HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO

Transformácia finančného oddelenia (1)

Skutočný príbeh, ako jeden hlavný kontrolór zmenil svoje finančné oddelenie k lepšiemu.

15.07.2013 | Zdroj: IMA

CFO.sk 

Robíte na finančnom oddelení veci tak, ako ich robíte len preto, lebo sa tak robili od „nepamäti“? Máte problém zastúpiť kolegu, ak potrebuje odísť na dovolenku?  Máte kopec nadčasov, stoly zavalené faktúrami a stres pri finančnej závierke alebo príprave finančného výhľadu?

Ak áno, prípadová štúdia organizácie Institute of Management Accountants (IMA) „Putting Accountants on a Lean Diet“ prináša praktickú inšpiráciu, ako vedúci kontrolór výrobného závodu jednej spoločnosti zmenil svoje finančné oddelenie s 15 ľuďmi na moderne riadený a efektívne pracujúci tím.

Jedná sa o skutočný príbeh, výsledkom ktorého bolo skrátenie mesačného závierkového procesu na menej ako 5 pracovných dní, eliminácia pracovných činností, ktoré nikomu nepridávali hodnotu (25% pracovného času) a odstránenie nadčasov tak, že všetci zamestnanci mohli odchádzať z práce medzi 16:00 a 17:00 a nadčasy sa pracovali iba výnimočne.

Proces transformácie tohto finančného oddelenia zahŕňal nasledovné kroky:

1. Vytvorenie tímovej pracovnej kultúry a odstránenie komunikačných bariér.
   
2. „Krížové“ zaškolenie zamestnancov s cieľom vytvoriť vzájomnú zastupiteľnosť.
   
3. Zavedenie efektívnych pracovných návykov a eliminácia činností, ktoré nepridávajú hodnotu.
   
4. Zadefinovanie kvalitatívnych parametrov, ktoré charakterizovali maximálne efektívne vykonávanie každého procesu, a ich napojenie na osobné ciele a hodnotenie zamestnancov.
   
5. Zefektívnenie procesu mesačnej závierky.
   

V tomto článku sa venujeme prvému kroku.

Vytvorenie tímovej pracovnej kultúry a odstránenie komunikačných bariér

Hlavný kontrolór zaviedol pravidelné stretnutia celého finančného oddelenia na týždennej báze. Cieľom stretnutí bolo dať každému zamestnancovi priestor vyjadriť svoje názory a prísť s odporúčaniami, zvýšiť sebavedomie, rozvíjať spoluprácu a posilniť pocit vzájomnej dôvery, a nastaviť myslenie ľudí tak, aby boli otvorení zmenám. Zmena myslenia (pracovnej kultúry) bola nevyhnutným predpokladom pre úspešnú realizáciu ďalších 4 krokov.

Všetky stretnutia sa riadili 10 pravidlami tímovej spolupráce uvedenými na konci tohto článku.

Každé stretnutie sa venovalo inej téme a vždy ho viedol iný člen tímu. Jeho úlohou bolo odprezentovať  jeho pohľad na vybranú tému, ako napr. proces expedície výrobkov a s ním súvisiace problémy, moderovať k danému problému diskusiu a urobiť zo stretnutia poznámky. Každý musel začať stretnutie nejakou pozitívnou správou, či už z pracovného alebo osobného života. 

Stretnutia končili tým, že zamestnanci museli uviesť jedno pozitívne hodnotenie priebehu stretnutia (napr. „prezentácia bola dobre pripravená a diskusia efektívne moderovaná) a jedno odporúčanie (napr. „nemali sme dosť informácií na to, aby sme urobili zmysluplný záver“). Zároveň sa spísali odporúčania týkajúce sa témy stretnutia (napr. ako odstrániť problémy vznikajúce pri expedícii výrobkov).

Počas prvých stretnutí boli zamestnanci často neistí a zdráhali sa zdieľať svoje názory. Postupne si však uvedomili, že im stretnutia pomáhajú zvyšovať pocit dôležitosti a rovnocennosti v tíme, ich nadriadený a firma má skutočný záujem o zlepšenie pracovného prostredia, odstránenie nadčasov a stresu, a že stretnutia vôbec nesúviseli s procesom hodnotenia zamestnancov alebo identifikáciou ich slabých stránok. Korektívne oparenia, na ktorých sa počas stretnutí dohodli, viditeľne pomáhali zvyšovať efektívnosť pracovných procesov a zlepšovať pracovnú atmosféru.

Postupne sa hlavnému kontrolórovi podarilo dosiahnuť cieľ stretnutí – zamestnanci prichádzali s nápadmi, nebáli sa povedať svoj názor, zvýšila sa ich vzájomná dôvera a spolupráca. Mohol tak začať frekvenciu a trvanie stretnutí znižovať, a neskôr už stretnutia viedol on sám alebo jeho zástupca.

10 pravidiel tímovej spolupráce

1. Zapájajte sa a pýtajte sa otázky.
   
2. Neprerušujte ostatných, keď hovoria.
   
3. Nesnažte sa byť dominantným.
   
4. Kritizujte problémy, nie ľudí.
   
5. Dôsledne zapisujte nové myšlienky a nápady.
   
6. Používajte „pravidlo trojitého zaklopania“ – ak sa diskusia odkláňa od hlavnej témy, tri krát zaklopte na stôl.
   
7. Používajte „pravidlo 100 míľ“ – neodpovedajte na telefonát alebo neopúšťajte stretnutie, pokiaľ by ste kvôli tomu neboli ochotní prejsť 100 míľ (t.j. iba ak to je naozaj urgentné).
   
8. Ak vás počas diskusie napadne myšlienka, ktorá sa netýka témy rozoberanej na stretnutí, poznačte si ju a otvorte ju na inom mieste alebo stretnutí.
   
9. Prichádzajte načas.
   
10. Neberte veci príliš vážne, bavte sa.
    

Sledujte CFO.sk, v ďalších príspevkoch vás oboznámime so zvyškom tohto príbehu.