Treasury & Riadenie rizík | Cash manažment

Zostáva 225 dní: kľúčové opatrenia k úspešnej SEPA migrácii

Prehľad najdôležitejších opatrení, ktoré musia firmy vykonať, aby zosúladili svoj platobný styk s novou európskou legislatívou SEPA.

21.06.2013 | Zdroj: Deloitte

Deloitte 

V článku Čo potrebujete vedieť o SEPA sme vám priniesli prehľad hlavných zmien, potenciálnych problémov a obchodných príležitostí, ktoré prináša nová európska regulácia platobného styku. V tomto článku prinášame odporúčania, aké opatrenia by ste mali do dátumu migrácie (1. februára 2014) vykonať, s dôrazom na SEPA inkasá.

SEPA nariadenie, príslušné technické pravidlá (tzv. Rulebooky – core a business-to-business*) a implementačné usmernenia špecifikujú technické a obchodné požiadavky pre SEPA inkasá a SEPA úhrady. Každá firma či hospodársky subjekt sú povinné zabezpečiť súlad so SEPA pravidlami a štandardmi, v prípade eurozóny najneskôr do 1. februára 2014, v prípade firiem so sídlom mimo eurozóny najneskôr do 31. októbra 2016.

V praxi to bude znamenať, že domáce pravidlá pre inkasá a úhrady musia byť v súlade s pravidlami EÚ podľa SEPA nariadenia, najmä:

• konvertovať domáce číslo účtu (BBAN) do medzinárodného čísla účtu aj pre domáce platby (IBAN/BIC)
  
• v komunikácii s bankou použiť ISO 20022 XML formát, v prípade ak sú platby zasielané a prijímané v súbore
  
• implementovať nevyhnutné zmeny pre SEPA inkasá:
  
• zabezpečiť migráciu existujúcich mandátov od banky platiteľa a dematerializáciu dát mandátu pre ďalšie použitie v podniku (napr. v prípade refundácie). V súlade s dohodou slovenských bánk, pri migrácii existujúcich mandátov sú všetky účty zaradené do kategórie podmienečne chránený účet;
• doplniť nové povinné údaje pre SEPA mandát do súčasných mandátov na inkaso, bez potreby uzatvárania nových zmlúv alebo dodatkov. Podnik však musí informovať klienta (odberateľa) o týchto nových údajoch, či už prostredníctvom faktúry alebo inej korešpondencie;
• prispôsobiť sa novým lehotám pre spracovanie inkás, uchovávanie mandátu  (vrátanie zmien a zrušenia mandátov) a podmienkam refundácie pre zrealizované inkasá.

Každý podnik, väčší, či menší, by mal pre zabezpečenie súladu so SEPA nariadením a príslušnými SEPA technickými a implementačnými pravidlami:

• Vykonať detailnú analýzu dopadov, ako aj SEPA rozdielovú analýzu
  
• Naplánovať implementačný projekt a migráciu k SEPA
  
• Zabezpečiť riadenie SEPA projektu v podniku z externých alebo interných zdrojov
  
• Zabezpečiť nevyhnutné zmeny v IT systémoch prostredníctvom SEPA modelov od ERP dodávateľov
  
• Analyzovať a identifikovať obchodné príležitosti, ktoré SEPA so sebou prináša
  

Súčasťou SEPA migrácie môže byť (je odporúčaná) aj optimalizácia, resp. racionalizácia bankových vzťahov a platobného styku, keďže SEPA sprehľadní, zharmonizuje a zjednotí podmienky poskytovania platobných služieb.

V centre pozornosti veľkých, cezhranične aktívnych firiem je popri  zefektívneniu ich cashflow dosiahnutie čo najvyššieho stupňa automatizácie, štandardizácie a centralizácie pri spracovaní platieb, s možnosťou priamej realizácie platieb z účtu z ktorejkoľvek krajiny EÚ. Migrácia k SEPA to umožní. Prínosy pre podniky budú tým väčšie, čím viac platieb realizujú a prijímajú v rámci EÚ. Viac o príležitostiach, ktoré prináša SEPA, nájdete tu.

