IT & systémy | Software & systémy

ROI pri implementácii ERP systému (1/2)

Ako vyhodnocovať návratnosť investície do nového podnikového informačného systému

09.04.2014 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Pri väčšej investícii do podnikového informačného systému (ERP) je na mieste otázka, či vynaložené náklady a námaha prinesú očakávané benefity. V skutočnosti väčšina ERP implementácií neprináša pôvodne plánovanú návratnosť investície (ROI): podľa  medzinárodnej spoločnosti Panorama Consulting viac ako polovica projektov prinesie menej ako polovicu plánovaných benefitov,  a pri štvrtine až tretine prípadov získané benefity vôbec nepokryjú náklady.

Firmy pripisujú vinu nedostatkom v softvéri, obviňujú dodávateľa softvéru alebo dodávateľskú firmu, ktorá systém pomáhala implementovať. V skutočnosti je však problém častejšie na strane samotnej organizácie, ktorá ERP implementuje.

Ako je to teda s ROI pri ERP projektoch?

Odhad plánovaného ROI z nového ERP systému nie je jednoduchý, ale nie je nemožný. Keďže ERP popri nemalej nákladovej položke prinesie väčšinou malú revolúciu v spôsobe, ako celá organizácia funguje, firmy by sa mali o výpočet návratnosti v každom prípade pokúsiť. Pri jeho výpočte totiž získajú oveľa konkrétnejšiu a realistickejšiu predstavu o benefitoch, ktoré si môžu porovnať s tým, čo im dodávateľ riešenia sľubuje na vyšperkovaných prezentáciách demo verzií.

Samotná logika výpočtu ROI je jednoduchá, ide o porovnanie benefitov (úspor a pod.) s počiatočnou investíciou. Problematická je však dostupnosť a kvalita vstupov, ktoré do kalkulácie vstupujú.

Náklady

Odhad investície do ERP systému je tou ľahšou časťou. Firmy však jej výšku často podcenia. Pätina projektov prekročí plánované náklady o viac ako 25%, najčastejšie kvôli neplánovanému rozšíreniu rozsahu projektu alebo neočakávaným organizačným a technickým problémom. Náklady začnú dramaticky rásť, keď sa implementácia nevyvíja podľa plánu a firma prepláca stovky hodín poradenských služieb a vlastných zamestnancov.

Väčšine firiem sa podarí dohodnúť zľavu za nákup samotného softvéru, treba však realisticky odhadnúť náklady na implementáciu, ktoré veľa krát prekročia cenu samotnej aplikácie. Jedná sa o čas, ktorý na projekte strávia zamestnanci, poradenské firmy a dodávatelia, ktorí systém implementujú. Ďalej je to nákup súvisiaceho hardvéru, náklady spojené so zmenami v podnikových procesoch a ďalšie súvisiace náklady.

V neposlednom rade treba zohľadniť ročné poplatky za licenciu a technickú podporu.

Benefity

Hlavné prínosy ERP systémov spočívajú v zefektívnení existujúcich procesov. Jednou z najväčších chýb, ktorých sa firmy dopúšťajú, je to, že nevyužijú potenciál, ktorý im v tejto oblasti nový systém ponúka, a existujúce procesy zmenia iba minimálne, alebo sa zamestnanci vrátia k starému spôsobu práce.

Ľahšie odhadnuteľnú časť benefitov predstavujú konkrétne kvantifikovateľné prínosy, ako napríklad:

• Zníženie hodnoty zásob vďaka lepšiemu plánovaniu predaja a výroby a lepšiemu prehľadu o výške a fyzickom umiestnení zásob
  
• Zníženie nákladov v prevádzke vďaka novým informáciám dostupným v reálnom čase - monitoring výrobných procesov, tok materiálu, stav objednávok, plánovanie výroby a pod.
  
• Zníženie distribučných nákladov vďaka zvýšeniu dodávateľského servisu (dodávky včas a v požadovanej kvalite)
  
• Zníženie nákladov na nákup tovarov a služieb vďaka možnosti agregácie a analýzy nákladových položiek a optimalizácii portfólia dodávateľov
  
• Lepšie využitie dodávateľských zliav za predčasnú úhradu faktúr vďaka automatizácii platobných procesov a spracovania faktúr
  
• Zníženie nákladov na objednávanie a fakturáciu vďaka automatizácii  objednávkového a fakturačného cyklu
  

Niektoré benefity je náročnejšie kvantifikovať:

• Optimalizácia produktového a zákazníckeho portfólia a optimalizácia predajných cien a cenotvorby vďaka presnejším produktovým kalkuláciám a alokácii nákladov
  
• Zvýšenie trhového podielu vďaka lepšiemu dodávateľskému servisu, skráteniu doby dodania a tým zvýšenej spokojnosti zákazníkov
  
• Skrátenie času na finančnú závierku, čo vedeniu poskytne dôležité informácie potrebné pre rozhodovanie v kratšom čase
  
• Vo všeobecnosti lepšie rozhodovanie vďaka presnejším a rýchlejším informáciám
  
• Skrátenie času na uvedenie nových produktov na trh
  

Je dôležité si uvedomiť, že k maximálnemu využitiu benefitov nedôjde hneď, ale postupne po ukončení implementácie. Okrem toho samotná doba implementácie ERP systémov často prekračuje 12 mesiacov. Aj preto sa návratnosť investície pohybuje zvyčajne medzi 2 až 3 rokmi. Pre vyhodnotenie návratnosti investície je potrebné vopred identifikovať cieľové KPI, určiť, kto je za ne v jednotlivých zložkách organizácie zodpovedný, a kontinuálne monitorovať ich dosiahnutie. 

Ilustratívny príklad výpočtu ROI, ktorý počíta s dosiahnutím cieľovej úrovne úspor v treťom roku po implementácii, je uvedený nižšie. Firma počíta s ročnými úsporami v hodnote 2 041 tis. eur, počiatočná investícia sa jej vráti až vo štvrtom roku: 

Výpočet návratnosti, nastavenie merateľných cieľov a KPI pre celý projekt a pre jednotlivé oddelenia, a sledovanie a vyhodnocovanie prínosov nového informačného systému so sebou prináša množstvo komplikácií. V nasledujúcom článku prinesieme niekoľko odporúčaní, ako maximalizovať ROI z nových ERP systémov.