Controlling & Finančná analýza | Plánovanie

Užitočné tipy, ako zlepšiť proces plánovania II.

V druhej časti o plánovaní vám prinášame niekoľko praktických rád, ktoré môžete implementovať do vášho procesu plánovania.

03.04.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

V prvej časti článku na tému plánovania sme rozoberali koncepčné odporúčania týkajúce sa plánovania. V druhej časti prinášame niekoľko praktických tipov, ktoré vám môžu pomôcť zlepšiť plánovací proces.

Zadefinujte termíny, zodpovedných ľudí a vytvorte im priestor na plánovanie

Vytvorte z plánovania rutinný proces, ktorý umožní ľuďom brať plánovanie ako integrálnu súčasť riadenia a postupne sa v ňom zdokonaľovať.

Napríklad pri pravidelnej mesačnej príprave obchodných výhľadov zadefinujte oddelenia a osoby zodpovedné za dodanie podkladov a stanovte termíny, dokedy majú podklady dodať. Manažéri jednotlivých oddelení musia týmto osobám vytvoriť dostatočný časový priestor a podporu pre prípravu podkladov. Opäť je dôležité, aby bol proces plánovania podporovaný zo strany top manažmentu a aby manažér každého oddelenia (obchod, výroba a pod.) komunikoval svojim podriadeným význam plánovania a aktívne sa o proces a výsledky plánovania zaujímal.

Uľahčite proces plánovania

Dajte ľuďom do rúk nástroje, ktoré im uľahčia plánovanie.

Poskytnite im finančné a prevádzkové údaje v dostatočnom detaile za posledné dva – tri roky a za aktuálne obdobie, na základe ktorých budú schopní vidieť trendy a súvislosti medzi vývojom kľúčových faktorov výkonnosti a položkami, za plánovanie ktorých sú zodpovední.  

Dajte kolegom do rúk analytické nástroje a ubezpečte sa, že každý manažér dôkladne pozná faktory, od ktorých závisí výška nákladov alebo zisku na jeho oddelení. Napríklad riaditeľ úseku energetiky by mal mať možnosť vidieť závislosť spotreby energie vo výrobe od rôznej štruktúry výroby alebo rôznej úrovne využitia kapacít. Obchodnému riaditeľovi zase pomôže kontingenčná tabuľka s grafmi, na ktorej môže vyhodnocovať objem predaja a výšku krycieho príspevku podľa jednotlivých zákazníkov, výrobkov či v závislosti od predajných cien.

Podľa portálu CFO.com mala jedna softvérová firma dobre zmapovaný svoj predajný proces a vedela, že historicky 22% potenciálnych zákazníkov, ktorým bola demonštrovaná demo verzia jej softvérovej aplikácie, nakoniec uzatvorila kúpnu zmluvu behom 60 dní. Na základe toho sa manažment sústredil na zdvojnásobenie počtu demo prezentácií v očakávaní, že to povedie k významnému nárastu predaja. A nemýlil sa, tržby ako aj ziskové marže a krycie príspevky sa zdvihli.

Staňte sa partnerom pre svojich kolegov, ktorý im pomáha pri plánovaní a vyhodnocovaní výsledkov. Stretnite sa s riaditeľom obchodu, marketingu či výroby a pomôžte im s analýzami a interpretáciou výsledkov. Aktívnou komunikáciou a spoluprácou dosiahnete to, že zvyšok firmy bude schopný efektívne plánovať. Ak sa iba postavíte do úlohy pasívneho zberača podkladov, nepočítajte s tým, že vaše plány budú realistické a že si za nimi jednotliví manažéri budú stáť.

Pripravte vzorové dokumenty a preddefinované tabuľky, ktoré vašim kolegom umožnia pochopiť, aké podkladové dáta majú pripraviť a uľahčia im zber údajov. Ak riaditeľa výroby požiadate, aby vám dodal plán režijných nákladov, s najväčšou pravdepodobnosťou vám ho dodá v štruktúre, ktorá nebude pre vás použiteľná. Konzistentným používaním tabuliek s preddefinovanou štruktúrou zabezpečíte prísun dát v takej podobe, akú potrebujete.

