Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Príbeh drobnej neuhradenej pohľadávky

Čo by ste urobili, ak odberateľ bez udania dôvodu uhradí iba 98% faktúry a zostane vám dlžný 8 EUR? Stojí za to sa namáhať?

17.09.2013 | Zdroj: Credit Today

CFO.sk 

Credit Today, prevádzkovateľ renomovaného portálu zameraného na riadenie pohľadávok, patrí podľa tržieb medzi menšie spoločnosti. Za prístup k obsahu na portáli však platia tisícky firiem, a jednou z nich je aj nadnárodný gigant s tržbami 10 mld. USD.

Credit Today (CT) neposkytuje predplatiteľom zľavy a zvyčajne im vystaví jednu faktúru ročne. Nedávno sa im však stalo, že vyššie spomínaný odberateľ im poslal šek na nižšiu čiastku, ako bola fakturovaná suma (pozn. v USA je platba šekom stále rozšírená). Neuhradená čiastka vo výške 8,34 USD predstavovala zhruba 2% fakturovanej sumy.

Odberateľ neuviedol žiadne vysvetlenie, prečo uhradil menej. Finančné  oddelenie CT netušilo, či došlo k na strane platobného oddelenia zákazníka k omylu, vedeli však, že pre veľké firmy je dnes bežnou praxou žmýkať z drobných dodávateľov čo sa dá.

Hoci sa jednalo o malú čiastku, rozhodli sa, že budú žiadať jej zaplatenie.

Ale ako? Na šeku nebolo žiadne telefónne číslo ani kontaktná osoba, nebola žiadna príloha ani vysvetlenie. Rozhodli sa, že si na recepcii zákazníka vyžiadajú telefónne číslo na oddelenie, ktoré má na starosti dodávateľské faktúry.

Keď na číslo zavolali, ozval sa záznamník. Bez uvedenia mena, iba ich vyzval, aby zanechali odkaz alebo poslali e-mail na všeobecnú e-mailovú adresu oddelenia. Poslali teda správu, v ktorej žiadali vysvetlenie, prečo bola ich pohľadávka krátená. Dostali nasledovnú odpoveď:

>> Na základe inštrukcií bola platba krátená o zľavu za obnovenie na základe zmluvy odsúhlasenej s dodávateľom. Ďakujeme, oddelenie podpory zákazníkom. <<

V správe nebola uvedená žiadna kontaktná osoba ani telefónne číslo, pochádzala z centra zdieľaných finančných služieb (shared service center) odberateľa. Celý odkaz bol zvláštny – neosobný, bez akejkoľvek zodpovednosti. Kto dal takú inštrukciu? Osoba, ktorá e-mail písala? Kto vôbec e-mail poslal? A na základe akej zmluvy? CT nemá v zmluvách so zákazníkmi dohodnuté žiadne zľavy.

Finančné oddelenie preto poslalo e-mailom otázku, akú zmluvu má odberateľ na mysli a kto ju podpísal. Po dvoch týždňoch stále nemali žiadnu odpoveď. Poslali preto ďalší e-mail, v ktorom pripomínali svoju otázku. Na ňu však nikdy nedostali žiadnu odpoveď, namiesto toho prišiel ďalší anonymný e-mail:

>> Vaša požiadavka na vrátenie zľavy bola postúpená ďalej <<

OK, konečne nejaká zdanlivá aktivita. Opäť však bez uvedenia mena odosielateľa, iba jedna veta. Ak vôbec e-mail poslala osoba, a nie systém. CT opäť poslali e-mail s otázkou, v akom stave je ich žiadosť o doplatenie dlžnej čiastky. Po čase dostali odpoveď:

>> Žiadosť o vrátenie zľavy preposlaná na Oddelenie zmluvných podmienok s dodávateľmi <<

Na aké oddelenie? Existuje vôbec v nejakej firme Oddelenie zmluvných podmienok s dodávateľmi? Kto žiadosť vybavuje, kde je telefón a kontaktná osoba? Kde je “prepáčte za nedorozumenie?”

V tejto chvíli si každý asi pomyslí, že táto snaha nemá cenu. Nestojí to za to, kvôli 8 dolárom a 34 centom naháňať virtuálnu osobu, ktorá možno ani neexistuje.

Tím CT sa však nevedel zmieriť s tým, ako si niekto môže svojvoľne dovoliť zaplatiť iba toľko, koľko sa mu páči. Bola to otázka princípu. Ak si niekto myslí, že len preto, lebo je sto krát väčší si môže len tak od poctivého dodávateľa zobrať 2%, je na omyle.

Súvisiaci článok: 7 tipov ako sa brániť, keď veľkí zákazníci nechcú platiť načas 

Ako uvažovali o ďalšom postupe, stala sa zvláštna vec. Do banky prišiel šek na 8,35 USD. O jeden cent viac, ako bola dlžná suma – žeby satisfakcia?

Námaha sa teda vyplatila. Relatívne - všetok stratený čas mal určite väčšiu hodnotu, ako dlžná čiastka.

Čo toho všetkého vlastne vyplýva?

V prvom rade sa natíska otázka, či skutočne išlo o zámer a odberateľ iba skúšal, či to Credit Today nevzdá, alebo sa jednalo iba o nedorozumenie, možno zle nastavené platobné podmienky v systéme odberateľa. Ak to však bol zámer, jeho jednanie bolo prinajmenšom neetické, alebo bohužiaľ podobné konanie je každodennou realitou. Veľké maloobchodné reťazce a nadnárodné spoločnosti tvrdo žmýkajú svojich dodávateľov a idú na hranicu samotného práva.

Nie je zriedkavé, že v rámci iniciatívy na optimalizáciu pracovného kapitálu odberatelia bez predchádzajúceho upozornenia posunú dobu splatnosti dodávateľských faktúr o niekoľko dní. Niektorí dodávatelia sa budú sťažovať, ale určite sa nájdu takí, ktorým riadenie cashflow veľa nehovorí, alebo takí, ktorí sa boja ozvať, aby nestratili veľkého zákazníka. S tými, čo sa ozvú, sa odberateľ pokúsi dohodnúť, a ak sa nedohodne, prinajhoršom skráti dobu splatnosti na pôvodnú dĺžku.

V takom prípade sa zo strany dodávateľa jedná o obchodné rozhodnutie: je zákazník pre nás dôležitý? Sme ľahko nahraditeľní inou firmou? 

Súvisiaci článok: Ako sa vysporiadať s čiastočnými úhradami faktúr zo strany odberateľov

Ďalšia dôležitá vec: podobné prípady bude účinnejšie riešiť cez osoby, s ktorými boli na strane odberateľa zmluvy dohodnuté a podpísané. Ak sa jedná o nákupcu alebo šéfa nejakého oddelenia, existuje na neho kontakt a predajca alebo majiteľ dodávateľskej firmy ho musí poznať. Je podstatne vyššia šanca, že problém pomôžu vyriešiť, než ako by dodávateľ kontaktoval oddelenie, ktoré má na starosti úhradu dodávateľských faktúr - tam len spracúvajú anonymné pokyny, ktoré im chodia e-mailom alebo sú nastavené priamo v systéme, a veľa toho urobiť nevedia.

Credit Today je špecializovaný portál, ktorý sa venuje riadeniu pohľadávok a kreditného rizika. Prináša množstvo best practice skúseností, tipov a nástrojov na benchmarking v riadení pohľadávok.