Controlling & Finančná analýza | Kontrola nákladov

Od podpisu výhodnej zmluvy je k skutočnej úspore ďaleko

Z výhodnejších podmienok dohodnutých s dodávateľom sa do zisku premietne v priemere iba jedna štvrtina

03.04.2014 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Keď manažment po náročnom výberovom procese a zdĺhavých jednaniach podpíše zmluvu s víťazným dodávateľom, ktorá firme garantuje 10% úsporu nákladov v porovnaní s predchádzajúcim kontraktom, všetci sa tešia. Vytriezvenie príde na konci roka, keď sa ukáže, že náklady sa znížili iba minimálne.

Je veľký rozdiel medzi úsporami, ktoré sú identifikované na základe výberového procesu, a skutočne dosiahnutými úsporami. Podľa prieskumu firmy Aberdeen Research predstavujú skutočne zrealizované úspory (t.j. zaúčtované) iba 27% z úspor, ktoré boli pôvodne identifikované pri výbere najvýhodnejšej ponuky. Firmy tak v priemere ušetria iba jedno zo štyroch eur, ktoré očakávali pri podpise zmluvy s dodávateľom.

Typické príklady:

• S dodávateľom sa dohodne zľava za dosiahnutý objem, ktorá sa vypočítava a uplatňuje raz 6 alebo 12 mesiacov, ale odberateľ si ju zabudne uplatniť, sledovanie zľavy je zodpovednosťou všetkých a nikoho
  
• S dodávateľom sa dohodne zľava za dosiahnutý objem, ktorú by odberateľ mohol reálne dosiahnuť, počas roka však začne z rôznych dôvodov nakupovať paralelne od iného dodávateľa a nedosiahne minimálne dohodnuté objemy
  
• S dodávateľom sa dohodne nižšia cena, ale niektoré časti organizácie alebo podniky v skupine naďalej nakupujú ten istý produkt alebo službu od iných dodávateľov, pretože sa o výhodnejšom dodávateľovi nedozvedia, alebo z iných dôvodov (niekedy zištných)
  
• S dodávateľom sa dohodne výhodná zľava za predčasnú úhradu vystavených faktúr, na finančné oddelenie sa však táto informácia nedostane, alebo firma nemá dosť prostriedkov na rýchle platenie faktúr
  
• Vedenie prevádzky dohodne výhodnejšiu cenu s dodávateľom plynu bez toho, aby malo informáciu o pláne predaja a výroby, počas roka prekročí v dôsledku vyššej výroby odberové limity a musí doplácať
  

Jedným z hlavných dôvodov, pre ktoré k týmto situáciám dochádza, je absencia systematického riadenia nákupu - centralizovaného nákupného oddelenia, ktoré okrem identifikácie najvýhodnejšej ponuky zabezpečí aj kontinuálnu kontrolu v priebehu zmluvného obdobia. V malých firmách, ktoré si nemôžu dovoliť platiť špecializovaných nákupcov, je to otázka definovania zodpovednosti za riadenie dodávateľov a dodávateľských zmlúv na konkrétne osoby.

Centralizácia nákupu vnáša do riadenia nákladov väčší poriadok a štandardizuje procesy. Pre väčšie firmy je optimálnym štandardom, ak do kompetencie centralizovaného nákupu spadá min. 70% - 80% celkových nákupov, čo umožňuje maximalizovať benefity centralizácie a systematického riadenia. Ďalším dôležitým aspektom je podiel nákupov, ktoré sú realizované na základe dodávateľských zmlúv. Čím viac nákupov sa realizuje od zmluvných dodávateľov, tým viac môže firma benefitovať z výhodnejších zmluvných podmienok, ako sú nižšie ceny, objemové zľavy, extra služby a podobne. To sa vzťahuje aj na vedľajšie nákladové položky: zďaleka nie každá firma má dohodnuté dlhodobé zmluvy s vybranými hotelmi a cestovnými kanceláriami, každý manažér využíva svoje obľúbené ubytovanie namiesto toho, aby sa s vybranými hotelmi dohodli akciové ceny.