Controlling & Finančná analýza | Kontrola nákladov

Nástroje na optimalizáciu organizačnej štruktúry a osobných nákladov

Praktické metódy, ako zefektívniť organizačnú štruktúru a rozdelenie zodpovedností v rámci firmy

08.11.2013 | Zdroj: BCG

CFO.sk 

Jedným z osvedčených nástrojov, ako identifikovať neefektívnosti v riadení a príležitosti pre úsporu osobných nákladov, je analýza organizačnej štruktúry. Jej cieľom je posúdiť adekvátnosť počtu stupňov riadenia, počet podriadených, ktorí sa zodpovedajú vedúcim, či sú na nižších úrovniach riadenia zamestnanci s neadekvátne vysokými mzdami, alebo či vo firme pracuje zbytočne veľký počet drobných tímov, ktoré by sa dali zlúčiť do väčších pracovných skupín.

Pekný príklad tejto analýzy uvádza konzultačná spoločnosť BCG vo svojom článku Six Steps to Achieving Competitive Advantage Through Cost Excellence:

Na príklade vidno, že spoločnosť má 8 úrovní riadenia. Priamo generálnemu riaditeľovi sa zodpovedá 13 manažérov, počet podriadených na nižších úrovniach riadenia je však oveľa nižší – 46% manažérov má pod sebou tímy, ktoré sa skladajú z menej ako 4 zamestnancov, a 15% manažérov riadi iba jedného zamestnanca. Takáto organizačná štruktúra obsahuje príliš veľa úrovní riadenia a príliš veľa manažérov, ktorí riadia malé mikrotímy.

Na základe analýzy sa môže firma rozhodnúť, že niektoré úrovne riadenia zruší, zlúči rôzne tímy do jedného, alebo upraví platy tak, aby lepšie zodpovedali zodpovednostiam na jednotlivých úrovniach.  Tieto kroky umožnia okrem úspor nákladov sprehľadniť organizačnú štruktúru, zvýšiť adresnosť riadenia, zodpovednosť a motiváciu, a urýchliť rozhodovanie.

Ďalším užitočným nástrojom je mapovanie činností vykonávaných v rámci spoločnosti. Jej podstatou je identifikovať, na ktorých miestach vo firme (oddeleniach, divíziách) sa jednotlivé činnosti vykonávajú, a koľko času / zamestnancov sa im venuje.

Napríklad hoci vedenie predpokladá, že všetko, čo súvisí s riadením ľudských zdrojov, sa robí na oddelení HR, jednotlivé oddelenia a divízie vo firme si v skutočnosti sami zabezpečujú nábor, výber a školenie zamestnancov. To isté sa môže týkať nákupu, keď si rôzne služby, pomocné a kancelárske materiály a pod. nakupujú jednotlivé oddelenia. Centralizácia aktivít na jedno miesto môže viesť k vyššej efektívnosti a úspore nákladov.  

Na príklade vyššie vykonáva činnosti súvisiace s kontrolingom viacero oddelení, a existuje priestor pre centralizáciu. Marketingové a predajné aktivity sú tiež rozdrobené medzi viacero oddelení, nie ich ale vhodné centralizovať, pretože by to zhoršilo schopnosť firmy reagovať na požiadavky trhu.

Boston Consulting Group je medzinárodná konzultačná firma a vedúca poradenská firma na svete v oblasti podnikovej stratégie. Má 75 pobočiek na celom svete, najbližšie z nich sú vo Viedni, Prahe a v Budapešti.