Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Kontroling pohľadávok – excelový nástroj na stiahnutie

Excelový súbor na sledovanie pohľadávok a platobnej disciplíny zákazníkov na agregovanej a individuálnej úrovni

05.01.2015 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Excelový súbor, ktorý sa dá stiahnuť nižšie, predstavuje jednoduchý nástroj na sledovanie pohľadávok a platobnej disciplíny zákazníkov na mesačnej báze. Môžu ho použiť spoločnosti, ktorým ich informačné systémy neposkytujú možnosti sledovania základných ukazovateľov pohľadávok a pracne ich každý mesiac sumarizujú z výstupov z účtovného alebo fakturačného systému.

Jeho výhodou je, že na aktualizáciu postačí raz za mesiac vložiť výstup zo saldokonta pohľadávok (po zaúčtovaní došlých platieb do konca mesiaca) a prípadne aktualizovať zoznam odberateľov, všetky ukazovatele sa následne automaticky prepočítajú. Súbor vyhodnocuje mesačné ukazovatele od januára 2013 a je pripravený na nové údaje za rok 2015.

Pracuje s piatimi ukazovateľmi (KPI), ktoré vyhodnocujú kvalitu pohľadávok na konci mesiaca a platobnú disciplínu (včasnosť úhrad) počas mesiaca:

• Skutočná doba obratu pohľadávok (DOP), optimálna DOP a prekročenie optimálnej DOP vdňoch
• Veková štruktúra pohľadávok
• Priemerné meškanie úhrad vystavených faktúr
• Index efektívnosti inkasa pohľadávok (CEI – viď tento článok)
• Štruktúra inkasa pohľadávok

Pre jednotlivé ukazovatele je možné zadať cieľové hodnoty a porovnávať ich so skutočnosťou. Spôsob výpočtu a podstata jednotlivých ukazovateľov je popísaná v súbore v záložke „Vysvetlivky“. Pri sledovaní pohľadávok je potrebné skombinovať stavové ukazovatele (DOP a veková štruktúra pohľadávok) a tokové ukazovatele (ktoré sledujú včasnosť úhrad). Napr. veková štruktúra pohľadávok nemusí odhaliť problém, ak sú faktúry vystavované na konci mesiaca, splatné za 35 dní a uhrádzané 15 – 20 dní po splatnosti. Naopak, ukazovatele inkasa v danom mesiaci (okrem štandardného CEI) zase neidentifikujú staré neuhradené faktúry.

V súbore sú použité ilustratívne údaje. Súbor má určité obmedzenia, napr. neberie do úvahy prijaté nezúčtované preddavky alebo opravné položky. Je vhodný pre sledovanie vývoja pohľadávok na mesačnej úrovni, nie pre každodenné spravovanie pohľadávok.

Vyhodnotenie pohľadávok na agregovanej báze vyzerá takto:

Vývoj v čase je možné sledovať na grafoch:

Pre hlbšiu identifikáciu problémov je možné použiť individuálne ukazovatele za jednotlivých zákazníkov, napr:

Súbor na stiahnutie (6,4 MB): Kontroling_pohladavok.xls

Stiahnutím a použitím súboru vyjadrujete svoj súhlas s obmedzením zodpovednosti, ktoré je popísané v záložke „Zodpovednost“.