Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Jednoduché kontrolingové nástroje na riadenie zásob

Efektívna kontrola zásob vo výrobných spoločnostiach si vyžaduje správne zadefinovanie cieľových úrovní zásob, spoľahlivé plánovanie odbytu a výroby a rýchlo dostupné a presné informácie

Pre efektívnu kontrolu zásob je potrebné, aby si firma v prvom rade zadefinovala cieľové – optimálne úrovne zásob, a tieto potom porovnávala so skutočnou úrovňou zásob.

Proces kontroly možno ilustrovať nasledovným spôsobom:

Optimálna výška zásob

Pri riadení zásob je dôležité si uvedomiť, že zásoby sú funkciou budúceho dopytu. Zásoby hotových výrobkov sa prispôsobujú očakávanému predaju, a zásoby surovín a materiálov očakávanej úrovni výroby, ktorá zase závisí od plánu predaja. Hoci sa to zdá byť samozrejmosťou, firmy na tento princíp často zabúdajú.


Plánovanie odbytu a výroby

Kľúčom k riadeniu zásob v celom hodnotovom reťazci je efektívne plánovanie odbytu a výroby. Pokiaľ firma nedokáže zladiť výrobu s očakávaným dopytom, vždy bude mať problémy s hromadením nadbytočných zásob.

Plánovanie výroby postavené na pláne predaja, ktorý pripraví obchodné oddelenie, vedie v mnohých prípadoch k značným nepresnostiam. Dôvod je jednoduchý: obchodníci sú dobrí v tom, čo robia – v predávaní, ale plánovanie zvyčajne nie je ich silnou stránkou. Navyše každý obchodník použije vo svojom pláne iný prístup, niektorí sú konzervatívni a iní plánujú agresívne, niektorí k plánovaniu pristupujú zodpovedne, iní iba ako k administratívnej povinnosti. 

Efektívne plánovanie odbytu a výroby si vyžaduje, aby firma pri tvorbe plánu aplikovala svoje poznatky o historických trendoch predaja a vzorcoch správania sa zákazníkov a výrobkov, čím do veľkej miery eliminuje nedostatky obsiahnuté vo vstupoch z obchodného oddelenia. Pre viac informácií o plánovaní výroby si môžete prečítať článok Plánovanie výroby – kľúč k optimalizácii pracovného kapitálu.


Stanovenie cieľových úrovní zásob

Pre každú položku zásob je potrebné stanoviť cieľovú úroveň, vyjadrenú v podobe cieľovej doby obratu. Cieľová doba obratu závisí od viacerých faktorov, ako sú:  

  • požadovaná úroveň dodávateľského servisu pre zákazníka: pre najdôležitejších zákazníkov, ktorí požadujú vysokú úroveň servisu (t.j. schopnosť splniť objednávku včas a v maximálnom rozsahu) je potrebné udržiavať vyššie úrovne zásob, pre menej významných je možné vyrábať na objednávku 
  • význam položky – objem predaja a ziskovosť: napríklad automobilové spoločnosti vyrábajú najpredávanejšie modely na sklad, a menej predávané iba na základe objednávok od dílerov  
  • náklady súvisiace s dodaním alebo výrobou: možnosť získať objemové rabaty alebo logistické úspory hovoria v prospech väčších objednávok, čo vedie k vyšším zásobám.  Podobne väčšie výrobné dávky znižujú jednotkové náklady, no zvyšujú úroveň zásob.
  • doba výroby alebo doba dodania: táto doba zvyčajne predstavuje minimálnu cieľovú dobu obratu zásob. Čím dlhšia je doba výroby (výrobky) alebo dodania (suroviny), tým je väčšia tendencia udržiavať aj určitú rezervnú zásobu, hoci nie pri všetkých položkách je to opodstatnené

V zásade je hľadanie optimálnej zásoby hľadaním kompromisu medzi potrebou maximalizácie likvidity, optimálneho dodávateľského servisu a minimalizácie nákladov. Pri výpočte optimálnej úrovne zásob je preto potrebné tieto faktory zohľadniť v matematickom modeli výpočtu cieľovej doby obratu pre každú položku zásob. 


