Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Efektívne riadenie pohľadávok začína pri cenovej ponuke

Úspešnosť riadenia pohľadávok vo veľkej miere závisí od procesov, ktoré predchádzajú samotnej fakturácii a riadeniu inkasa.

09.07.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Medzi tieto procesy patria:

1. Príprava cenovej ponuky
   
2. Zmluvná dokumentácia
   
3. Prehľadný cenový mechanizmus (cenotvorba)
   
4. Spracovanie objednávok a splnenie dodávky
   
5. Bezchybná a rýchla fakturácia
   

Kvalita týchto procesov ovplyvňuje bezchybnosť fakturácie a efektívnosť inkasa. Všetky nezrovnalosti vedú k chybám na faktúrach, nedorozumeniam, sporom a následne k predlžovaniu doby splatnosti a nižšej efektívnosti inkasa.

Naopak bezchybnosť vyššie uvedených procesov pomáha zvyšovať spokojnosť zákazníkov a znižovať počet nedorozumení a sporných situácií, čo samo o sebe v podstatnej miere urýchľuje inkaso.

Firma môže mať problémy s inkasom napriek tomu, že má dobre nastavené procesy riadenia pohľadávok. Napríklad nízka kvalita dodávok alebo poruchovosť produktov vedie k tomu, že zákazníci budú odmietať zaplatiť a efektívnosť inkasa sa zhorší.

Princípy efektívnej prípravy cenovej ponuky

Prehľadná cenová ponuka so všetkými informáciami, ktoré má obsahovať, je predpokladom pre bezchybné splnenie objednávky a fakturáciu. To znamená dodržiavať nasledovné pravidlá:

1.  Dodržanie parametrov obsiahnutých v ponuke.

Neponúkajte zákazníkom niečo, čo neviete v primeranej kvalite dodať, inak zostanú nespokojní a nebudú chcieť zaplatiť.

Zabezpečte, aby ponuky obsahovali štandardné produkty, podmienky dodania, schválené ceny. Používajte produktové katalógy, ktoré presne definujú jednotlivé produkty a obchodné podmienky, ku ktorým sa vaša firma môže zaviazať (napr. kvalitatívne parametre dodávky, podmienky a rýchlosť dodania, štandardné doby splatnosti, cenníky, a pod.).

Zaveďte kontrolné a schvaľovacie procesy pre neštandardné ponuky (napr. ponuky mimo schváleného produktového katalógu).

Pre produkty dodávané na mieru, ako sú investičné celky alebo rôzny druhy služieb, zaveďte kontrolný mechanizmus, ktorý bude vyžadovať schválenie ponuky zo strany technického a výrobného tímu, odboru kvality, projektového manažéra, a pod.

2.  Jasne definujte hlavné obchodné podmienky

Zabezpečte, aby každá ponuka obsahovala všetky nasledovné obchodné podmienky:

• Predmet dodávky (parametre, kvalita, číslo produktu a pod.), aby bolo zákazníkovi jasné, k čomu sa ponuka vzťahuje a za čo bude platiť
  
• Jednotková cena a celková cena
• Zľavy a podmienky ich poskytnutia
• DPH
  
• Podmienky dodania a doprava (napr. Incoterms, doba dodania, kto hradí prepravu, a pod.)
  
• Spôsob fakturácie, t.j. kedy presne vystavíte faktúru (pri dodaní, čiastočná fakturácia atď.)
  
• Platobné podmienky, t.j.  aká je doba splatnosti faktúry a od ktorého dňa sa počíta