HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO

Prvých 10 minút v práci ovplyvní priebeh celého pracovného dňa

Čítanie e-mailov pri rannej káve nemusí byť tým najlepším nápadom, ako začať deň

23.06.2014 | Zdroj: Harvard Business Review

CFO.sk 

Začínať deň kontrolou e-mailov je jednou z najhorších vecí, ktoré môžeme z hľadiska riadenia osobných priorít a organizácie práce robiť. Čítanie e-mailov nás automaticky posúva do reakčného módu, pretože začneme uvažovať nad prioritami iných ľudí a naše vlastné odsúvame na druhé miesto.

Tak uvažuje Ron Friedman vo svojom príspevku How to Spend the First 10 Minutes of Your Day na stránkach Harvard Business Review.

Lepšie je podľa neho začať deň prípravou krátkeho plánu úloh a priorít, ktorý nezaberie viac ako 10 minút. To nám umožní sústrediť sa na veci, ktoré sú skutočne dôležité, a nie veci, ktoré sa zdajú byť urgentné, alebo ktoré za urgentné považuje niekto iný.

Friedman tiež odporúča rozdeliť každú úlohu na konkrétne činnosti. Napríklad namiesto úlohy „pondelková prezentácia“ je lepšie si poznačiť „získať údaje o tržbách, pripraviť prvý nástrel prezentácie“.  Prieskumy ukazujú, že čím konkrétnejšie je úloha popísaná, tým máme väčšiu šancu na jej úspešné splnenie. Konkrétny popis činností nám dá tiež lepšiu predstavu o ich časovej náročnosti a neskôr počas dňa, keď sme už unavení, sa nemusíme zamýšľať, čo vlastne treba v súvislosti s „pondelkovou prezentáciou“ urobiť.

Pri určovaní priorít je lepšie si naplánovať ako prvé náročnejšie úlohy, ktoré si vyžadujú viac mentálnej energie. Pracovné odhodlanie a sústredenie ľudí počas dňa klesá, a preto je lepšie najprv sa zapodievať činnosťami, pri ktorých je potrebné viac myslieť.

Sledovanie e-mailov je koniec koncov overeným zabijakom pracovnej efektívnosti. Ak sa sústreďujeme na nejakú činnosť, tak po prečítaní došlého e-mailu trvá niekoľko minút, kým sa opäť plne skoncentrujeme. Preto je počas mentálne náročnej práce lepšie vypnúť hlásenie e-mailov alebo celú e-mailovú aplikáciu, a vrátiť sa k nim povedzme každú pol hodinu (ak si taký luxus môžeme dovoliť). 

Súvisiaci článok: Posielajte menej e-mailov a ušetríte firme týždne pracovného času