Migrácia k SEPA inkaso

V prípade migrácie k SEPA  inkaso, je vzhľadom na rozsah zmien potrebná dôsledná a včasná migrácia, spojená s testovaním implementovaných zmien v procesoch, systémoch, v komunikácii s bankou a dodávateľmi IT systémov. Nesúlad s pravidlami SEPA a nedostatočné otestovanie nových zmien môže mať za následok zvýšený počet chybných/vrátených transakcií, manuálnych zásahov a zmien systémov na poslednú chvíľu.

Počas migrácie na SEPA inkaso podniky musia:

• zabezpečiť dematerializovanie dát mandátov od banky platiteľa a vybudovanie domácej databázy mandátov 
  
• doplniť údaje v existujúcich mandátoch pre použitie SEPA mandátu:
  
• priradenie tzv. jedinečnej referencie mandátu
• pridelenie identifikačného čísla pre firmu, tzv. CID
• typ  inkasa (prvé, opakujúce, posledné)
• typ mandátu (core vers. business)
• dátum podpisu (v prípade ak nie je známy, sa za dátum podpisu môže považovať dátum transformácie na SEPA mandát)
• informovať klienta o pridelenom CID a jedinečnej referencii mandátu 
  
• prispôsobiť sa novým lehotám pre predkladanie a spracovanie inkás:
  
• firma (inkasant) zasiela notifikáciu platiteľovi s uvedením čiastky a dátumu splatnosti, spolu so zaslaním obchodných dokladov (napr. faktúry) alebo osobitne, najneskôr však 14 kalendárnych dní pred dňom splatnosti;
• inkasant a následne jeho banka zasiela SEPA inkaso najskôr 14 kalendárnych dní, najneskôr 5 pracovných dní pred prvým alebo jednorazovým inkasom a najneskôr 2 pracovné dni pri opakovanom inkase;
• zúčtovanie v deň D bez možnosti opakovania/recyklácie v prípade nedostatku prostriedkov na účte platiteľa;
• nárok platiteľa na vrátenie prostriedkov do 8 týždňov aj bez uvedenia dôvodu pri autorizovanej transakcii a do 13 mesiacov pri neautorizovanej transakcii na základe prešetrenia;
• expirácia mandátu 36 mesiacov po poslednom zrealizovaní inkasa;
• vyhodnotiť možné riziká obmedzenia likvidity pri uplatnení pravidiel refundácie (do 8. týždňov pre autorizované inkasá; do 13 mesiacov pre neautorizované inkasá) a prijať opatrenia na ich elimináciu, napr. špecifikácia účtov klientov v závislosti od scoringu/bonity klienta
  
• analyzovať možné riziká v spojení so zneužitím údajov klienta a prípadných podvodov 
  
• v súvislosti s použitím SEPA inkasa a navrhnutie zodpovedajúcich kontrol
  
• analyzovať potreby použitia business schémy*.
  

Vo všeobecnosti platí, že čím je podnik väčší, tým sú zmeny komplexnejšie a o to dôslednejšia musí byť implementácia a koordinácia projektu SEPA.

* Poznámka: použitie business-to-business (B2B) schémy nie je povinné pre poskytovateľov platobných služieb a pre B2B schému neplatí podmienka povinnej dosiahnuteľnosti, podľa článku 3 SEPA nariadenia. B2B schéma nemôže byť použitá v prípade, že jednou zo zmluvných strán je spotrebiteľ alebo mikropodnik (v prípade ak členský štát využil možnosť platobnej smernice považovať mikropodnik ako spotrebiteľa z pohľadu prislúchajúcich práv a povinností). Súčasne platí, že B2B schéma ma odlišné pravidlá ako „core“ schéma, napr.  lehoty predkladania a spracovania inkás, ako aj pravidiel refundácie (pri použití B2B schémy je inkaso finálne, bez možnosti refundácie).

Spoločnosť Deloitte poskytuje na Slovensku odborné poradenské služby pre banky a podniky v oblasti implementácie SEPA regulácie, ako aj súvisiacej legislatívy v oblasti platobného styku. V prípade otázok môžete kontaktovať Martina Várossa, riaditeľa na oddelení Riadenia podnikových rizík na e-mailovej adrese mvaross@deloitteCE.com.

Na spoločnosť Deloitte sa vzťahuje obmedzenie zodpovednosti Prevádzkovateľa portálu CFO.sk a jeho odborných prispievateľov a partnerov.