Treasury & Riadenie rizík | Supply chain

E-invoicing - elektronická fakturácia

Zmeny v daňovej legislatíve od 1.1.2013 podporujúce rozšírenie elektronickej fakturácie môžu vyvolať revolúciu v obchodnom styku

04.07.2013 | Zdroj: Deloitte

Deloitte 

Prečo elektronická fakturácia?

S účinnosťou od 1. januára 2013 Slovenská republika preberá do zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“) smernicu Rady 2010/45/EÚ z 13. júla 2010, ktorou sa mení a dopĺňa smernica 2006/112/ES o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty, pokiaľ ide o pravidlá fakturácie (ďalej len „fakturačná smernica“).

Fakturačná smernica je výsledkom snáh o zjednotenie pravidiel jednotlivých členských štátov pre vystavovanie faktúr a digitalizáciu Európskej únie potom, čo v roku 2010 Európska únia vyhlásila strategický cieľ dosiahnuť do roku 2020 elektronickú fakturáciu ako prevažujúci spôsob  fakturácie (momentálne menej ako 10%).

Smernica a  transpozícia do našej legislatívy, ktorou sa upravil zákon o dani z pridanej hodnoty podporuje rovnocenné postavenie elektronickej fakturácie, ktorá sa môže uplatniť vo všetkých vzťahoch podnikania – business to business (B2B), business to governemnt (B2G), alebo business to consumer (B2C).

Čo je elektronická faktúra?

Elektronická faktúra je taká faktúra, ktorá obsahuje všetky zákonom stanovené náležitosti a zákazníkovi bola zaslaná alebo sprístupnená v akomkoľvek elektronickom formáte.  Použitie zvoleného elektronického formátu závisí na rozhodnutí účtovnej jednotky.

Kedy môžem použiť elektronickú faktúru?

Elektronickú faktúru je možné vydať len so súhlasom jej príjemcu. Zaujímavou skutočnosťou je, že tento súhlas môže byť vo forme písomného potvrdenia, e-mailového potvrdenia. Dokonca aj samotné zaplatenie elektronickej faktúry by malo vyjadrovať súhlas príjemcu s jej vydaním v elektronickej podobe.

Ďalšou podmienkou elektronickej fakturácie je zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry. Lokálne právne úpravy členských štátov pritom nemôžu obmedzovať aký spôsob si dodávateľ a odberateľ zvolia.

Výhody a dopady na systémy, procesy a riadenie vzťahu so zákazníkmi

Medzi hlavné výhody, ktoré sa očakávajú od zavedenia elektronickej fakturácie, patrí zjednodušenie a zrýchlenie obrátkovosti pracovného kapitálu vďaka rýchlejšiemu doručeniu a zaplateniu faktúr. Nezanedbateľný je aj ekologický aspekt tejto iniciatívy. Okrem zníženia nárokov na papier sa znížia požiadavky na kancelárske priestory a archiváciu tlačených papierových dokumentov.

Všetky benefity sa nedosiahnu, ak elektronizácia zasiahne iba proces zasielania faktúry príjemcovi, t.j. ak sa vytlačená podpísaná faktúra naskenuje a zašle elektronickou poštou zákazníkovi.

Plné výhody elektronizácie sa dosiahnu len pri úplnej dematerializácii počas celého životného cyklu faktúry. End-to-end riešenia ponúkajú elektronickú generáciu faktúry, jej schválenie, automatické zaúčtovanie, zaslanie príjemcovi a následnú archiváciu.

S úplnou elektronizáciou fakturácie sú tiež spojené dopady na IT systémy a IT infraštruktúru spoločnosti.  Dá sa očakávať, že spoločnosti s veľkým počtom zákazníkov budú hľadať nové IT riešenia alebo špecifické nadstavby – tzv. zákaznícke informačné systémy. Ich úspešná implementácia závisí aj od správneho zvolenia vhodného IT riešenia, testovania a migrácie.

Chyba vo faktúre zákazníkovi znamená okrem reputačného rizika aj predovšetkým riziko finančnej straty. Na elektronickú faktúru sa vzťahujú rovnaké požiadavky na archiváciu ako na jej papierovú „predchodkyňu“. Elektronické faktúry by preto nemali ostať uložené len na pevnom disku jedného počítača, a spoločnosti by mali zvážiť okrem dostatočných zálohovacích postupov aj riziko business continuity, t.j. schopnosť pokračovať v činnosti aj v prípade úplného odstavenia IT systémov napr. pri prírodnej katastrofe.

Spoločnosti by mali zabezpečiť dostatočné kontrolné postupy pri kolobehu fakturácie svojim zákazníkom, na nich je totiž bremeno zabezpečiť ich dôveryhodnosť. Veľkou výhodou je, že elektronické faktúry je možné odosielať a prijímať v jednom elektronickom formáte, a potom ich konvertovať na iný formát. Spoločnosti sa teda nemusia obávať toho, že budú odkázané na použitie rovnakého IT riešenia počas celej doby archivácie elektronických faktúr.

Je riešenie v oblakoch?

Elektronická fakturácia môže zvýšiť rast trhu v oblasti poskytovateľov outsourcingu vystavovania faktúr a ich zasielania zákazníkom, ktorí budú schopní poskytnúť kompletný servis v cloude, vrátane použitia špecializovaného zákazníckeho informačného systému. Takisto to môže znamenať zníženie počiatočných nákladov pre start-up spoločnosti, ktoré ponúkajú dematerializovaný produkt alebo službu.

V prípade otázok ohľadne problematiky elektronickej fakturácie môžete kontaktovať  Jána Bobockého, Senior Managera na oddelení auditu, alebo Jána Skorku, manažéra na oddelení daní spoločnosti Deloitte Slovensko na e-mailových adresách jbobocky@deloitteCE.com a jskorka@deloitteCE.com.

Na spoločnosť Deloitte sa vzťahuje obmedzenie zodpovednosti Prevádzkovateľa portálu CFO.sk a jeho odborných prispievateľov a partnerov.