Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Zmluvná dokumentácia ako predpoklad pre bezproblémové riadenie pohľadávok

Nesúlad predajných cien a ostatných obchodných podmienok uvedených na faktúre so zmluvnou dokumentáciou je jedným z najčastejších problémov meškania inkasa pohľadávok

11.07.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Obchodné vzťahy so zákazníkom sú často založené na rámcovej zmluve, na základe ktorej sa realizujú čiastkové dodávky alebo objednávky počas zmluvného obdobia. Vtedy sú najčastejším problémom, ktorý ovplyvňuje efektívnosť inkasa pohľadávok, diskrepancie medzi cenami (príp. inými obchodnými podmienkami) uvedenými v zmluve a na faktúre. To vedie k sporným situáciám, nutnosti vystavovať dobropisy alebo opravné faktúry, a následne k predlžovaniu splatnosti pohľadávok.

Súvisiaci článok: Efektívne riadenie pohľadávok začína pri cenovej ponuke

Medzi najčastejšie dôvody sporných situácií patria:

• Rámcové zmluvy nie sú včas obnovené a podpísané. Vtedy dochádza k situácii, keď firma realizuje dodávky po ukončení rámcovej zmluvy bez toho, aby boli ceny a ostatné obchodné podmienky zmluvne podchytené, čo automatiky zvyšuje riziko sporov so zákazníkom.
  

Ak napríklad firma poskytuje servis zákazníkom, ktorí zakúpili jej produkt (informačný systém alebo aplikáciu, technológiu a pod.), často im na základe rámcovej servisnej zmluvy poskytuje zvýhodnené ceny oproti ostatným zákazníkom. Vtedy sa môže stať, že hoci obe strany majú záujem pokračovať v poskytovaní servisných služieb, po vypršaní rámcovej zmluvy systém dodávateľa automaticky na faktúru doplní vyššie ceny, ktoré sa fakturujú štandardným zákazníkom.

• Podmienky nových alebo obnovených zmlúv nie sú včas nahodené do systému dodávateľa, čo vedie k rovnakému problému, ako je popísané v predchádzajúcom bode.
  
• Zmeny cien počas zmluvného obdobia. Cenový mechanizmus v rámcových zmluvách často umožňuje úpravu cien, napríklad ak sú ceny odvodené od cien obchodovaných komodít, alebo je skomplikovaný systémom rôznych rabatov a zliav závislých napr. od objemu predaja. Problém vzniká v momente, keď dodávateľ včas neaktualizuje predajné ceny vo svojom systéme, napríklad preto, lebo patriční zamestnanci nedostali od obchodného oddelenia informáciu o dohodnutej zmene, alebo sa včas nezachytil moment, od ktorého má zákazník nárok na zľavu z fakturovanej ceny.
  
• Jednorazové a špeciálne dodávky. Napríklad spoločnosti dodávajúce spotrebný tovar do maloobchodných reťazcov majú so zákazníkom podpísané rámcové zmluvy, ale zároveň počas roka môžu participovať na cenovej / promo akcii zákazníka, kedy zákazníkovi dohodnuté množstvo rovnakého produktu dodajú za cenu nižšiu ako je cena dohodnutá v rámcovej zmluve. Následne môže dôjsť pri vystavovaní faktúr za tovar dodaný v promo akcií k uvedeniu nesprávnej ceny (t.j. ceny z rámcovej zmluvy).
  

Odporúčania

• Pokiaľ je to možné, zakomponujte do rámcovej zmluvy doložku o automatickom obnovení zmluvy na ďalšie obdobie. Zmluva sa automaticky predĺži, pokiaľ ju jedna zo zmluvných strán v stanovenom čase pred ukončením platnosti pôvodnej zmluvy nevypovie, alebo pokiaľ sa strany nedohodnú na nových podmienkach.
  
• Zabezpečte, aby váš informačný systém sledoval doby platnosti všetkých obchodných zmlúv a včas vás upozorňoval na blížiaci sa termín vypršania zmluvy. Nastavte proces upozorňovania s dostatočným časovým predstihom, ideálne niekoľko mesiacov pred vypršaním zmluvy.
  
• Zabezpečte, aby sa informácie o blížiacom sa ukončení zmlúv automaticky dostávali k pracovníkom obchodného oddelenia alebo iným osobám zodpovedným za uzatváranie zmlúv so zákazníkmi.
  
• Zaveďte pravidlá pre riešenie situácií, kedy sa zmluvy nebezpečne blížia k dátumu ukončenia platnosti. Takéto situácie vznikajú napríklad vtedy, keď obchodníci síce majú informáciu o potrebe obnoviť existujúcu zmluvu, s rôznych dôvodov však tak nestihli urobiť. Napríklad zaveďte interný proces, na základe ktorého budú všetky zmluvy, ktorých platnosť končí za 30 dní, reportované riaditeľovi obchodného oddelenia a prípadne iným členom manažmentu, ktorí môžu so zákazníkom urýchliť dohodu o predĺžení zmluvy.
  
• Zaveďte pravidlá a kontrolné procesy, ktoré zabezpečia, že všetky podpísané dodatky o predĺžení zmlúv, zmene fakturačných cien alebo iných informácií dôležitých pre správnu fakturáciu (fakturačná adresa, doba splatnosti, dodacie podmienky) budú včas nahodené do systému a vždy aktuálne. Tu je potrebné zabezpečiť aktívnu účasť zamestnancov obchodného oddelenia.
  
• Snažte sa formulovať zmluvy tak, aby nekončili všetky naraz k tomu istému dátumu, napríklad ku koncu roka, čo vedie k nárazovej záťaži a stresovým situáciám pre obchodné oddelenie a administratívny personál.