Ideálne je, ak sa pre zadávanie vstupov môže využívať softvérová aplikácia pre plánovania alebo ERP.

Nestavajte plán iba na historických dátach

Aj keď je nevyhnutné, aby mali zamestnanci prístup k detailným historickým dátam, plán je potrebné pripravovať na základe aktuálne dosahovaných výsledkov, nie rok alebo dva starých údajov.

Historické dáta slúžia ľudom na to, aby pochopili dlhodobé trendy a súvislosti medzi plánovanými položkami a kľúčovými faktormi výkonnosti. Musíte im však poskytnúť aktuálne dosahované výsledky a ideálne výhľad výsledkov za aktuálny finančný rok. Od týchto čísel sa musia „odraziť“ a brať ich ako východiskové hodnoty pre plánovanie.

Plánujte iba nevyhnutné

Prehodnoťte úroveň detailu a rozsah plánovania, a ponechajte iba to, čo je nevyhnutné pre efektívne riadenie firmy. Plánujte iba tie ukazovatele, ktoré majú skutočný vplyv na finančnú výkonnosť firmy. Pravidelne prehodnocujte, ktoré časti plánov manažment používa,a ak zistíte, že niektoré časti plánu preň nie sú dôležité, vypustite ich z procesu plánovania.

Ak napríklad každý mesiac pripravujete pravidelný obchodný a finančný výhľad na ďalšie tri mesiace, sústreďte sa na kvalitné naplánovanie kľúčových faktorov výkonnosti, a ostatné menej významné nákladové položky plánujte ako priemer posledných mesiacov, alebo si ich iba nechajte odsúhlasiť zodpovedným manažérom. Detailné plánovanie nákladov nechajte na prípravu ročného rozpočtu.

Užitočným pravidlom je plánovať iba tie ukazovatele a do takej miery detailu, akú chceme následne počas roka sledovať v manažérskych výkazoch. Všetko za túto hranicu je strata času. Napríklad pri tvorbe ročného rozpočtu a plánovaní  režijných nákladov zlúčte viaceré analytické účty podobných nákladových položiek do jednej nákladovej položky, a plánujte iba na tejto agregovanej úrovni. Manažérom môžete poskytnúť detailné podkladové informácie, z ktorých sa tá ktorá nákladová položka skladá – pomôže im to pri plánovaní, ale vám postačí, ak vám dajú iba jedno číslo, ktoré potom musia počas roka dodržať.

Ak počas roka nesledujete detailne všetky položky súvahy, neplánujte celú súvahu. Sústreďte sa na kľúčové ukazovatele, ktoré majú vplyv na cashflow a zadlženosť: pracovný kapitál, ukazovateľ zadlženosti (napr. EBITDA/dlh) a investície.

Zaveďte spoľahlivý systém plánovania predaja

Plánovanie predaja je kľúčovou časťou plánovania, pretože od úrovne predaja závisí veľká časť nákladov.

Plánovanie predaja musí byť do veľkej miery založené na poznaní historických trendov predaja a správaní zákazníkov. Nespoliehajte sa výlučne na podklady od obchodného oddelenia. Úlohou obchodu je predávať a obchodníci nie vždy dokážu pripraviť realistické plány predaja. Jednak preto, že plánovanie nie ich najsilnejšou stránkou, ale aj preto, že každý obchodník uplatňuje pri výhľade predaja rôznu dávku rizika a zodpovednosti pri príprave. Plán poskladaný z čiastkových vstupov od rôznych predajcov bude preto vždy vykazovať relatívne vysokú mieru nekonzistentnosti.

Namiesto toho zanalyzujte dôkladne vaše predaje v minulosti - podľa produktov, zákazníkov, sezónnosti, cenovej úrovne atď. Veľká časť predaja vykazuje často konzistentné trendy a iba menšia časť produktového portfólia a zákazníkov sa správa menej predvídateľne. Pripravte plán predaja na základe poznania týchto trendov a až potom ho prejdite s oddelením predaja a marketingu, aby doň mohli zakomponovať informácie, ktoré sa z historických dát nedajú vyčítať, ako napr.očakávané cenové akcie či spustenie nových výrobkov na trh.

