Controlling & Finančná analýza | Plánovanie
Plánovanie a rozpočtovanie: kedy je načase opustiť Excel
Ak sú vám situácie popísané v tomto článku povedomé, možno prišiel čas prejsť od Excelu k špecializovaným aplikáciám pre plánovanie
02.03.2014 | Zdroj: BPM Partners
CFO.sk
Väčšina malých a stredných firiem, ktoré majú obmedzené zdroje a nedisponujú plnohodnotnými ERP riešeniami, využíva na prípravu rozpočtov a finančných výhľadov MS Excel. Pokiaľ je firma relatívne malá alebo nemá viacero dcérskych spoločností, je Excel prijateľné riešenie.
Hoci nie ideálne. Podľa viacerých štúdií obsahuje viac ako polovica excelových súborov, ktoré sa vo firmách používajú chyby.
Čím je firma väčšia a jej štruktúra komplikovanejšia, možnosti Excelu prestávajú postačovať. Spoločnosť BPM Partners, ktorá poskytuje služby pri implementácii riešení pre riadenie podnikovej výkonnosti (BPM), zosumarizovala niekoľko indikátorov:
- Počet excelových súborov, ktoré sa pri príprave plánu
používajú, presahuje počet manažérov vo firme
- Vo firme nikto poriadne nerozumie, ako fungujú vzorce, linky
medzi súbormi a makrá v modeli, osoba, ktorá ich pripravila, už vo
firme nerobí
- Vzorce, linky, alebo štruktúra vstupných dát je odlišná od
minuloročnej verzie modelu a nikto poriadne nevie, prečo
- Firma nie je kvôli administratívnej náročnosti schopná
zvládnuť prípravu plánu / rozpočtu viac ako jeden krát do roka
- Linky medzi excelovými súbormi prestávajú fungovať a je
potrebné požiadať o pomoc IT oddelenie
- S hlavnou verziou modelu a s podpornými súbormi
robí viac ako jeden užívateľ, pričom osoby sa musia navzájom informovať o vykonaných
zmenách
- Firma nedokáže aktualizovať plán tak rýchlo, ako si to
vyžadujú meniace sa podmienky alebo potreby vedenia
- V prípade zmeny kľúčových ukazovateľov (napr. predajné
objemy, objem výroby) je aktualizácia celého rozpočtu časovo a administratívne
náročná, zmenu je potrebné odkomunikovať s jednotlivými oddeleniami, tieto
musia opätovne prehodnotiť a poslať svoje vstupy
- Pre zber vstupov sa používa množstvo podporných excelových
súborov, ktoré pripravujú jednotlivé oddelenia / divízie, a ich integrácia
do finálneho modelu sa stáva nezvládnuteľná
- Pre integráciu vstupov je potrebné časté kopírovanie dát z jedného
súboru do druhého
- Vo výslednom pláne sa objavujú chyby alebo zvláštnosti,
ktorých spätná identifikácia je nemožná alebo komplikovaná
- Firma trávi viac času zberom a prípravou údajov, aktualizáciou
a údržbou excelových modelov, ako analýzou samotného plánu či odchýlok,
analýzou scenárov a konštruktívnou diskusiou
- Zamestnanci a vedenie číslam z excelového modelu
prestávajú dôverovať
Ak už zvažujete prechod k špecializovanej aplikácií pre plánovanie (alebo dokúpenie modulu vo vašom existujúcom ERP systéme), BPM Partners odporúča, aby ste sa zamysleli, či v budúcnosti nebudete potrebovať automatizovať aj iné procesy, ako napríklad finančný a manažérsky reporting alebo konsolidáciu. V tom prípade je lepšie uvažovať o komplexnejších riešeniach, ktoré sú skutočne integrované (jednotlivé moduly pracujú s tými istými dátami).
Dôkladne vyhodnoťte, ktoré z týchto procesov chcete pokryť a akú funkcionalitu vyžadujete. Neuspokojte sa s krabicovými riešeniami, ktoré si vyžadujú množstvo dodatočných úprav zohľadňujúcich špecifiká vašej firmy; kompromisy robené na začiatku s cieľom urýchliť implementáciu vás neskôr výjdu draho. Nenechajte sa uniesť demo verziami, ktoré vám odprezentujú dodávatelia. Poskytnite im informácie o vašich dátach, procesoch a individuálnych potrebách a nechajte ich, nech vám ukážu, ako by ich riešenie zvládlo vaše konkrétne požiadavky. Hľadajte riešenia, ktoré dokážu bez prílišných úprav pracovať s vašou hlavnou knihou a obsahujú preddefinované KPI bez potreby vyrábania vzorcov od nuly.
Viac odporúčaní o výbere vhodného riešenia pre plánovanie, reporting či konsolidáciu nájdete v materiáli BPM Partners When and How to Automate Budgeting and Forecasting for the Mid-Market Company.
Zvoľte si bezplatné zasielanie newslettera e-mailom alebo RSS správ a zostaňte informovaní o novom obsahu na CFO.sk.
Dajte nám vedieť Vaše pripomienky a podnety k portálu - napíšte nám na cfo@cfo.sk.