Globe. Táto prípadová štúdia (založená na skutočnej spoločnosti) bola pod  názvom „Management Accounting Systems Support Start-up Business Growth“ spracovaná v magazíne Management Accounting Quarterly, ktorý vydáva globálna asociácia IMA (The Association of Accountants and Financial Professionals in Business).

Zavedenie KPI v spoločnosti Globe

Gabriel Zimmerman založil spoločnosť Globe v roku 2005. Globe spravuje online platformu, cez ktorú môžu firmy predávať nepotrebné výrobné zariadenia. Hlavná myšlienka zakladateľa spočívala v tom, že na trhu existujú veľké množstvo strojov, prístrojov a zariadení, ktoré firmy nepoužívajú a chcú ich odpredať, pretože zatvorili časť svojej prevádzky alebo kúpili nové zariadenie. Zo začiatku sa Gabriel sústredil na vybudovanie tímu predajcov a centrálneho skladu, v ktorom zhromažďoval odkúpené zariadenia a vykonával na nich prípadné opravy. Firma Globe obchodovala s gastronomickým zariadením, prístrojmi zo zdravotníckych a zubných ambulancií, či výrobnými zariadeniami. Inými slovami, kupovala a predávala všetko, na čo na trhu narazila a na čom mohla zarobiť. Najskôr pôsobila v regióne, v ktorom mala svoj hlavný sklad. Až neskôr, keď sa rozrástla, sa špecializovala na obchodovanie s prístrojmi pre zubné ambulancie.

Tržby firmy rástli dvojciferným tempom a po niekoľkých rokoch sa počet zamestnancov rozrástol na 40. Na severozápade krajiny mala firma umiestnený svoj hlavný sklad a prevádzkovo-servisné stredisko, neskôr pridala ďalšie sklady po celej krajine. Zakladateľ úspešnej firmy získal spomedzi 70 spoločností cenu Mladý podnikateľ roka určenú pre malé firmy. Global mal na trhu niekoľko menších konkurentov, ktorí sa špecializovali na obchodovanie s vyradeným zdravotníckym zariadením, ako BuyDentalEquipment.com či UsedDentalEquipment.net. Podobný tovar sa predáva aj cez eBay, hoci v minimálnych objemoch a iba ako okrajový sortiment.

Úspech firmy zaujal pozornosť súkromných investorov, ktorí Gabrielovi ponúkli kapitálovú injekciu. Myšlienka sa Gabrielovi zapáčila. Keď však s investormi viedol prvé rokovania, narazil na problém. Nemal potrebné dáta, ktoré by im mohol ukázať. Globe pripravoval iba bežné finančné výkazy v súlade s požiadavkami účtovnej a daňovej legislatívy, z tých však nebolo možné získať odpovede na otázky, na ktoré potrebovali Gabriel a investori dostať odpoveď: prečo ziskovosť stúpa a klesá, ktorí zákazníci a ktoré služby sú ziskové a ktoré stratové, a ako sa bude výkonnosť firmy vyvíjať v budúcnosti. Firma nemala žiadne manažérske reporty a nástroje, ktoré by vedeniu umožňovali identifikovať problémové oblasti a robiť kvalifikované rozhodnutia.

Po vstupe investorov do spoločnosti prišli nové problémy: spolumajitelia, ktorí firme poskytli kapitál a podieľali sa na rozhodovaní o dôležitých otázkach, neboli zahrnutí do dennodenného riadenia firmy, ale pre rozhodovanie požadovali finančné a prevádzkové informácie o aktuálnej výkonnosti a o očakávanom hospodárskom výsledku. Tieto informácie však firma nemala k dispozícii.

V priebehu roku 2012 sa preto v spoločnosti Globe implementovali nasledovné nástroje finančného riadenia (ako presne jednotlivé reporty a analýzy vyzerali, môžete nájsť v pôvodnom článku - viď link vyššie):

  • Výber KPI a vytvorenie balanced scorecard
  • Zavedenie manažérskeho výkazu - reportu, ktorý ukazoval dosiahnuté krycie príspevky za hlavné segmenty podnikania
  • Zavedenie obchodných a finančných plánov
  • Analýzu odchýlok, ktorá vedeniu poskytovala informácie o objemových a cenových odchýlkach, odchýlkach v produktovom mixe a výške nákladov.

