Controlling & Finančná analýza | Kontrola nákladov

Úspory sa počítajú, až keď sú na účte

Väčšina organizácií považuje úspory za dosiahnuté v momente, keď je zmluva s dodávateľom podpísaná, 40% z nich sa však do výsledovky nikdy nedostane

05.10.2014 | Zdroj: Accenture

CFO.sk 

Pre väčšinu firiem predstavujú nepriame náklady (administratíva, IT, obchod a marketing, údržba a pod.) 15% - 40% celkových nákladov. Podľa skúseností spoločnosti Accenture závisí úspešnosť znižovania nepriamych nákladov o.i. od týchto faktorov:

Centralizovaný a kontrolovaný spôsob riadenia cez nákupné oddelenie alebo inú kompetentnú zložku organizácie. Kým v priemernej firme predstavuje tento podiel v lepšom prípade polovicu z celkových nepriamych nákladov, vo firmách s pokročilou úrovňou riadenia nákladov spadá drvivá väčšina dodávateľov a položiek nepriamych nákladov pod formálny proces obstarávania a nákupu.

Dosiahnuté vs zrealizované úspory – je veľký rozdiel medzi tým, či manažment sleduje a odmeňuje úspory, ktoré sa s dodávateľmi podarí v zmluve dohodnúť, a úspory, ktoré má firma skutočne vo vrecku – sú zrealizované a zaúčtované.  Zrealizované úspory možno vyhodnotiť až potom, ako boli náklady vynaložené.

Slabý dôraz na posledne menovaný bod je hlavným dôvodom, prečo úspory vyrokované s dodávateľmi zostávajú iba na papieri, a nedostanú sa do cashflow a výsledovky. Skutočne zrealizované úspory sú vo väčšine prípadov nižšie, ako úspory pôvodne dohodnuté s dodávateľmi, pretože:

• Zvyšok firmy nie je dostatočne informovaný o vyrokovaných zľavách a podmienkach, alebo nerešpektuje zmluvu dohodnutú s dodávateľom a nakupuje od iných, nezmluvných dodávateľov
  
• Dodávateľ nedodržuje dohodnuté cenové podmienky a firma nemá kontrolný mechanizmus, aby to odhalila
  
• K pôvodne dohodnutým nákupom sa nabalia rôzne ďalšie položky
  
• Po oslave úspor dohodnutých s dodávateľom nikto vo firme nesleduje, či sa tieto úspory skutočne realizujú a problém sa odhalí až ex-post na finančnom oddelení
  

Pretože štyri pätiny firiem vyhodnocujú úspešnosť dosiahnutých úspor podľa toho, čo sa s dodávateľmi podarí zmluvne dohodnúť, a nie podľa toho, či sa dohodnuté úspory skutočne odrazia v dodávateľských faktúrach, veľká časť vyrokovaných úspor sa po podpise zmluvy s dodávateľom rozplynie.

Aby sa táto situácia zmenila, je potrebné zmeniť spôsob formálneho vyhodnocovania úspor (a odmeňovania) – postaviť ho na skutočne dosiahnutých úsporách vyhodnocovaných ex-post, o nových podmienkach treba informovať jednotlivé časti organizácie a zodpovedné osoby, ktoré s dodávateľom prichádzajú do styku, zabudovať ich do rozpočtov, cenníkov v systéme a do kontrolných procesov pri zadávaní nových objednávok, a sledovať ich dodržiavanie. Iba tak je možné predísť nekontrolovanému úniku dohodnutých úspor.