Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Fakturácia ako predpoklad pre bezproblémové riadenie pohľadávok

Bezchybná fakturácia je najdôležitejším predpokladom pre rýchle inkaso pohľadávok

15.07.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

6% - 12% slovenských firiem udáva ako dôvod oneskoreného inkasa pohľadávok chyby na vystavených faktúrach (prieskum kreditnej poisťovacej spoločnosti Atradius).

Cieľom efektívnej fakturácie je:

1. Minimalizovať počet chýb na vystavených faktúrach
   
2. Zabezpečiť promptné vystavovanie faktúr ihneď po realizácii dodávky
   

Dôležitejším z týchto dvoch parametrov je chybovosť faktúr. Ak faktúra obsahuje chyby (nesúlad s objednávkou alebo dodacím listom, nesprávne uvedenie zľavy a pod.), je potrebné so zákazníkom vyjasniť nezrovnalosti a chybu odstrániť vydaním dobropisu alebo novej faktúry. To často zaberie aj niekoľko týždňov, už len preto, lebo samotný zákazník môže na chyby v dodávateľskej faktúre prísť neskoro, alebo ich môže zneužívať na zámerné odkladanie platby.

Predpokladom pre bezchybne vystavené faktúry sú dobre zvládnuté procesy prípravy cenovej ponuky, zmluvnej dokumentácie, cenotvorby a spracovania objednávok.

Pri fakturácii je potrebné zabezpečiť, aby vystavená faktúra bola v súlade s požiadavkami zákazníka a umožňovala mu bezproblémové spracovanie a schválenie faktúry. Niektorí odberatelia, napríklad nadnárodné korporácie alebo štátne spoločnosti majú špeciálne definované požiadavky, čo všetko musí faktúra obsahovať.

Chybná faktúra vedie k dodatočnej administratívnej záťaži aj na strane odberateľa. Niektoré spoločnosti vyhodnocujú mieru chybovosti dodávateľských faktúr ako jeden z parametrov ratingu svojich dodávateľov.

Rýchle vystavenie faktúry je dôležité vtedy, ak sa splatnosť faktúry začína počítať odo dňa jej doručenia odberateľovi.

Odporúčania

• Zabezpečte, aby faktúry vždy obsahovali všetky náležitosti, ktoré požaduje odberateľ (číslo objednávky / zmluvy, fakturačnú adresu, dohodnuté platobné podmienky a pod.). Automatizácia objednávkového a fakturačného procesu umožňuje výrazne znížiť faktor ľudských chýb a zvýšiť presnosť faktúr.
  
• Pre veľké objednávky zaveďte systém kontroly spokojnosti zákazníka. Po prijatí objednávky sa skontaktujte s odberateľom a potvrďte si špecifikáciu dodávky a dodacie podmienky. Jasne formulujte svoje očakávania ohľadne platobných podmienok a termínov. Kontaktujte odberateľa aj po realizácii dodávky a ubezpečte sa, že všetko prebehlo v poriadku a dodávka je v súlade s objednávkou a očakávaniami odberateľa. Tieto kroky vám umožnia včas identifikovať sporné situácie a skrátiť riešenie reklamácie, a zvýšiť spokojnosť zákazníka. Podobný kontrolný proces je zvlášť vhodný napríklad pre firmy, ktoré dodávajú výrobné zariadenia alebo podnikové služby, alebo pre jednorazové veľké objednávky.
  
• Monitorujte počet chybných faktúr ako jeden z ukazovateľov riadenia pohľadávok. Jednoduchý ukazovateľ kvality fakturácie dáva do pomeru počet sporných faktúr k celkovému počtu vystavených faktúr v danom období (príp. v hodnotovom vyjadrení). Ak je vyšší ako 5%, znamená to, že váš personál musí investigovať a opravovať každú dvadsiatu faktúru. Pre firmy s veľkým počtom transakcií to znamená vysoké administratívne náklady a výrazné spomalenie inkasa.
  
• Sledujte počet a objem nevyfakturovaných dodávok a udržujte ho na čo najnižšej úrovni. Niektoré spoločnosti zámerne vystavujú a rozosielajú faktúry raz týždenne, čím si sami predlžujú dobu inkasa faktúr.
  
• Dohodnite si so zákazníkmi najvhodnejší spôsob riešenia reklamácií chybných faktúr. Napríklad vystavenie dobropisu na spornú čiastku a súčasná úhrada nerozporovanej čiastky zo strany odberateľa urýchli inkaso (hoci komplikuje párovanie platieb).
  
• Používajte elektronickú fakturáciu, pokiaľ je to možné. Novela zákona o dani z pridanej hodnoty  dáva papierové a elektronické faktúry do rovnocenného postavenia.