Pri vytváraní balanced scorecard vedenie identifikovalo nasledovné oblasti, ktoré boli kľúčové pre dosiahnutie strategických cieľov spoločnosti:

Ako možno vidieť, tieto faktory sa týkajú tak finančnej oblasti (hlavným cieľom spoločnosti je zabezpečiť požadovaný výnos pre jej majiteľov), ako aj prevádzkovej oblasti (riadenie zásob, prevádzka skladov), vzťahov so zákazníkmi a zamestnancami. Vedenie Globe na základe týchto KPI vytvorilo balanced scorecard, v ktorom pre každú oblasť zadefinovali 3 až 4 kľúčové KPI. KPI boli nastavené tak, aby zabezpečili dosiahnutie schváleného finančného plánu a obchodných cieľov spoločnosti. Balanced scorecard vyzeral nasledovne:

Balanced scorecard obsahoval 4 oblasti:

  1. Finančné ciele (F) – napríklad zvyšovať výnos z vlastného kapitálu (ROE - return on equity) o 20% ročne
  2. Ciele týkajúce sa zákazníkov, trhového podielu, predaja a marketingu (C) – napríklad zvýšiť mieru konverzie rozpracovaných obchodných príležitostí na finálne zmluvy na 3,5%
  3. Interné prevádzkové procesy (IBP) – napríklad zvýšiť obrátku zásob na 2,5 x ročne
  4. Vzdelávanie a rast (L&G) – napríklad zabezpečenie kontinuálneho vzdelávania zamestnancov

Jednotlivé ciele a KPI sú medzi sebou navzájom prepojené. Vyššia spokojnosť a kvalifikácia zamestnancov pomôže zabezpečiť vyššiu produktivitu a prevádzkovú efektívnosť, čo vedie k vyššej spokojnosti zákazníkov a vyššiemu predaju, čo v konečnom dôsledku podporí hlavný cieľ majiteľov – maximalizovať výnos zo svojej investície do spoločnosti.

Princípy výberu KPI

Pri výbere KPI je užitočné rešpektovať tieto overené princípy:

  1. KPI sú vždy odvodené od stratégie a zamerané na kritické faktory úspešnosti.  Ak chcete získať trhový podiel vďaka inováciám, príkladom relevantného KPI je podiel tržieb z novo zavedených produktov na celkovom obrate firmy. Napríklad pre Unilever sú inovácie otázkou prežitia a tretina jeho tržieb je tvorená produktmi, ktoré boli zavedené v priebehu posledných troch rokov.
  2. Vyberte si radšej menej, ale relevantné KPI. Pri sledovaní viac ako 10 – 15 KPI stráca vedenie prehľad o prioritách.
  3. Pokiaľ to je možné, postavte svoje KPI na externých trhových informáciách. Ak chcete definovať ukazovatele pre dodávateľský servis (doba dodania, podiel objednávok splnených včas, v požadovanom množstve a kvalite), pozrite sa najprv na to, aké výsledky v tejto oblasti dosahuje vaša konkurencia, alebo špičkové firmy v zahraničí, a aké majú očakávania vaši zákazníci.
  4. Okrem jednej cieľovej hodnoty ukazovateľa (napr. počet reklamácií na 100 predajov maximálne 2) je možné zadefinovať „akceptovateľné rozpätie“, pri ktorom nie je potrebné iniciovať žiadne korektívne opatrenia (napr. pri 2 až 5 reklamáciách na 100 predajov), a hranicu, za ktorou je danú oblasť potrebné preskúmať (napr. viac ako 5 reklamácií).
  5. Nezabudnite, že pre sledovanie KPI bude potrebné zbierať informácie. Zadefinujte zdroje dát a spôsob ich zhromažďovania.
  6. Rôzne KPI je potrebné sledovať a vyhodnocovať s rôznou frekvenciou. Napríklad percento nepodarkovosti vo výrobe musí majster sledovať denne a vedeniu môže poskytovať správu na týždennej báze, zatiaľ čo znalosť značky na trhu alebo spokojnosť zákazníkov možno vyhodnocovať kvartálne. 

Tento článok sa páči

2

 luďom, hlasujte:


Počet komentárov: