Controlling & Finančná analýza | Plánovanie

FVA - ako kvantifikovať pridanú hodnotu plánovania (2)

Podrobný návod, ako zanalyzovať a kvantifikovať pridanú hodnotu jednotlivých krokov v plánovacom procese.

Príspevok je pripravený na základe dokumentu Forecast Value Added Analysis: Step-by-Step od spoločnosti SAS.

predchádzajúcom článku sme predstavili metódu FVA – Forecast Value Added. V tomto článku prinášame návod, ako môžete FVA implementovať vo vašej firme.

Mapovanie plánovacieho procesu

Analýza FVA sa začína zmapovaním procesu plánovania – jednotlivých krokov, ako aj všetkých organizačných zložiek, ktoré na príprave plánu participujú. Proces plánovania sa môže skladať z iba dvoch – troch krokov, alebo môže ísť o komplikovanejší formálny proces. V prípade, ak pri plánovaní spolupracujete a získavate vstupy aj od odberateľov a dodávateľov, treba zahrnúť aj tento krok.

Do procesu plánovania sa často zapája top manažment a CEO, ktorí plány kontrolujú a robia v nich úpravy, čím sa zvyšujú interné náklady na plánovanie. Nemusí to ale nevyhnutne znamenať, že výsledný plán je presnejší.

Zber údajov

Ďalším krokom je zber údajov. Napríklad pri plánovaní predaja to môže byť prvá verzia plánu zostavená zo štatistického modelu a druhá verzia plánu po manuálnych úpravách oddelenia plánovania a manažmentu.  Ideálne je ísť do čo najmenšieho detailu – napr. v prípade plánu predaja až na SKU. Takýmto spôsobom je potrebné zozbierať údaje za jednotlivé plánované obdobia – plánovacie cykly (napr. týždne, mesiace):

Logickým predpokladom analýzy FVA je, že máte tieto dáta k dispozícii. Ak ste jednotlivé verzie plánu a zmeny vykonané v jednotlivých krokoch plánovania v minulosti systematicky archivovali, postačí vám už iba spätne vyrobiť naivné plány. Ak ste verzie plánov nearchivovali, budete musieť nejaké obdobie tieto údaje zbierať.

Aby sa z FVA analýzy dali vyvodiť zmysluplné závery, je potrebné presnosť vyhodnocovať za dostatočne dlhé obdobie, resp. na dostatočne veľkej vzorke – t.j. počte plánovacích cyklov. Napríklad pri vyhodnocovaní týždenného plánu predaja je porovnanie štyroch plánovacích období (4 týždňov) príliš malá vzorka a rozdiely môžu byť spôsobené náhodou.

Ak chcete urobiť jednorazové vyhodnotenie FVA, môžete použiť Excel, ak však chcete FVA analyzovať kontinuálne, treba zvážiť špecializované aplikácie.  Metóda FVA môže byť náročná na objem a analýzu údajov, čo Excel po čase nemusí zvládať.

Analýza

Na vyhodnocovanie presnosti plánov môžete použiť rôzne ukazovatele – priemernú % absolútnu odchýlku (MAPE), priemernú absolútnu odchýlku (MAD), percentuálnu presnosť plánu, alebo môžete vyhodnocovať zaujatosť plánov pomocou bežnej priemernej odchýlky (bez absolútnej hodnoty, t.j. oboma smermi).

Tiež je potrebé vybrať spôsob, ktorým zostavíte porovnávaciu základňu - naivný plán. Ak plánované dáta nepodliehajú sezónnosti, môžete použiť skutočnosť za predchádzajúci mesiac, ak sa jedná o sezónny predaj, použite údaje za predchádzajúce porovnateľné obdobie, alebo si môžete zvoliť kĺzavé priemery a pod. Akýkoľvek spôsob si vyberiete, malo by to byť niečo jednoduché – „primitívne“.

Následne je potrebné vybraný ukazovateľ (napr. MAPE) porovnať na jednotlivých úrovniach plánovacieho procesu. Napríklad môžete urobiť nasledovné porovnania:

  • Štatistický model vs naivný plán
  • Manuálne úpravy plánovacieho oddelenia vs štatistický model
  • Konsenzus po zapracovaní pripomienok ostatných oddelení vs verzia prichádzajúca z oddelenia plánovania
  • Finálny plán po úpravách zo strany top manažmentu vs konsenzuálny plán

Ak zistíte, že niektoré kroky  v procese plánovania nepridávajú hodnotu (znižujú MAPE), je potrebné identifikovať príčinu. Pracuje napríklad váš štatistický model so zastaralou údajovou základňou a je potrebné jú častejšie aktualizovať? Je potrebné zaškoliť zamestnancov na oddelení plánovania, aby vedeli, kedy môžu urobiť manuálne zásahy, a kedy je lepšie plán ponechať  nezmenený? Sú zmeny, ktoré prichádzajú od iných oddelení (predaj a pod.) motivované osobnými záujmami a cieľmi manažérov?

V niektorých prípadoch je presnosť plánovania možné zvýšiť napr. lepším zaškolením zamestnancov. V iných prípadoch môže byť vhodnejšie daný krok z procesu plánovania úplne vylúčiť (viď príklad potravinárskej firmy na začiatku predchádzajúceho článku).

V príklade vyššie všetky jednotlivé kroky plánovacieho procesu zvyšujú presnosť plánu okrem úprav, ktoré v pláne na záver urobí top manažment. Nie je zriedkavé, že zásahy manažmentu vedú k väčším odchýlkam skutočnosti od plánu.

Pri interpretácii a komunikácii výsledkov je potrebné si uvedomiť, že naivné plány bývajú v dlhodobom horizonte často prekvapujúco presné a nemusí byť jednoduché prekonať ich presnosť. Preto je potrebné výsledky interpretovať taktne: cieľom FVA nie je ľudí znemožniť.

Ako sme spomínali vyššie, na vytvorenie spoľahlivého záveru je potrebný dostatočný počet meraní. Nižšie uvádzame dva príklady, pri ktorých sa vyhodnocuje presnosť plánovania na 13 týždenných plánovacích cykloch. V prvom prípade dosahuje síce štatistický model celkovú presnosť o 3,8% vyššiu ako konsenzuálny plán, v polovici prípadov je to však naopak – meranie neumožňuje urobiť jednoznačný záver. V druhom prípade viedli v 12 z 13 týždňov úpravy štatistického modelu k zníženiu presnosti plánu – už z tejto vzroky meraní je možné vyvodiť pomerne spoľahlivý záver.

Záver

Analýza FVA poskytne firme dôležité odpovede na otázky typu: je potrebné, aby sme plán predaja konzultovali s obchodným oddelením? Mal by mať top manažment možnosť upravovať finálnu verziu plánov? V mnohých prípadoch umožní firme celý plánovací cyklus zjednodušiť, čo prispeje k vyššej presnosti plánov, ako aj k nižším nákladom na plánovanie (viď krátke prípadové štúdie v závere dokumentu spoločnosti SAS)

FVA firme tiež poskytuje objektívny benchmark, ktorý je možné použiť na stanovenie cieľov v presnosti plánovania – cieľom každého plánovacieho procesu musí byť minimálne taký plán, ktorý je presnejší a spoľahlivejší ako naivné plány, inak je celý proces zbytočný.

SAS je vedúcou medzinárodnou spoločnosťou v oblasti softvérových riešení a služieb pre business analýzy a najväčším nezávislým dodávateľom na trhu business intelligence riešení. S 13,700 zamestnancami poskytuje svoje služby klientom v 135 krajinách na celom svete.  SAS má zastúpenie aj na Slovensku.  

Tento článok sa páči

0

 luďom, hlasujte:


Počet komentárov: