HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO

Posielajte menej e-mailov a ušetríte firme týždne pracovného času

Ak sa manažéri dokážu lepšie kontrolovať a posielať menej e-mailov so zrozumiteľnejším obsahom, môžu vo firme doslova odbúrať celé týždne neproduktívnych pracovných aktivít.

Manažment môže svojich zamestnancov výrazne odbremeniť od neproduktívnej práce tým, že bude posielať menej e-mailov s jednoznačnejším obsahom.

Na základe pozorovaní v ústredí jednej spoločnosti, v ktorom pracovalo 5 riaditeľov a 80 zamestnancov, každý e-mail odoslaný zo schránky niektorého z predstaviteľov top manažmentu  vyvoláva nervózne reakcie a upútava pozornosť podriadených, ktorí sa snažia vyhovieť žiadosti. Najväčšie škody robí vtedy, ak je napísaný nejasne a zamestnanci nerozumejú, čo sa od nich požaduje a boja sa nadriadeného opýtať na upresnenie, alebo ak je do kópie pripojených zbytočne veľa osôb, čo vyvolá  celú reťazovú reakciu.

V sledovanom ústredí poslal každý riaditeľ denne v priemere 200 e-mailov, čo znamená, že všetci zamestnanci museli prečítať celkovo 1 920 e-mailov za deň. Tím zložený z expertov z konzultačných firiem a univerzity v Glasgowe, ktorý štúdiu realizoval, zistil, že každý riaditeľ pošle v priemere o 40% viac e-mailov denne ako bežní zamestnanci, ktorí strávia v priemere 1,5 minúty jeho čítaním a spracovaním. Ak by riaditelia znížili počet e-mailov iba o 10% na 180, firme by ušetrili 38 týždňov pracovného času ročne.

Odborníci našli jednoduchý recept, ako neproduktívne aktivity vyvolané zbytočnými e-mailami odbúrať. Niekoľkých riaditeľov „naučili“, ako písať menej e-mailov a formulovať ich zrozumiteľnejšie, čo sa veľmi rýchlo prejavilo v celom tíme pracujúcom na ústredí  - aj ostatní zamestnanci začali posielať menej e-mailov. 

Tento článok sa páči

0

 luďom, hlasujte:


Počet komentárov: