Controlling & Finančná analýza | Kontrola nákladov

Znižovanie nákladov: predtým, ako začnete

Pri projektoch, ktorých cieľom je zníženie nákladov, je základným predpokladom úspechu konsenzus zo strany najvyššieho vedenia týkajúci sa cieľov a rozsahu projektu, a jeho aktívna podpora.

01.11.2013 | Zdroj: BCG

CFO.sk 

Pokiaľ manažment firmy nemá jasný a jednotný názor, ktorých oddelení alebo činností sa má znižovanie nákladov týkať, aká veľké majú byť cieľové úspory a za aký čas a akým spôsobom budú dosiahnuté, zamestnanci firmy túto neistotu vycítia. Následne buď projektu nepripisujú potrebnú dôležitosť, vytvárajú sa rozdielne názorové skupiny, alebo nevedia, čo a ako robiť, a projekt s veľkou pravdepodobnosťou stroskotá.

BCG uvádza príklad jednej veľkej európskej banky, ktorá sa v minulosti opakovane pokúšala znížiť prevádzkové náklady, ale dosiahnuté úspory sa po čase vždy vytratili.

Dôvodom týchto problémov boli rozdielne názory členov top manažmentu. Päťčlenné vedenie nemalo jednotný pohľad na to, do akej miery by mala banka na zníženie nákladov využívať outsourcing, ktoré oblasti by sa mali z programu vynechať, a aký časový horizont stanoviť na dosiahnutie cieľov.

Aby vedenie tieto názorové rozpory odstránilo, zorganizovalo dvojdňové stretnutie mimo priestorov banky. Nikým nerušení riaditelia strávili celý prvý deň diskusiou o cieľoch a o časovom horizonte potrebnom na ich dosiahnutie. Po ich odsúhlasení na druhý deň rozoberali, ako projekt konkrétne zrealizovať. V priebehu stretnutia otvorene diskutovali a argumentovali, aké dôsledky budú mať jednotlivé opatrenia na konkrétne časti organizácie, či niektoré oblasti úplne vynechať, a či ciele projektu treba otvorene komunikovať v rámci celej firmy.

Na záver druhého dňa dosiahlo vedenie konsenzus, dohodnuté riešenie s cieľmi a spôsobmi implementácie sa spísali a každý z prítomných dokument na mieste podpísal.

Vedenie následne dohodnutý plán komunikovalo celému manažmentu banky a jeho vybrané časti všetkým ostatným zamestnancom. Zamestnanci banky neskôr uznali, že tento projekt sa líšil od predchádzajúcich pokusov znížiť prevádzkové náklady: z prístupu vedenia a zo spôsobu komunikácie bolo cítiť, že za plánom stojí jednotne celé vedenie a že to s ním myslí smrteľne vážne. Výsledkom bolo 100% dosiahnutie všetkých stanovených cieľov.

BCG odporúča, aby si pri projektoch optimalizácie nákladov vedenie vždy stanovilo konkrétne merateľné ciele – koľko usporiť a za aký čas, a rozsah programu – ktorých nákladov a oddelení sa má program týkať a ktoré budú zo znižovania nákladov vynechané. Väčšinou je vhodné zahrnúť najväčšie nákladové položky. Pri komunikácii programu v rámci firmy treba následne zvážiť, aký rozsah informácií bude komunikovaný jednotlivým úrovniam v organizačnej štruktúre.

Boston Consulting Group je medzinárodná konzultačná firma a vedúca poradenská firma na svete v oblasti podnikovej stratégie. Má 75 pobočiek na celom svete, najbližšie z nich sú vo Viedni, Prahe a v Budapešti.