Controlling & Finančná analýza | MS Excel

Tipy pre používanie Excelu pri finančnej analýze a modelovaní

Niekoľko praktických odporúčaní, ktoré uľahčia každodennú prácu s MS Excel

04.04.2014 | Zdroj: AFP

CFO.sk 

Organizácia Association for Financial Professionals uverejnila vo svojom aprílovom FP&A newsletteri článok s odporúčaniami pre používanie MS Excel, ktorý je určený pre zamestnancov finančných oddelení, ktorí často pracujú s Excelom. Vyberáme niektoré z nich.

• Nevytvárajte dlhé a komplikované vzorce. Keď sa k nim vrátite o pár týždňov, zaberie vám veľa času, kým prídete na to, ako vzorec funguje. Namiesto toho vzorec rozdeľte na dve alebo tri časti a každý vložte do samostatnej bunky, ktorá bude predstavovať medzivýpočet. Krátke vzorce v logicky nasledujúcich krokoch a jasne popísané bunky vám umožnia podstatne rýchlejšie zorientovanie.
  
• Používajte názvy polí. Ľahšie sa vám bude orientovať vo vzorcoch, a tiež skrátite dĺžku vzorcov, najmä ak sa odkazujete na vedľajšie hárky alebo iné súbory.

  

• Vstupné dáta, predpoklady, výpočty a výstupy vždy odlišujte vizuálne (formátom, napr. vstupy do modelu modrou farbou a kalkulácie / výstupy čiernou farbou písma) a umiestnením (napr. v hornej časti hárku sumarizácia, pod ňou sekcia so vstupmi, ďalej sekcia s výpočtami, a nakoniec sekcia s výstupmi. Tieto základné druhy buniek musia byť rýchlo rozoznateľné, najmä pri komplikovanejších modeloch alebo pri súboroch, s ktorými majú pracovať kolegovia.
  
• Dokumentujte, čo robíte. Ak o mesiac otvoríte súbor, a nájdete v bunke neznáme číslo, poznámka v komentári k bunke vám pripomenie, odkiaľ pochádza a čo znamená. Neváhajte si pre neskoršie použitie vytvoriť samostatný hárok, v ktorom si napíšete dôležité poznámky o tom, čo ste v súbore počítali, odkiaľ pochádzajú dáta a pod..
  
• Nezabúdajte na kontrolu chýb. Nie je nič jednoduchšie, ako sa pomýliť v Exceli. Ak napríklad sumarizujete výstupy z databázy, urobte pod nimi súčet a porovnajte ho so súčtom údajov v zdrojovom hárku. Ak linkujete hlavnú knihu do formátu manažérskej výsledovky, porovnajte čistý zisk so súčtom výnosových a nákladových účtov v hlavnej knihe. Použite podmienené formátovanie buniek, ktoré automaticky zvýrazní chyby, ak údaje na seba nesedia.
  
• Nastavte si vlastné motívy, formáty a rozloženie strany. Nie je dôvod, aby ste ich museli v každom novom súbore nastavovať od začiatku. Môžete tak spraviť v záložke „Domov“ a na paneli vybrať „Štýly buniek“, alebo v záložke „Rozloženie strany“ nastaviť farby, formáty písma či motívy pre celý dokument.

  

• Vytvorte si personalizovanú lištu nástrojov. Uložte si najpoužívanejšie funkcie do panela s Rýchlimi prístupmi a nastavte jeho zobrazovanie pod pásom s nástrojmi hneď nad vzorcový riadok, kde ho budete mať vždy poruke. Panel s rýchlimi prístupmi vytvoríte tak, že kliknete na lištu s nástrojmi úplne vpravo pravým tlačítkom myši a vyberiete „Prispôsobenie panela s nástrojmi Rýchly prístup“ a potom „Panel s nástrojmi Rýchly prístup zobraziť pod pásom s nástrojmi“.  

  

• Naučte sa klávesové skratky, ktoré vám ušetria more času. Užitočné skratky nájdete napríklad tu.
  
• Naučte sa využívať databázové a vyhľadávacie funkcie. Nespoliehajte sa na kolegov z IT, aby pre vás spracovali požadovaný výstup, uložte surové dáta do excelu a naučte sa pracovať s kontingenčnou tabuľkou, funkciami SUMIF, SUMIFS, VLOOKUP, HLOOKUP,  MATCH či INDEX.
  
• Urýchlite prácu v pracovnom hárku tým, že vynecháte prázdne a oddeľovacie riadky a stlpce, ktoré užívatelia často používajú kvôli lepšiemu vizuálnemu stvárneniu. Skráti to čas pri presúvaní sa po hárku a kopírovaní či vkladaní funkcií.
  
• Používajte Pomocníka (F1) – obsahuje neuveriteľné množstvo užitočných a zrozumiteľne podaných informácií na všetky otázky.