Výpočet cieľovej zásoby a porovnanie so skutočnosťou

Na základe plánu odbytu a výroby a cieľovej obrátky zásob sa ku dňu vyhodnocovania vypočíta optimálna – cieľová zásoba v kusoch, tonách a pod. Cieľom je prispôsobovať nákup surovín a výrobu tak, aby sa vznikajúce zásoby čo najviac približovali optimálnym úrovniam. Pri vyhodnocovaní zásob na mikroúrovni je vždy potrebné používať plánované objemy predaja, výroby a spotreby, nie historické.

Nasledovný príklad ukazuje jednoduchý kontrolingový nástroj na vyhodnocovanie zásob nakupovaných materiálov.

Ku každej materiálovej položke je na základe plánu výroby pripravený plán jej spotreby po týždňoch. Napríklad položka A, ktorej cieľová obrátka (t.j. optimálna zásoba) predstavuje 7 dní, potrebuje týždňovú zásobu t.j. má pokrývať výrobu v prvom týždni. Položka B predstavuje  kľúčovú surovinu pre najpredávanejšie výrobky a firma sa rozhodla, že bude držať 3 dňovú pohotovostnú zásobu, preto je cieľová obrátka 10 dní. Zásoba tak musí pokryť spotrebu v prvom týždni a polovicu spotreby v druhom týždni. Naopak, zásoba položky C vyzerá nedostatočná, pretože len v najbližšom týždni spotrebuje výroba viac, ako je zásob na sklade, a najbližšia dodávka môže prísť až o dva týždne. 

Podobný report je možné pripraviť aj pre hotové výrobky:

Z reportu vyplýva, že napríklad výrobok A sa v najbližších dvoch týždňoch vôbec nemusí vyrábať, pretože je ho dosť na sklade. 


Diferenciácia podľa trhovej segmentácie

Pre optimálne riadenie zásob je vo väčších firmách potrebné používať diferencované cieľové úrovne zásob pre rôzne segmenty odberateľov alebo výrobkov. Napríklad optimálna zásoba výrobku A vyrábaná pre top zákazníka by mala byť vyššia, aby mu firma zaručila vysoký dodávateľský servis, no zásoba toho istého výrobku A pre menej dôležitého zákazníka môže byť nižšia, príp. pre takéhoto zákazníka môže firma vyrábať iba na objednávku. Viac informácií o používaní segmentácie v riadení zásob nájdete v článku Ako znížiť zásoby diferencovaním úrovne dodávateľského servisu.

Ak firma používa prístup diferenciácie, je potrebné pri výpočte cieľových obrátok zohľadniť odberateľskú štruktúru plánu odbytu pre danú položku. Ak sa napríklad plán odbytu pre výrobok A v prvom týždni skladá z 5 ton pre zákazníka z kategórie „A“, ktorý vyžaduje cieľovú obrátku 10 dní, a 1 tony pre zákazníka z kategórie „C“, ktorý vyžaduje cieľovú obrátku 5 dní, tak optimálna zásoba by mala byť ( 5 x 10 + 1 x 5 ) / 6 = 9,2 dní.


Dáta ako limitujúci faktor

Pokiaľ nemá firma ERP systém, ktorý umožňuje plnohodnotné plánovanie výroby a integrovanie dát potrebných pre riadenie a vyhodnocovanie zásob, budete musieť nájsť spôsob, ako skonsolidovať informácie z rôznych zdrojov – najmä skladové hospodárstvo a plán odbytu a výroby. Ako dočasné riešenie je možné používať MS Excel, nie je to však ideálne, pretože neposkytuje dáta v reálnom čase, je ťažšie prístupný zainteresovaným osobám, je náchylný na vznik chýb a vyžaduje dodatočnú prácu ľudí na kontrolingu.


Integrovaný report

Integrovaný report slúži kontrolingu ako nástroj pre kontinuálne sledovanie zásob. Jednoduchý príklad postavený na cieľových obrátkach zásob a pláne dopytu a výroby môže vyzerať nasledovne:

Kontroling zásob vo výrobe


Tento článok sa páči

0

 luďom, hlasujte:


Počet komentárov: