Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Pracovný kapitál - viac než obyčajný projekt

Dosiahnuť optimálnu úroveň pracovného kapitálu je ťažké, ešte ťažšie ju úspory udržať

12.06.2014 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Pracovný kapitál je rozhodne oblasť, ktorej sa oplatí venovať pozornosť. Jeho optimalizáciou môžu firmy uvoľniť veľký objem peňažných prostriedkov a výrazne zlepšiť svoju likviditu.

Optimalizácia pracovného kapitálu však rozhodne nepatrí medzi tie jednoduchšie iniciatívy, ktorých sa môže CFO chopiť. Aj tie najväčšie európske firmy viažu v pracovnom kapitáli prostriedky v hodnote stoviek miliárd EUR a situáciu sa im darí zlepšovať minimálne.

Dôvodov, prečo tak veľa iniciatív v tejto oblasti zlyháva, je niekoľko. Vedenie si často neuvedomuje, že sa jedná o skutočne komplexný problém, ktorý sa dotýka takmer každého oddelenia vo firme a priamo ovplyvňuje vzťahy s obchodnými partnermi. Ak sa aj podarí nejaké výsledky dosiahnuť, často sa behom jedného roka veci vrátia do starých koľají, pretože záujem vedenia sa presunie na iné priority a vo firme nezostane systém, ktorý by ťažko získané úspory udržal pri živote.

Zosumarizovali sme niekoľko najčastejších problémov, na ktoré firmy narážajú:

1.  Nedostatok informácií

Na riadenie pracovného kapitálu nestačí prehľad pohľadávok, zásob a záväzkov pripravený raz za mesiac 15 dní po ukončení mesiaca, ani jednorazové ad hoc prehľady. Na dosiahnutie a udržanie výsledkov je potrebné, aby mali osoby zodpovedné za jednotlivé zložky pracovného kapitálu priebežné a detailné informácie na týždennej alebo dennej báze. To sa týka nielen samotného pracovného kapitálu, ale aj plánu predaja, výroby a nákupu, ktoré majú priamy dopad na výšku zásob a záväzkov.

Často je preto potrebné zmeniť a doplniť zber dát a upraviť informačné systémy. Zo začiatku môžu pomôcť nástroje v Exceli, keď sa však štruktúra reportov zabehá, je lepšie ich presunúť do informačných systémov.

2.  Roztrieštené kompetencie a protichodné záujmy  

Asi najväčším problémom je veľký počet zainteresovaných osôb, ktoré majú vplyv na výšku pracovného kapitálu alebo ktorých pracovné výsledky sú na jeho jednotlivých zložkách závislé, a ktoré majú často protichodné motivácie. Niekoľko príkladov:

• Pre výrobu je lacnejšie vyrábať vo väčších dávkach a na sklad, čo zvyšuje produktivitu ale zároveň aj úroveň zásob
  
• Oddelenie nákupu, ktoré je odmeňované na základe dosiahnutých úspor, bude využívať objemové zľavy, čo povedie k zvýšeniu nakupovaných zásob
  
• Marketing a obchod chcú zabezpečiť dostatočné zásoby pred uvedením nového produktu alebo plánovanej promo akcie, optimistické ciele predaja sa nenaplnia a na sklade zostanú nepredané výrobky
  
• Firma predĺži dobu uhrádzania faktúr plošne u všetkých dodávateľov bez toho, aby rozlišovala ich dôležitosť. U niektorých príde o výhodné zľavy za včasné úhrady, iní zmenu platobných podmienok vykompenzujú pri najbližších jednaniach, a niektorí prestanú firme dôverovať
• Finančná situácia odberateľa sa zhorší a prestane platiť, ale nikto vo firme nie je zodpovedný za sledovanie kreditného rizika, obchodníci na to nemajú čas a potrebné skúsenosti
  
• Správa majetku je kritizovaná za prestoje vo výrobe spôsobené poruchami strojov a zariadení a nakúpi zbytočne veľa náhradných dielov
  
• Nákup a výroba sa snažia splniť agresívne ciele v znížení zásob a obchodné oddelenie sa začne sťažovať, že nie je možné plniť objednávky, pretože na sklade nie je tovar
  

Zosúladiť tieto konfliktné ciele tak, aby celá organizácia ťahala za rovnaký koniec je náročná úloha, a vyžaduje dôkladné zadefinovanie zodpovedností a výber priorít (napr. ak je u vybraných odberateľov dôležitejšia kvalita zákazníckeho servisu, sme ochotní akceptovať vyššiu úroveň pohotovostných zásob).

3.  Riešenie symptómov a nie jadra problému

Vysoká úroveň pohľadávok po splatnosti nemusí vôbec súvisieť so zlou platobnou disciplínou odberateľov, príčina môže byť skrytá napr. vo vysokej chybovosti vystavených faktúr (nesprávne ceny, množstvá, komplikovaný spôsob fakturácie) alebo problémoch s kvalitou.

U výrobných spoločnostiach sa zásoby a záväzky najčastejšie hromadia kvôli nepresnému plánovaniu predaja, ktoré vedie raz k nadbytočným zásobám a inokedy k tomu, že na sklade zásoby chýbajú. Veľkú úlohu zohráva spoľahlivé plánovanie predaja a výroby.

4.  Formalizovaný prístup

Ak sa pracovný kapitál berie ako jednorazová iniciatíva, je odsúdená na neúspech. Pre dosiahnutie a najmä udržanie výsledkov musia byť zadefinované formálne ciele (KPI), zodpovedné osoby, nastavený systém pre ich meranie a vyhodnocovanie a k tomu adekvátne naviazaný systém odmeňovania. Inak sa počiatočné úspechy veľmi rýchlo rozplynú vo vákuu a nikto nebude braný na zodpovednosť.

5.  Podpora zo strany top manažmentu a komunikácia

Kvôli veľkému počtu zaangažovaných osôb a protichodným motiváciám je nevyhnutné, aby iniciatívy v oblasti riadenia pracovného kapitálu podporovalo vedenie firmy, komunikovalo ich dôležitosť, odstraňovalo a riešilo konflikty, a zabezpečilo kontinuálnu podporu.

Ideálne je, ak sa ciele a KPI v oblasti pracovného kapitálu zadefinujú na najvyššej úrovni, zaradia medzi hlavné KPI sledované vedením (buď samostatne alebo ako súčasť iných KPI, napr. prevádzkového cashflow), a stanú sa súčasťou odmeňovacieho systému top manažmentu.

Všetko čo potrebujete vedieť o riadení pracovného kapitálu a pohľadávok nájdete v rubrike Témy.