Controlling & Finančná analýza | Plánovanie

Plánovanie a rozpočtovanie: kedy je načase opustiť Excel

Ak sú vám situácie popísané v tomto článku povedomé, možno prišiel čas prejsť od Excelu k špecializovaným aplikáciám pre plánovanie

02.03.2014 | Zdroj: BPM Partners

CFO.sk 

Väčšina malých a stredných firiem, ktoré majú obmedzené zdroje a nedisponujú plnohodnotnými ERP riešeniami, využíva na prípravu rozpočtov a finančných výhľadov MS Excel. Pokiaľ je firma relatívne malá alebo nemá viacero dcérskych spoločností, je Excel prijateľné riešenie.

Hoci nie ideálne. Podľa viacerých štúdií obsahuje viac ako polovica excelových súborov, ktoré sa vo firmách používajú chyby.

Čím je firma väčšia a jej štruktúra komplikovanejšia, možnosti Excelu prestávajú postačovať. Spoločnosť BPM Partners, ktorá poskytuje služby pri implementácii riešení pre riadenie podnikovej výkonnosti (BPM), zosumarizovala niekoľko indikátorov:

1. Počet excelových súborov, ktoré sa pri príprave plánu používajú, presahuje počet manažérov vo firme
   
2. Vo firme nikto poriadne nerozumie, ako fungujú vzorce, linky medzi súbormi a makrá v modeli, osoba, ktorá ich pripravila, už vo firme nerobí
   
3. Vzorce, linky, alebo štruktúra vstupných dát je odlišná od minuloročnej verzie modelu a nikto poriadne nevie, prečo
   
4. Firma nie je kvôli administratívnej náročnosti schopná zvládnuť prípravu plánu / rozpočtu viac ako jeden krát do roka
   
5. Linky medzi excelovými súbormi prestávajú fungovať a je potrebné požiadať o pomoc IT oddelenie
   
6. S hlavnou verziou modelu a s podpornými súbormi robí viac ako jeden užívateľ, pričom osoby sa musia navzájom informovať o vykonaných zmenách
   
7. Firma nedokáže aktualizovať plán tak rýchlo, ako si to vyžadujú meniace sa podmienky alebo potreby vedenia
   
8. V prípade zmeny kľúčových ukazovateľov (napr. predajné objemy, objem výroby) je aktualizácia celého rozpočtu časovo a administratívne náročná, zmenu je potrebné odkomunikovať s jednotlivými oddeleniami, tieto musia opätovne prehodnotiť a poslať svoje vstupy
   
9. Pre zber vstupov sa používa množstvo podporných excelových súborov, ktoré pripravujú jednotlivé oddelenia / divízie, a ich integrácia do finálneho modelu sa stáva nezvládnuteľná
   
10. Pre integráciu vstupov je potrebné časté kopírovanie dát z jedného súboru do druhého
    
11. Vo výslednom pláne sa objavujú chyby alebo zvláštnosti, ktorých spätná identifikácia je nemožná alebo komplikovaná
    
12. Firma trávi viac času zberom a prípravou údajov, aktualizáciou a údržbou excelových modelov, ako analýzou samotného plánu či odchýlok, analýzou scenárov a konštruktívnou diskusiou
    
13. Zamestnanci a vedenie číslam z excelového modelu prestávajú dôverovať
    

Ak už zvažujete prechod k špecializovanej aplikácií pre plánovanie (alebo dokúpenie modulu vo vašom existujúcom ERP systéme), BPM Partners odporúča, aby ste sa zamysleli, či v budúcnosti nebudete potrebovať automatizovať aj iné procesy, ako napríklad finančný a manažérsky reporting alebo konsolidáciu. V tom prípade je lepšie uvažovať o komplexnejších riešeniach, ktoré sú skutočne integrované (jednotlivé moduly pracujú s tými istými dátami).

Dôkladne vyhodnoťte, ktoré z týchto procesov chcete pokryť a akú funkcionalitu vyžadujete. Neuspokojte sa s krabicovými riešeniami, ktoré si vyžadujú množstvo dodatočných úprav zohľadňujúcich špecifiká vašej firmy; kompromisy robené na začiatku s cieľom urýchliť implementáciu vás neskôr výjdu draho. Nenechajte sa uniesť demo verziami, ktoré vám odprezentujú dodávatelia. Poskytnite im informácie o vašich dátach, procesoch a individuálnych potrebách a nechajte ich, nech vám ukážu, ako by ich riešenie zvládlo vaše konkrétne požiadavky.  Hľadajte riešenia, ktoré dokážu bez prílišných úprav pracovať s vašou hlavnou knihou a obsahujú preddefinované KPI bez potreby vyrábania vzorcov od nuly.

Viac odporúčaní o výbere vhodného riešenia pre plánovanie, reporting či konsolidáciu nájdete v materiáli BPM Partners When and How to Automate Budgeting and Forecasting for the Mid-Market Company.