HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO

Transformácia finančného oddelenia (2)

V malom finančnom tíme je potrebné zabezpečiť vzájomnú zastupiteľnosť zamestnancov a znížiť závislosť celého oddelenia na jednej osobe.

V menších finančných oddeleniach, čo je prípad drvivej väčšiny firiem na Slovensku, je často krát veľkým problémom úzka špecializácia jednotlivých zamestnancov. Ak jeden z nich ochorie, odíde na dovolenku alebo dá výpoveď, vznikne problém, ktorý sa ťažko rieši a prináša stres a nadčasy pre zvyšok tímu. Ak vie napríklad on-line banking aplikáciu používať  iba jedna alebo dve osoby, firma môže mať v čase ich neprítomnosti problém s úhradou dodávateľských faktúr.  

Prípadová štúdia IMA prináša praktický návod, ako tento problém preklenúť. Manažér v tomto  prípade riešil vzájomnú zastupiteľnosť v používaní rôznych informačných systémov a aplikácií, rovnaký prístup sa však dá aplikovať aj na jednotlivé pracovné procesy na finančnom oddelení.

V prípadovej štúdii bolo druhým krokom hlavného kontrolóra zvýšiť vzájomnú zastupiteľnosť zamestnancov jeho 15 členného finančného oddelenia. Zadefinoval hlavné systémy a aplikácie, ktoré zamestnanci používali, a vytvoril maticu, ktorá zobrazovala úroveň schopností zamestnancov pracovať s jednotlivými aplikáciami. Úroveň rozdelil na nováčika (N), začiatočníka (B), pokročilého (I) a experta (E):

Matica okamžite odhalila, v ktorých aplikáciách je oddelenie odkázané na jedného alebo dvoch zamestnancov alebo kde nikto z tímu nemá dostatočné znalosti.  Zároveň dala zamestnancom pocit dôležitosti, pretože mohli ostatných kolegov učiť ako používať aplikácie, v ktorých sú expertmi.

Na základe analýzy sa pripravil školiaci program, podľa ktorého mali zamestnanci jeden druhého zaučiť do používania svojich aplikácií.

Ako pri každej iniciatíve, ktorá prináša zmenu, niekoľko zamestnancov sa k programu zaškoľovania postavilo defenzívne a nechceli sa zapájať. Hlavný kontrolór sa rozhodol, že tento problém musí vyriešiť rýchlo, a jednoducho nariadil vzájomné zaškoľovacie stretnutia,  zorganizoval rôzne skupinové aktivity a spoločné obedy, a zabezpečil osobnú podporu zo strany oddelenia ľudských zdrojov. Väčšina zamestnancov sa tak nakoniec do programu zapojila a popri zlepšení vzájomnej zastupiteľnosti iniciatíva pomohla aj zvýšiť súdržnosť celého finančného tímu.

Článok vychádza z prípadovej štúdie „Putting Accountants on a Lean Diet“, ktorá bola uverejnená v časopise Strategic Finance Management organizácie Institute of Management Accountants (IMA). 


Tento článok sa páči

0

 luďom, hlasujte:


Počet komentárov: