HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO

Transformácia finančného oddelenia (4)

Praktický návod na zvyšovanie efektívnosti procesov a činností na finančnom oddelení.

02.08.2013 | Zdroj: IMA

CFO.sk 

V ďalšej sérii článkov na tému transformácie finančného oddelenia (viď predchádzajúce články Transformácia finančného oddelenia 1, 2 a 3) sa budeme venovať zlepšovaniu procesov na finančnom oddelení. Nižšie uvedený príklad je možné použiť prakticky vo všetkých oblastiach finančného riadenia (účtovníctvo, príprava výkazov, reporting a konsolidácia, kontroling atď.) bez ohľadu na veľkosť finančného oddelenia.

Po vytvorení súdržného tímu a odstránení nepotrebných aktivít sa manažér finančného oddelenia v prípadovej štúdii IMA sústredil na skvalitnenie existujúcich procesov. Vybral 10 oblastí - hlavných výkonnostných atribútov, ktoré boli dôležité pre zefektívnenie činností na finančnom oddelení:

1. Dobré pracovné návyky – udržovanie poriadku v kancelárii a na pracovnom stole.
   
2. Riadenie a dosahovanie cieľov – osobných ako aj za celé finančné oddelenie.
   
3. Osobný rozvoj zamestnancov a skvalitňovanie pracovných činností.
   
4. Meranie výkonnosti jednotlivých činností a zamestnancov.
   
5. Spolupráca s „dodávateľmi“ – ostatnými oddeleniami, ktoré finančnému oddeleniu poskytujú podklady.
   
6. Bezpečnosť pri práci a zdravie zamestnancov.
   
7. Spolupráca s internými zákazníkmi (ostatné oddelenia vo firme).
   
8. Zabezpečenie súladu so Sarbanes-Oxley a účtovnou legislatívou.
   
9. Komunikácia.
   
10. Dokumentácia, archivácia, a štandardizácia pracovných činností.
    

Manažér zadefinoval pre každú oblasť 5 kvalitatívnych úrovní: najnižšiu – neefektívny spôsob, akým sa činnosti na finančnom oddelení dovtedy vykonávali, až po piatu najvyššiu úroveň, ktorá predstavovala best practice - ideálne vykonávanie pracovných činností. Pre každú úroveň pridal popisy a konkrétne príklady, a kde to bolo možné, aj merateľné ukazovatele. Zamestnanci tak mali jasnú predstavu o tom, čo a ako musia robiť, aby dosiahli ďalšiu úroveň.

Príklad zvyšovania efektívnosti pracovných činností vo vybraných oblastiach (v prípadovej štúdii je detailne popísaných 5 oblastí):

V praxi sa zlepšovanie interných procesov na finančnom oddelení uplatňovalo nasledovne:

• Jednotlivé oblasti si zamestnanci medzi sebou rozdelili a každý dostal na zodpovednosť jednu z nich. Vytvoril malý pracovný tím s kolegami a pripravili si plán, ako budú zavádzať opatrenia vo svojej oblasti.
  
• Manažér finančného oddelenia naviazal časť odmien každého zamestnanca na dosiahnutie cieľov v jeho oblasti.
  
• Každý pracovný tím sa stretával na týždennej báze. Cieľom bolo čo najskôr dosiahnuť najvyššiu – piatu úroveň.
  
• Manažér každý mesiac „auditoval“ výsledky práce a každý pracovný tím mal možnosť dokázať, že splnil podmienky na postúpenie do vyššej kvalitatívnej úrovne, až kým nedosiahol najvyššiu úroveň.
  

Článok vychádza z prípadovej štúdie „Putting Accountants on a Lean Diet“, ktorá bola uverejnená v časopise Strategic Finance Management organizácie Institute of Management Accountants (IMA).