Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Výpočet pohotovostnej úrovne zásob

Neadekvátna úroveň pohotovostných zásob vedie na jednej strane k výpadkom v dodávkach, na druhej strane k nadbytočnému viazaniu kapitálu v zásobách

07.10.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Pohotovostné zásoby slúžia na vykrytie neočakávaného kolísania v predaji. Ak je však spôsob a precíznosť ich výpočtu nedostatočná, spôsobujú neefektívne viazanie finančných prostriedkov v zásobách.

Existuje viacero možností, ako počítať pohotovostnú úroveň zásob, a výpočet je odlišný v závislosti od odvetvia (obrátkovosť, minimálna doba dodania, fluktuácia predaja a pod.). Optimalizácia výšky zásob a stanovenie pohotovostnej zásoby tak, aby sa na jednej strane maximalizovala úroveň dodávateľského servisu, a na druhej strane udržala čo najnižšia úroveň zásob, je jednou z najťažších úloh v riadení dodávateľského reťazca. Preto zrejme neexistuje univerzálny návod, akú úroveň pohotovostných zásob udržiavať, v každom odvetví je potrebné pristupovať odlišne. 

Jednou z častých chýb je výpočet, ktorý je založený na historickej fluktuácii predaja a ktorý abstrahuje od toho, ako presne dokáže firma plánovať predaj, alebo ktorý dokonca vôbec neberie do úvahy očakávaný predaj v budúcnosti.

Vysvetlime to na príklade. Nasledujúca tabuľka ukazuje skutočný historický objem predaja výrobku A po týždňoch.  Štandardná odchýlka týždenných predajov predstavuje 18 ks, čo sa rovná 44% priemerného predaja v danom období.

Na základe tohto výpočtu si môže firma povedať, že bude udržiavať pohotovostnú zásobu na tejto úrovni, resp. udržiavať na sklade o 44% viac výrobkov, ako je plánovaný predaj. Takýto prístup by však viedol k neprimerane vysokej pohotovostnej zásobe a zbytočnému viazaniu finančných prostriedkov v pracovnom kapitáli.

Ak firma využíva formálny proces plánovania dopytu a výroby, mala by vo výpočte pohotovostnej zásoby zohľadniť presnosť svojho plánovania. Tú je možné vypočítať ako priemernú absolútnu percentuálnu odchýlku (MAPE – viac v tomto článku), alebo ešte lepšie ako ukazovateľ RMSE (root mean square error), ktorý je konzervatívnejší, pretože vo väčšej miere zohľadňuje veľké odchýlky (RMSE je priemerná hodnota z druhých mocnín absolútnych odchýlok, ktorá je následne odmocnená):

Z porovnania plánovaného a skutočného predaja vidno, že priemerná odchýlka skutočnosti od plánu podľa ukazovateľa RMSE dosahuje 7,3 ks, čo predstavuje 18% priemerného skutočného predaja. (ideálne je presnosť plánovania vypočítať na oveľa väčšej štatistickej vzorke). Odchýlka 18% je podstatne nižšia ako historická štandardná odchýlka 44%. Firma tak môže znížiť pohotovostné zásoby tak, aby zodpovedali presnosti je plánovania predaja. 

Zohľadnenie úrovne dodávateľského servisu v pohotovostnej úrovni zásob

Keďže ukazovateľ RMSE predstavuje strednú hodnotu, znamená to, že dôjde k situácii, keď odchýlka medzi skutočným a plánovaným predajom bude vyššia, ako pohotovostná zásoba vypočítaná podľa RMSE. Preto je potrebné v pohotovostnej úrovni zásob zohľadniť požadovanú úroveň dodávateľského servisu: čím vyššia požadovaná úroveň servisu, tým vyššia musí byť pohotovostná zásoba (napr. vyšší servis pre najdôležitejších zákazníkov, nižší servis pre marginálnych zákazníkov). Tento prístup umožňuje diferencovať výšku zásob podľa toho, pre ktorých zákazníkov sú určené, a vyhnúť sa napr. situáciám, kedy firma udržuje zbytočne vysoké pohotovostné zásoby pre drobných alebo stratových odberateľov.

Viď súvisiaci článok: Ako znížiť zásoby diferencovaním úrovne dodávateľského servisu

Úroveň dodávateľského servisu sa vyjadruje ako percento objednávok, ktoré sú splnené včas, v požadovanom množstve a kvalite. Pre rôzne úrovne dodávateľského servisu je možné vypočítať faktor dodávateľského servisu, napr. pomocou funkcie NORMSINV v Exceli. Napríklad ak pre konkrétneho zákazníka požadujeme dodávateľský servis na úrovni 95%, faktor dodávateľského servisu predstavuje hodnotu 1,64:

Pohotovostná zásoba pre odberateľov s 95% požadovanou úrovňou servisu tak bude predstavovať 18% x 1,64 = 30%. Ak napríklad v 6. týždni plán predaja počíta s 35 ks a minimálna doba dodania výrobku (čas od prijatia objednávky po dodanie tovaru) je 1 týždeň, tak na začiatku týždňa by mala cieľová úroveň zásob vrátane pohotovostnej úrovne predstavovať 45 kusov:

Ďalšie faktory

Výšku pohotovostných zásob ovplyvňujú aj ďalšie faktory, ako napríklad min. doba dodania, objednávkový cyklus (frekvencia objednávok), alebo možné riziká na strane dodávateľov a dostupnosti vstupných materiálov.

Pri zavádzaní nového systému výpočtu pohotovostných zásob je preto potrebné postupovať opatrne, možno začať konzervatívnejšie (napr. s vyšším faktorom dodávateľského servisu), a primeranosť pohotovostnej zásoby neustále vyhodnocovať a optimalizovať.