IT & systémy | Software & systémy
ROI pri implementácii ERP systému (1/2)
Ako vyhodnocovať návratnosť investície do nového podnikového informačného systému
09.04.2014 | Zdroj: CFO.sk
CFO.sk
Pri väčšej investícii do podnikového informačného systému (ERP) je na mieste otázka, či vynaložené náklady a námaha prinesú očakávané benefity. V skutočnosti väčšina ERP implementácií neprináša pôvodne plánovanú návratnosť investície (ROI): podľa medzinárodnej spoločnosti Panorama Consulting viac ako polovica projektov prinesie menej ako polovicu plánovaných benefitov, a pri štvrtine až tretine prípadov získané benefity vôbec nepokryjú náklady.
Firmy pripisujú vinu nedostatkom v softvéri, obviňujú dodávateľa softvéru alebo dodávateľskú firmu, ktorá systém pomáhala implementovať. V skutočnosti je však problém častejšie na strane samotnej organizácie, ktorá ERP implementuje.
Ako je to teda s ROI pri ERP projektoch?
Odhad plánovaného ROI z nového ERP systému nie je jednoduchý, ale nie je nemožný. Keďže ERP popri nemalej nákladovej položke prinesie väčšinou malú revolúciu v spôsobe, ako celá organizácia funguje, firmy by sa mali o výpočet návratnosti v každom prípade pokúsiť. Pri jeho výpočte totiž získajú oveľa konkrétnejšiu a realistickejšiu predstavu o benefitoch, ktoré si môžu porovnať s tým, čo im dodávateľ riešenia sľubuje na vyšperkovaných prezentáciách demo verzií.
Samotná logika výpočtu ROI je jednoduchá, ide o porovnanie benefitov (úspor a pod.) s počiatočnou investíciou. Problematická je však dostupnosť a kvalita vstupov, ktoré do kalkulácie vstupujú.
Náklady
Odhad investície do ERP systému je tou ľahšou časťou. Firmy však jej výšku často podcenia. Pätina projektov prekročí plánované náklady o viac ako 25%, najčastejšie kvôli neplánovanému rozšíreniu rozsahu projektu alebo neočakávaným organizačným a technickým problémom. Náklady začnú dramaticky rásť, keď sa implementácia nevyvíja podľa plánu a firma prepláca stovky hodín poradenských služieb a vlastných zamestnancov.
Väčšine firiem sa podarí dohodnúť zľavu za nákup samotného softvéru, treba však realisticky odhadnúť náklady na implementáciu, ktoré veľa krát prekročia cenu samotnej aplikácie. Jedná sa o čas, ktorý na projekte strávia zamestnanci, poradenské firmy a dodávatelia, ktorí systém implementujú. Ďalej je to nákup súvisiaceho hardvéru, náklady spojené so zmenami v podnikových procesoch a ďalšie súvisiace náklady.
V neposlednom rade treba zohľadniť ročné poplatky za licenciu a technickú podporu.
Benefity
Hlavné prínosy ERP systémov spočívajú v zefektívnení existujúcich procesov. Jednou z najväčších chýb, ktorých sa firmy dopúšťajú, je to, že nevyužijú potenciál, ktorý im v tejto oblasti nový systém ponúka, a existujúce procesy zmenia iba minimálne, alebo sa zamestnanci vrátia k starému spôsobu práce.
Ľahšie odhadnuteľnú časť benefitov predstavujú konkrétne kvantifikovateľné prínosy, ako napríklad:
- Zníženie hodnoty zásob vďaka lepšiemu plánovaniu
predaja a výroby a lepšiemu prehľadu o výške a fyzickom umiestnení
zásob
- Zníženie nákladov v prevádzke vďaka novým informáciám
dostupným v reálnom čase - monitoring výrobných procesov, tok materiálu, stav
objednávok, plánovanie výroby a pod.
- Zníženie distribučných nákladov vďaka zvýšeniu
dodávateľského servisu (dodávky včas a v požadovanej kvalite)
- Zníženie nákladov na nákup tovarov a služieb
vďaka možnosti agregácie a analýzy nákladových položiek a optimalizácii
portfólia dodávateľov
- Lepšie využitie dodávateľských zliav za
predčasnú úhradu faktúr vďaka automatizácii platobných procesov a spracovania
faktúr
- Zníženie nákladov na objednávanie a fakturáciu
vďaka automatizácii objednávkového a fakturačného
cyklu
Niektoré benefity je náročnejšie kvantifikovať:
- Optimalizácia produktového a zákazníckeho portfólia
a optimalizácia predajných cien a cenotvorby vďaka presnejším
produktovým kalkuláciám a alokácii nákladov
- Zvýšenie trhového podielu vďaka lepšiemu
dodávateľskému servisu, skráteniu doby dodania a tým zvýšenej spokojnosti
zákazníkov
- Skrátenie času na finančnú závierku, čo vedeniu
poskytne dôležité informácie potrebné pre rozhodovanie v kratšom čase
- Vo všeobecnosti lepšie rozhodovanie vďaka
presnejším a rýchlejším informáciám
- Skrátenie času na uvedenie nových produktov na
trh
Je dôležité si uvedomiť, že k maximálnemu využitiu benefitov nedôjde hneď, ale postupne po ukončení implementácie. Okrem toho samotná doba implementácie ERP systémov často prekračuje 12 mesiacov. Aj preto sa návratnosť investície pohybuje zvyčajne medzi 2 až 3 rokmi. Pre vyhodnotenie návratnosti investície je potrebné vopred identifikovať cieľové KPI, určiť, kto je za ne v jednotlivých zložkách organizácie zodpovedný, a kontinuálne monitorovať ich dosiahnutie.
Ilustratívny príklad výpočtu ROI, ktorý počíta s dosiahnutím cieľovej úrovne úspor v treťom roku po implementácii, je uvedený nižšie. Firma počíta s ročnými úsporami v hodnote 2 041 tis. eur, počiatočná investícia sa jej vráti až vo štvrtom roku:
Výpočet návratnosti, nastavenie merateľných cieľov a KPI pre celý projekt a pre jednotlivé oddelenia, a sledovanie a vyhodnocovanie prínosov nového informačného systému so sebou prináša množstvo komplikácií. V nasledujúcom článku prinesieme niekoľko odporúčaní, ako maximalizovať ROI z nových ERP systémov.
Zvoľte si bezplatné zasielanie newslettera e-mailom alebo RSS správ a zostaňte informovaní o novom obsahu na CFO.sk.
Dajte nám vedieť Vaše pripomienky a podnety k portálu - napíšte nám na cfo@cfo.sk.