Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

10 tipov ako dosiahnuť trvalé zníženie zásob

Aby firma udržateľným spôsobom znížila svoje zásoby, musí dôkladne poznať správanie svojich odberateľov, nastaviť cieľové úrovne zásob a prehodnotiť vlastné procesy, a zabezpečiť aktívnu spoluprácu všetkých oddelení a podporu top manažmentu.

11.02.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Podľa štúdie Ernst & Young malo 1,000 najväčších európskych spoločností v roku 2011 v pracovnom kapitáli uväznené nadbytočné zdroje v hodnote 270 až 460 mld. EUR, z čoho zhruba jedna tretina predstavujú zásoby – 90 až 150 mld. EUR. Ak aj tie najväčšie firmy stále riadia zásoby neefektívne, tak o to väčší priestor musia mať menšie spoločnosti, kde riadenie pracovného kapitálu zvyčajne nie je také sofistikované.  

Udržateľné zníženie zásob nie je v praxi ľahko dosiahnuteľné. Proti hrajú odlišné motivácie zainteresovaných osôb: snaha obchodného oddelenia zabezpečiť vysoký dodávateľský servis pre zákazníkov, snaha nákupného oddelenia získať objemové rabaty od dodávateľov a zabezpečiť stály prísun materiálu pre výrobu, snaha výroby o veľké výrobné dávky s cieľom vyrábať čo najúspornejšie, alebo tlak zákazníkov na krátke doby dodania a maximálnu dostupnosť tovaru.

Ako v takýchto podmienkach znížiť zásoby bez ohrozenia kvality dodávateľského servisu a bez nekontrolovaného nárastu nákladov? Prinášame niekoľko tipov, ako na to.

Uvedomte si komplexnosť problému

Optimalizácia zásob je celofiremný projekt. Zásoby sa nachádzajú v celom hodnotovom reťazci firmy, a sú riadené ľudmi z rôznych oddelení: nákup, výroba, logistika predaj, správa majetku. Projekt znižovania zásob vyžaduje, aby firma pochopila, na ktorých miestach a prečo zásoby vznikajú, aby do projektu zaangažovala a správne motivovala všetky potrebné oddelenia vo firme a aby zabezpečila dobrý projektový manažment. Iniciatíva typu „poďme znížiť zásoby o 20%“ prichádzajúca zo zasadnutia predstavenstva bude bez správneho projektové riadenia a prípravy vopred odsúdená na neúspech.

Odporúčame vám prečítať si užitočný materiál od spoločnosti Hacket The Cure for Inventory Hoarding, ktorá výborným spôsobom popisuje komplexnosť problematiky zásob a vysvetľuje, čo znamená holistický prístup k projektu optimalizácie zásob.

Zabezpečte podporu top manažmentu a prepojenie so systémom odmeňovania

Projekt optimalizácie zásob sa nezaobíde bez podpory top manažmentu, už len preto, lebo zásoby sa nachádzajú v celom hodnotovom reťazci firmy a vyžadujú zapojenie takmer všetkých oddelení.

Cieľom a dôležitosti projektu by mali rozumieť všetci od top manažmentu po ľudí vo výrobe či obchodných zástupcov. Ciele v znižovaní zásob by sa mali integrovať do odmeňovacích systémov zamestnancov, ktorých rozhodnutia ovplyvňujú výšku zásob. Od nákupného oddelenia cez vedúcich výrobných stredísk až po obchodných zástupcov.

Podľa prieskumu Danske Bank 63% severoeurópskych spoločností zahŕňa ukazovatele pracovného kapitálu do motivačných systémov manažment. 

Jedna francúzska chemická spoločnosť, ktorá chcela znížiť zásoby výrobkov vo svojej rozsiahlej distribučnej sieti, zaviedla do výsledovky distribučných a obchodných stredísk ukazovateľ výšky zásob takým spôsobom, že priamo ovplyvňoval zisk, na základe ktorého boli zamestnanci odmeňovaní. Firme sa aj vďaka tomu podarilo vo svojej distribučnej sieti znížiť zásoby o 7%. Prečítajte si o tom v tu.

Začnite analýzou a postupujte krok za krokom

Ak chce firma implementovať program optimalizácie zásob, v prvom rade je potrebné identifikovať hlavné položky zásob v hodnotovom reťazci a pochopiť ich správanie.  Aplikujte pravidlo 80/20 a najprv sa sústreďte na najväčšie položky zásob a postupne prejdite k menej významným položkám. 

Vykonajte „desktop“ analýzu najväčších položiek zásob, porovnajte vývoj zásob za posledné 3 roky, stiahnite si vekovú štruktúru zásob, a porovnajte sa s ostatnými v odvetví – benchmarking. Pýtajte sa „načo potrebujeme tieto zásoby a načo ich potrebujeme tak veľa“?  Na základe tejto prvotnej analýzy by firma mala identifikovať hlavné zdroje neefektívnosti a ich rozsah.

Zaveďte efektívne plánovanie odbytu a výroby

Neefektívny proces plánovania odbytu a výroby vedie k hromadeniu nepredaných zásob a k udržiavaniu zbytočne vysokej úrovne rezervných zásob. Firmy musia zmeniť spôsob, akým pripravujú plán predaja. Musia prejsť od plánovania založenom na jednoduchom zbere dát od obchodného oddelenia k sofistikovanému plánovaniu založenému na dôkladnom poznaní historického správania zákazníkov, trhov a výrobkov, a  integrovaní týchto trendov a vzorcov správania do plánu odbytu a výroby.

Viacej informácií o správnom nastavení procesu plánovania odbytu a výroby nájdete v článku: Plánovanie výroby – kľúč k optimalizácii pracovného kapitálu..

Diferencujte úroveň dodávateľského servisu

Hesla „zákazník náš pán“ sa síce treba držať, ale nie bezhlavo a za každú cenu.

Firmy sa zo strachu pred stratou zákazníka a pod tlakom oddelenia predaja často snažia o vysokú úroveň dodávateľského servisu (splnenie objednávky včas a v plnom rozsahu) plošne pre všetkých zákazníkov. Znamená to však držanie zbytočne vysokej pohotovostnej úrovne zásob a poskytovanie vysokého servisu aj tým zákazníkom, ktorí nie sú pre firmu ziskoví.

ABC segmentácia zákazníkov na základe obratu a zisku, ktorý firme prinášajú, a následné definovanie cieľových hodnôt dodávateľského servisu pre každú kategóriu zákazníkov pomôže firme vytvoriť diferencovaný prístup a znížiť zásoby tam, kde nie je nutné ich držať. Pre top zákazníkov je na mieste snažiť sa o plnenie objednávok na úrovni blízkej 100%, ale pre zákazníkov s nízkou ziskovosťou môže napr. firma vyrábať iba na objednávku.

Cieľovú úroveň dodávateľského servisu pre jednotlivé kategórie zákazníkov je potrebné integrovať do cieľových obrátok zásob výrobkov a s nimi súvisiacich materiálov. Takýto prístup umožní firme uvoľniť prostriedky z pohotovostných zásob, ktoré doposiaľ držala pre menej prioritných zákazníkov, zatiaľ čo top odberateľom zaručí poskytovanie maximálneho servisu.

Pre viac informácií ako optimalizovať zásoby pomocou diferenciácie dodávateľského servisu pozri článok Ako znížiť zásoby diferencovaním úrovne dodávateľského servisu.

Zadefinujte správne cieľové doby obratu zásob a pravidelne ich vyhodnocujte

Optimálna úroveň zásob neznamená vždy najnižšiu možnú úroveň zásob. Nízke zásoby  uvoľňujú cashflow a znižujú náklady na skladovanie, ale zároveň sa zvyšujú logistické a výrobné náklady (častejšie dodávky materiálu, kratšie výrobné cykly), berú firme možnosť využívať objemové rabaty, a môžu viesť k zhoršenému dodávateľskému servisu.

Pri optimalizácii zásob je teda cieľom nájsť kompromis medzi tromi protichodnými cieľmi:

1.  Likvidita - uvoľniť finančné prostriedky viazané v zásobách, a znížiť náklady na skladovanie

2.  Náklady - znížiť náklady súvisiace s častými dodávkami materiálu a malými výrobnými dávkami

3.  Dodávateľský servis - zabezpečiť včasné a úplné dodávky zákazníkom

Pre jednotlivé kategórie a položky zásob je preto potrebné zostaviť matematický model, ktorý zohľadní všetky tri faktory a umožní vypočítať optimálnu cieľovú obrátku. Následne je potrebné zaviesť systém pravidelného vyhodnocovania zásob – porovnávania cieľovej úrovne so skutočnosťou. Viacej o kontrolingových nástrojoch sa dočítate v článku Jednoduché kontrolingové nástroje na riadenie zásob.

Kategorizujte zásoby podľa ich obrátkovosti

Rozdeľte svoje zásoby do dvojdimenzionálnej matice podľa:

• obrátkovosti do štyroch kategórií: a) rýchlo, b) stredne, c) pomaly obrátkové, d) zastaralé a nepoužiteľné zásoby
  
• podľa dôležitosti – hodnota / obrat / zisk
  

Nájdite spôsob, ako zvýšiť obrátkovosť dôležitých no pomaly obrátkových zásob, napr. lepším plánovaním odbytu, cielenými promo akciami, apod. Pre pomaly obrátkové zásoby, ktoré nie sú dôležité, môžete zvážiť úplné vyškrtnutie výrobku z predajného portfólia – viď nižšie odsek o redukcii portfólia. Alternatívne môžete vytvoriť malú pracovnú skupinu zloženú zo zamestnancov výroby, nákupu, predaja a marketingu, ktorá navrhne plán, ako ich čo najrýchlejšie využiť, a pravidelne plnenie tohto plánu vyhodnocujte.

TIP: pri vyhodnocovaní zásob oddeľte problematické a nepoužiteľné zásoby od ostatných a sledujte ich osobitne, aby neskresľovali ukazovatele doby obratu.

Sprehľadnite portfólio výrobkov 

Veľký počet variánt výrobkov, ako sú rôzne balenia, veľkosti či príchute, krátky životný cyklus a časté inovácie produktov robia riadenie zásob neprehľadným. Príkladom je držanie zásob obalových materiálov pre promo výrobky, ktoré ste prestali predávať.

Podľa prieskumu  prieskumu Danske Bank 60% severoeurópskych firiem uvažovalo v čase finančnej krízy v roku 2009 o redukcii výrobkového portfólia ako o jednej z hlavných iniciatív na zníženie úrovne zásob.

Zvážte zníženie počtu variánt toho istého výrobku zmenou výrobných receptúr. Možno to znamená použiť v niektorých výrobkoch drahší typ materiálu, no konsolidácia portfólia prinesie menší počet SKU, prehľadnejšie riadenie a nižšiu potrebu pohotovostných zásob. Ak musíte udržiavať pohotovostné zásoby pre 10 rôznych variánt výrobku, celková zásoba bude vyššia, ako keby ste ich skonsolidovali do jedného SKU.

V procese výroby a balenia odďaľujte finálnu fázu – výrobu a balenie odlišných variánt výrobku až do posledného momentu pred expedíciou. Ak sa zo základného výrobku napr. ďalej balí 10 rôznych SKU, ktoré sa odlišujú iba v balení, etikete, gramáži či príchuti, robte tento posledný krok čo najneskôr. Znížite tak počet SKU a zvýšite prehľadnosť zásob.

Spolupracujte s dodávateľmi

Firmy ako Philips či Siemens realizujú v spolupráci s dodávateľmi úsporné programy v oblasti vývoja výrobkov a nákupu, ktoré im prinesú úspory v hodnote miliárd EUR.

Vytvorte strategické partnerstvá s dodávateľmi kľúčových materiálov, ktoré im umožnia prístup k informáciám o stave vašich zásob a pláne výroby, a budú tak môcť pružnejšie reagovať na vaše potreby, napr. zavedením EDI. Pre najväčšie materiálové položky zaveďte just-in-time dodávky. Zaangažujte dodávateľov do procesu vývoja vašich výrobkov a získajte prístup k ich know-how o optimálizácii používaných súčiastok a materiálov. Pozrite sa, ako fungujú dodávateľsko-odberateľské partnerstvá v automobilovom priemysle a preskúmajte, či sa táto prax nedá aplikovať na váš obchodný model.

Rokujte o možnosti presunu väčšej zodpovednosti, vlastníctva a financovania zásob na vašich dodávateľov. Podobným spôsobom napríklad niektorí európski železniční prepravcovia "outsourcovali" kontrolu a riadenie zásob náhradných dielov na firmu Bombardier - viď prípadovú štúdiu SEB Merchant Banking.

Zredukujte počet dodávateľov a rozdeľte objemy medzi zostávajúcich, čo vám umožní získať lepšie vyjednávacie podmienky. Niektoré telekomunikačné spoločnosti tak dnes optimalizujú svoje zásoby.

Optimalizujte zásoby vo výrobných strediskách

Firmy sa často sústredia na redukovanie zásob v skladoch nakupovaných surovín a hotových výrobkov, ale zabúdajú, že veľká časť ich zásob sa nachádza vo výrobných strediskách. Pre manažment vo výrobe je priorita vyrábať včas a s čo najmenšími nákladmi, ale zvyčajne neuvažuje o tom, že neefektívne riadenie materiálu a rozpracovanej výroby firme zbytočne viaže prostriedky.

Zaveďte limity, aké množstvo vstupných surovín môžu jednotlivé strediská vo výrobe načerpať z centrálneho skladu nákupu. Ideálne je, ak výdaj materiálu do výroby funguje na dennej báze prísne na základe denného výrobného plánu, čím sa zamedzí zbytočnému hromadeniu materiálu vo výrobných medziskladoch. 

Zaveďte ukazovatele zásob do odmeňovacích systémov majstrov vo výrobe.