IT & systémy | Software & systémy

Koľko peňazí sa dá ušetriť konsolidáciou tlačového prostredia?

Optimalizáciou printovej infraštruktúry môže firma znížiť náklady na tlač, kopírovanie a skenovanie až o 30%

14.01.2014 | Zdroj: Infoware

 Miroslav Danaj, produktový manažér AutoCont SK a. s. 

Príspevok bol pôvodne publikovaný na portáli Infoware.sk

Zni­žo­va­nie nák­la­dov a efek­tív­ne hos­po­dá­re­nie je zá­klad pre­ži­tia kaž­dej fir­my. Šet­riť sa dá aj v od­vet­viach, kto­ré sú čas­to pre­hlia­da­né, napr. v tla­čo­vom pros­tre­dí. Na­vy­še us­po­riť do­ká­že­te až tre­ti­nu nák­la­dov, čo nie je za­ned­ba­teľ­né.

Vý­me­na fun­gu­jú­cich za­ria­de­ní má zmy­sel

Rep­rog­ra­fic­ké za­ria­de­nia sa vo fir­mách ob­vyk­le vy­mie­ňa­jú iba v prí­pa­de, že sa po­ka­zi­li ale­bo neexis­tu­je náh­rad­ný di­el pot­reb­ný na ich op­ra­vu. Aj z to­ho dô­vo­du sa čas­to stre­tá­va­me s tla­čo­vým pros­tre­dím, kto­ré po­zos­tá­va z množ­stva za­sta­ra­ných až ar­chaic­kých mo­de­lov. Spo­loč­nos­ti sa dr­žia hes­la, „čo fun­gu­je, to ne­meň", ale z hľa­dis­ka efek­ti­vi­ty biz­ni­su nej­de vždy o naj­ro­zum­nej­ší prís­tup.

Nák­la­dy na je­den vý­tla­čok sú na pr­vý poh­ľad mi­ni­mál­ne, v roč­nom ale­bo nie­koľ­ko­roč­nom zúč­to­va­ní však do­ká­žu vy­ge­ne­ro­vať za­ují­ma­vú cif­ru. Ne­ma­lé nák­la­dy pri­tom mož­no zní­žiť po­mer­ne jed­no­du­cho, a to vhod­nou kon­so­li­dá­ciou tla­čo­vej infra­štruk­tú­ry.

Prík­la­dom z praxe je spo­loč­nosť, kto­rá vy­uží­va 78 lo­kál­nych a mul­ti­fun­kčných tla­čiar­ní rôz­nych vý­rob­cov. Ide o at­ra­men­to­vé a la­se­ro­vé tla­čiar­ne pre­važ­ne for­má­tu A4, dve z nich ma­jú for­mát A3. Spo­loč­nosť roč­ne pro­du­ku­je 2,5 mi­lió­na vý­tlač­kov. Pri prie­mer­nej ce­ne asi 2,5 cen­ta za vý­tla­čok sú roč­né nák­la­dy na tlač prib­liž­ne 63 600 eur.

V rám­ci tých­to vý­dav­kov ne­be­rie­me do úva­hy ce­nu servisn­ých nák­la­dov a op­ráv, ide o čis­té vý­dav­ky na tlač. Vhod­nou kon­so­li­dá­ciou tla­čo­vé­ho pros­tre­dia sa však dá ušet­riť až 30 % nák­la­dov.

Nie­len šet­re­nie nák­la­dov

Op­ti­ma­li­zo­va­nie tla­čo­vé­ho pros­tre­dia nie je iba o zni­žo­va­ní nák­la­dov, aj keď čí­sel­né vy­jad­re­nie je naj­dô­le­ži­tej­šie a umož­ňu­je sle­do­vať zme­ny na preu­ká­za­teľ­ných fak­toch. Kon­so­li­dá­cia zna­me­ná aj zlep­še­nie dos­tup­nos­ti slu­žieb tla­če, lep­šiu bez­peč­nosť a kom­fort pre pou­ží­va­te­ľov s úč­to­va­ním vý­tlač­kov na kon­krét­ne­ho pou­ží­va­te­ľa.

Kon­so­li­dá­ciu pred­chá­dza ana­lý­za exis­tu­jú­ce­ho tla­čo­vé­ho pros­tre­dia. V tom­to kro­ku sa zis­ťu­jú ne­dos­tat­ky, kto­ré mož­no od­strá­niť. V rám­ci návr­hu rie­še­nia sa op­ti­ma­li­zu­je po­čet za­ria­de­ní, kto­ré nah­ra­dia exis­tu­jú­ci stav tak, aby no­vé pros­tre­die pri­nie­slo lep­šiu efek­tív­nosť, nák­la­do­vosť a de­tail­ný preh­ľad rep­rog­ra­fic­kých slu­žieb.

Exis­tu­je via­ce­ro rie­še­ní, jed­na z ob­ľú­be­ných vo­lieb spo­čí­va v na­sa­de­ní vý­kon­ných chod­bo­vých sys­té­mov, kto­ré ma­jú niž­šie nák­la­dy na vý­tlač­ky a pre­vádz­ku v po­rov­na­ní s bež­ný­mi lo­kál­ny­mi tla­čiar­ňa­mi.

Pri vy­uži­tí chod­bo­vých sys­té­mov sa zá­ro­veň oča­ká­va zní­že­nie množ­stva vy­tla­če­ných a ko­pí­ro­va­ných strán, čo má za nás­le­dok men­šiu spot­re­bu pa­pie­ra a skva­lit­ne­nie rep­rog­ra­fic­kých slu­žieb. Efek­tív­ne pou­ží­va­nie za­ria­de­ní je pod­po­re­né aj mo­ni­to­ro­va­cím sys­té­mom.

Me­nej je nie­ke­dy viac

Vráť­me sa k spo­me­nu­té­mu prík­la­du z praxe. Fir­ma pred kon­so­li­dá­ciou vy­uží­va­la 78 za­ria­de­ní. Navr­hnu­té rie­še­nie, kto­ré­ho cie­ľom bo­lo op­ti­ma­li­zo­vať tlač, zní­ži­lo cel­ko­vý po­čet za­ria­de­ní na 11. Sek­re­ta­riá­ty dos­ta­li šty­ri mul­ti­fun­kčné tla­čiar­ne for­má­tu A4, zvyš­ných 7 za­ria­de­ní bo­lo for­má­tu A3. Iš­lo o vý­kon­né chod­bo­vé mul­ti­fun­kčné sys­té­my. Prie­mer­ná ce­na za je­den vý­tla­čok sa vo vý­sled­ku zní­ži­la o viac ako po­lo­vi­cu, na 1,1 cen­ta.

Vý­sled­né nák­la­dy na tlač za ob­do­bie 3 ro­kov po pri­po­čí­ta­ní nák­la­dov za pre­ná­jom stro­jov bo­li 124 000 eur. Pre­ná­jom za­ria­de­ní je pre mno­hé fir­my schod­nej­šia al­ter­na­tí­va, ne­vy­ža­du­je veľ­ký vstup­ný ka­pi­tál na vy­tvo­re­nie no­vej infra­štruk­tú­ry. V po­rov­na­ní s pô­vod­ným sta­vom (nák­la­dy na tlač bo­li v tom­to prí­pa­de 191 000 eur) tak doš­lo k zní­že­niu nák­la­dov o 67-ti­síc eur, čo je 35 % pô­vod­nej su­my.

Pri poh­ľa­de na vý­raz­né zní­že­nie poč­tu za­ria­de­ní je zrej­mé, že v tom­to prí­pa­de neš­lo iba o bež­nú vý­me­nu sta­rej tla­čiar­ne za no­vú, ale o navr­hnu­tie kom­plet­ne no­vej infra­štruk­tú­ry, kto­rá bu­de vy­ho­vo­vať pot­re­bám fir­my a zá­ro­veň pos­kyt­ne via­ce­ro vý­hod.

Ďal­šia vý­ho­da je aj sprá­va no­vých za­ria­de­ní mo­ni­to­ro­va­cím a za­bez­pe­čo­va­cím sys­té­mom, vďa­ka kto­ré­mu sú prís­luš­né tla­čo­vé, ko­pí­ro­va­cie a ske­no­va­cie úlo­hy správ­ne do­ru­če­né kon­krét­ne­mu pou­ží­va­te­ľo­vi. Sys­tém zá­ro­veň pos­ky­tu­je in­for­má­cie s de­tail­ným ro­zúč­to­va­ním nák­la­dov za rep­rog­ra­fic­ké služ­by na jed­not­li­vých pou­ží­va­te­ľov, čo umož­ňu­je fir­me pruž­nej­šie kon­tro­lo­vať a rea­go­vať na prí­pad­né nep­ri­me­ra­né pou­ží­va­nie za­ria­de­ní. 

Tlačte efektívne

Dô­vo­dov, pre­čo kon­so­li­do­vať tla­čo­vé pros­tre­die vo fir­me, je via­ce­ro. Väč­ši­nu z nich sme spo­me­nu­li v člán­ku. Pro­ces op­ti­ma­li­zá­cie tla­čo­vej infra­štruk­tú­ry pri­tom ne­mu­sí byť zlo­ži­tý. Správ­ne zvo­le­ný par­tner má preh­ľad o ak­tuál­nych mož­nos­tiach na tr­hu, za­na­ly­zu­je va­še exis­tu­jú­ce pros­tre­die a navr­hne vám rie­še­nie na mie­ru aj s vy­čís­le­ním od­ha­do­va­ných ús­por. Pos­ta­rá sa o to, aby ste tla­či­li efek­tív­ne, za­tiaľ čo vy sa mô­že­te ve­no­vať váš­mu biz­ni­su.