HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO

Transformácia finančného oddelenia (3)

Viete, aký podiel z celkového odpracovaného počtu hodín na vašom finančnom oddelení predstavujú činnosti, ktoré nepridávajú žiadnu hodnotu?

24.07.2013 | Zdroj: IMA

CFO.sk 

Na každom finančnom oddelení sa časom začnú vytvárať aktivity, ktoré nikomu nepridávajú hodnotu. Produkujú sa reporty, ktoré už dnes užívatelia nepotrebujú. Analýzy sa pripravujú od začiatku bez toho, aby sa využili podobné analýzy pripravené v minulosti. Pracovníci nemajú prehľad o tom, čo ich kolegovia robia, kedy to dokončia a kedy to budú môcť spracovať.

Manažér finančného oddelenia v prípadovej štúdii IMA sa rozhodol tieto problémy odstrániť a finančné oddelenie „vyčistiť“ od všetkého, čo zdržovalo, nepridávalo hodnotu alebo prekážalo v efektívnej práci. Sústredil sa na dve oblasti:

• Vytvorenie dobrých pracovných návykov
  
• Odstránenie prebytočných činností
  

Vytvorenie dobrých pracovných návykov

Cieľom tohto opatrenia bolo ušetriť čas pri hľadaní potrebných informácií a zvýšiť prehľad o tom, čo ktorý zamestnanec robí a kedy budú jeho výsledky práce k dispozícii ostatným kolegom.

Jedným z problémov na finančnom oddelení bolo neustále hromadenie papierovej dokumentácie, ktoré si zamestnanci zvykli uchovávať donekonečna. Oddelenie zaviedlo pravidlá pre archiváciu a používanie dokumentov a kancelárskych pomôcok. Všetky nepotrebné šanóny, faktúry a skrinky boli odstránené (tím potreboval niekoľko dvojhodinových stretnutí, aby sa vôbec dohodol na tom, čo potrebuje a čo nie). Prebytočné kancelárske potreby sa presunuli na jedno centrálne miesto, na stoloch, podlahe a oknách nemohli zostať žiadne dokumenty, s ktorými sa práve nepracovalo, každý použitý dokument sa musel vrátiť na pôvodné miesto. Všetko, čo sa dalo konvertovať alebo používať v digitálnej podobe, sa zdigitalizovalo. Každý šanón, zásuvka a skrinka sa označila štandardizovanými etiketami. Výsledkom bol poriadok v kanceláriách, každý zamestnanec mal rýchly prístup k tomu, čo potreboval, a vedel to rýchlo nájsť.

Druhou zmenou bolo zavedenie zoznamov úloh s termínmi pre každého jedného zamestnanca, ktoré boli zdielané v rámci tímu. Každý tak vedel, čo kto robí a kedy môže očakávať výstupy od kolegov.

Odstránenie prebytočných činností

Pri hľadaní aktivít, ktoré by bolo možné eliminovať, sa oddelenie sústredilo na tieto oblasti:

• „Nadprodukcia“ – eliminácia činností, ktoré nie sú potrebnú, sú nad rámec požiadaviek alebo vykonané zbytočne skôr pred termínom dodania, a ktoré nepridávajú hodnotu. Zamestnanci prehodnotili všetky pripravované reporty a analýzy, spýtali sa ich užívateľov, do akej miery ich využívajú, a všetko, čo nebolo potrebné, sa jednoducho prestalo robiť.
  
• „Zásoby“ – v prípade finančného oddelenia je to napríklad kopa nespracovaných faktúr alebo reportov, ktoré čakajú na doručenie užívateľom. Napríklad nebolo zriedkavosťou, ak rôzni zamestnanci mali na finančnom oddelení 5 kópií toho istého dokumentu.
  
• „Prepracovanie“ – finančné oddelenie identifikovalo hlavné príčiny, ktoré viedli k chybám pri príprave reportov, spracovaní objednávok, vystavovaní faktúr a pod.  a ktoré si vyžadovali manuálne opravy a opakované spracovanie. Následne sa zamestnanci zaškolili tak, aby sa týmto chybám systematicky vyhýbali.
  
• „Presuny“ – finančné oddelenie prestalo pripravovať tlačené verzie reportov a dokumentov a všetky sa začali posielať v elektronickej podobe. Všetky kancelárske pomôcky sa umiestnili tak, aby boli dostupné priamo zo stola a aby zamestnanci nemuseli pre ne zbytočne chodiť.
  
• „Čakanie“ – tím identifikoval prípady, v ktorých boli jednotliví zamestnanci na sebe závislí a jeden čakal na výsledok toho druhého, napr. pracovník učtárne čakal na výpočet opravnej položky k zásobám, ktorý pripravoval iný zamestnanec. Kdekoľvek to bolo možné, tím eliminoval vzájomnú závislosť, čo urýchlilo prácu.
  
• „Automatizácia“ – oddelenie zautomatizovalo niektoré činnosti ako napr. zber dát, čo vytvorilo viac času na aktivity s vyššou pridanou hodnotou (napr. analýzy).
  

Výsledkom týchto zmien bolo výrazné zefektívnenie práce a skrátenie nadčasov. Zamestnanci začali chodiť domov o štvrtej popoludní, a nadčasy sa robili iba vtedy, ak sa všetci zhodli na tom, že boli nevyhnutné. Zamestnanci mali viac času na vzdelávanie a vzájomné školenie sa, mohli si vyskúšať zaujímavú pracovnú náplň niekoho iného, ale predovšetkým mohli poskytovať kvalitnejší servis s vyššou pridanou hodnotou interným zákazníkom v spoločnosti.

Súvisiace články:

Transformácia finančného oddelenia (1)

Transformácia finančného oddelenia (2)

Článok vychádza z prípadovej štúdie „Putting Accountants on a Lean Diet“, ktorá bola uverejnená v časopise Strategic Finance Management organizácie Institute of Management Accountants (IMA).