IT & systémy | Software & systémy

Správa softvérového majetku si zaslúži viac pozornosti

Podiel nákladov na softvér sa v podnikových IT rozpočtoch v poslednom desaťročí zvýšil, firmy však často obstarávanie a využívanie softvéru zanedbávajú. Kvalitná správa softvérového majetku (SAM) stále nie je prioritou IT riaditeľov.

09.03.2014 | Zdroj: KPMG

KPMG 

(Článok je publikovaný v pôvodnom znení v českom jazyku.)

Zvýšené množství prověrek v oblasti dodržování licenčních podmínek (tzv. software compliance) by mělo společnosti přimět, aby lépe spravovaly svůj softwarový majetek.

Klesající cena hardwaru spolu s rostoucími náklady na software v posledním desetiletí způsobily nárůst podílu, který nyní ve firemních rozpočtech na informační technologie připadá na software. Nedostatečná kontrola nad pořizováním a využíváním softwaru nicméně často způsobuje, že společnosti s tímto majetkem špatně nakládají, a vystavují se tak neplánovaným vysokým výdajům. Ty vznikají v důsledku neplnění licenčních podmínek vydavatelů. Navzdory tomuto faktu, ale i skutečnosti, že kvalitní politika správy softwarového majetku (Software Asset Management, SAM) může firmám přinést významné přínosy, SAM stále není prioritou IT ředitelů.

Většina velkých výrobců softwaru zavedla dlouhodobé programy prověrek licencí, a ročně tak díky vymáhání svých práv na audit získává stovky milionů dolarů zpět.

Prověrky dodržování licenčních podmínek

Vydavatelé softwaru zvyšují svou aktivitu v oblasti prověrek dodržování licenčních podmínek a většina z nich nyní své programy rozšířila i do oblasti střední a východní Evropy, Ruska a na další nově vznikající trhy.

Tento nárůst aktivity lze přičítat celé řadě faktorů: většina zemí přijala přísnější zákony ochrany duševního vlastnictví, načasování provádění prověrek zákazníků je tudíž logické. Nedávné skandály v bankovním sektoru způsobily větší důraz na správu a řízení společnosti stejně jako rizik. V neposlední řadě jde o to, že náročné ekonomické podmínky v posledních třech letech vyvolaly pokles prodeje softwaru a mnoho producentů si hledá jiné zdroje příjmů, které by tyto ztráty nahradily.

V minulosti se prověrky dodržování licenčních podmínek prováděly spíše nárazově, v současné době však mnoho velkých výrobců vypracovalo strukturované prověrkové kampaně, případně je aktuálně sestavuje. Nejmenovaný výrobce svůj program prověrek ve střední a východní Evropě rozvíjí již pět let a plánuje prověřovat všechny své zákazníky v tříletých cyklech.

Navzdory tomu naše zkušenost ukazuje, že většina koncových uživatelů není na takové prověrky připravena. Často reagují obranně ve snaze celý proces pozdržet a v konečné fázi musí přistoupit na vysoké a finančně nevýhodné dohody, než jaké by obdrželi za normálních okolností. Tyto dohody pak mnohdy mohou dosáhnout sum v řádu desítek milionů eur ve splátkách za licence a podporu.

Proč je SAM na okraji pozornosti?

Proč tedy věnují společnosti řízení svých licencí tak malou pozornost a utrácejí vysoké částky ze svých IT rozpočtů za licence? Důvodů je hned několik:

• Vzhledem k narůstající složitosti oblasti IT technologie v posledních několika letech dnes společnosti často musí řídit velký počet decentralizovaných IT pracovišť a disponují majetkem, který tvoří tisíce virtuálních serverů.
  
• U některých větších firem situaci komplikují fúze a akvizice, poněvadž v příslušných smlouvách často neexistuje žádná jasně definovaná strategie pro převod licenčních práv. Jiné firmy zadaly část nebo celou svou IT agendu externím společnostem, nicméně odpovědnost za softwarové licence si uchovávají i přesto, že jim schází přehled a kontrola nad příslušnými pracovišti.
  
• Situaci také ztěžuje skutečnost, že výrobci softwaru mají svá vlastní, odlišná a často i složitá licenční pravidla, kterým plátci licenčních poplatků jen stěží dokážou rozumět.
  

Společnosti tak ve skutečnosti často nejsou schopny řídit své smluvní vztahy a získávat z těchto vztahů maximální hodnotu. Mnohé se domnívají, že z krátkodobého hlediska je lepší přijmout riziko prověrky než mu předcházet – nemusí pak investovat do nástrojů, procesů a lidských zdrojů, které by umožnily řádně spravovat softwarový majetek. Problém tohoto přístupu tkví v tom, že producenti softwaru nyní zákazníky navštěvují v tříletých cyklech a u některých zákazníků při druhé nebo třetí následné prověrce zjistí závažnější nedostatky v oblasti dodržování licenčních podmínek. Tento přístup také nevyužívá celé řady výhod, které s sebou může přinést spolehlivá politika SAM. Patří mezi ně:

• jednání s dodavateli z pozice znalosti věci – konsolidace smluv a snížení nákladů na údržbu mohou přinést významné příležitosti k úspoře finančních prostředků,
  
• odůvodnění IT nákladů vedení společnosti, které vyžaduje vyšší transparentnost IT výdajů na pořízení softwaru a prokazatelnou návratnost investic (tzv. Return on Investment, ROI) ze splátek,
  
• možnost optimalizovat a přesouvat softwarový majetek,
  
• lepší kontroly zabraňující podvodnému jednání,
  
• zamezení právním a finančním důsledkům auditních prověrek dodržování licenčních podmínek plynoucích z nadbytečného softwarového vybavení,
  
• lepší finanční účtování dlouhodobého majetku.
  

Co mohou společnosti učinit, aby dokázaly čelit okamžitým hrozbám?

Zavedení komplexního SAM může nepochybně přinést významné dlouhodobé přínosy, vyžaduje ovšem také značné investice, správnou míru zkušeného interního vedení a také určitý čas. Společnosti mohou nicméně podniknout celou řadu kroků, s jejichž pomocí dokážou čelit okamžité hrozbě prověrek dodržování licenčních podmínek:

• Prověřte existující smlouvy s hlavními výrobci softwaru a pravidelně (alespoň dvakrát ročně) se s nimi setkávejte. Zajistíte si tím maximalizaci hodnoty z investic.
  
• Nečekejte, až vás výrobci softwaru přijdou zkontrolovat. Provádějte pravidelné odsouhlasení vašich práv a aktuálního využití, ať už interně, nebo raději s pomocí nezávislého a uznávaného poskytovatele této služby, a to minimálně jednou ročně. To vám umožní pochopit vaši výchozí pozici.
  
• Prověřte své stávající procesy SAM a označte oblasti pro rychlá a efektivní řešení (tzv. quick wins) a zlepšení (například se pokuste optimalizovat komunikační proces mezi vaším nákupním oddělením a IT oddělením).
  
• Zvažte zavedení monitorovacích nástrojů, které vám usnadní sledování vašeho hardwaru a softwaru a jejich reportování.
  

Ignorování hrozby prověrek dodržování licenčních podmínek nebo čistě obranný přístup k nim vám v konečném důsledku nepomohou zlepšit řízení softwarového majetku, ani se vám z něj nepodaří vytěžit maximální hodnotu. A pokud u vás ještě vydavatel softwaru prověrku neprovedl, je to jen otázka času.

V prípade otázok môžete kontaktovať autora článku Oliviera Navu, pracovníka spoločnosti KPMG v Českej republike, na oliviernava@kpmg.cz.  

Na spoločnosť KPMG sa vzťahuje obmedzenie zodpovednosti Prevádzkovateľa portálu CFO.sk a jeho odborných prispievateľov a partnerov