Pre viac informácií o plánovaní dopytu pozrite článok Plánovanie výroby – kľúč k optimalizácii pracovného kapitálu.

Používajte dynamické plánovanie a analýzu scenárov

Či už používate pre prípravu plánu MS Excel alebo špecializovanú aplikáciu, vytvorte dynamický model, v ktorom bude možné meniť kľúčové predpoklady a sledovať vplyv týchto zmien na plánovaný hospodársky výsledok.

Nastavte takýmto spôsobom modelovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti. Nastavte napríklad model tak, aby pri rôznych zadaných objemoch predaja prepočítal tržby a najvýznamnejšie nákladové položky. Takýmto spôsobom budete môcť testovať rôzne scenáre vývoja a pripraviť optimistický a pesimistický scenár.

Dynamický plán vám tiež veľmi uľahčí aktualizáciu plánu počas roka – keď sa zmenia kľúčové trhové parametre, nastavíte ich v modeli a oveľa rýchlejšie sa tak dopracujete k novému výhľadu. 

Pri plánovaní vždy počítajte s najhorším scenárom a pripravte si preň záložný plán, ale pripravte sa aj na alternatívu, že plán pôjde podľa optimistickej verzie. Pripravte si záložné zdroje vstupných materiálov, ľudských zdrojov a výrobných kapacít napr. predrokovaním s dodávateľmi či angažovaním agentúrnych zamestnancov.

Vždy porovnávajte plán so skutočnosťou

Zabezpečte, aby všetky kľúčové časti plánu boli pravidelne vyhodnocované a porovnávané so skutočnosťou. Veľmi rýchlo tak zistíte, v ktorých položkách je plánovanie nepresné, a budete môcť prijať korektívne opatrenia.

Nechajte manažment otestovať predpoklady použité v pláne

Podľa prieskumu Aberdeen Research firmy s najlepšími procesmi plánovania podrobujú kľúčové predpoklady použité v pláne dôslednej kontrole. Manažment kontroluje predpokladaný vývoj každého kľúčového faktora výkonnosti a testuje optimistický alebo pesimistický scenár jeho vývoja.

Pripravte pre stretnutie manažmentu krátku tabuľku, ktorá sumarizuje kľúčové predpoklady (rast trhu, objem predaja, nákupné ceny priameho materiálu a pod.) a finančné parametre plánu (krycí príspevok, EBITDA), prípadne ukazuje tieto parametre v dvoch alebo troch scenároch vývoja, a nechajte manažment tieto predpoklady skontrolovať.

Očistite plán o jednorazové a neprevádzkové vplyvy

Keď poskytujete kolegom pre účely plánovania historické dáta, vyčleňte samostatne všetky významné jednorazové a neprevádzkové položky, ktoré skresľujú pohľad na trendy v obchodnej činnosti. Môže sa jednať napr. o náklady súvisiace s odpredajom majetku, odstupné, alebo náklady súvisiace s majiteľmi firmy.

Komunikujte s dodávateľmi

Pri príprave dlhodobejšieho plánu môže byť užitočné prekonzultovať vaše plány s kľúčovými dodávateľmi, aby ste sa uistili, že budú schopní zabezpečiť váš plán dodávkami. Tento postup je dôležitý najmä pri plánovaní väčších zmien, ako napr. vstup na nové trhy či spustenie nového produktu na trh.

Sledujte KPI v jednoduchej a prehľadnej podobe

Zosumarizujte najdôležitejšie plánované KPI do prehľadného jednostranového dokumentu, doplňte doň historické dáta pre identifikáciu trendov a počas roka v tomto formáte sledujte skutočné výsledky. Pre top manažment väčšiny firiem postačí, ak bude sledovať 5-10 KPI, viac informácií odpútava pozornosť a pôsobí kontraproduktívne. Podľa globálneho prieskumu Association for Financial Professionals 44% firiem používa v reportoch pre top manažment 6 až 10 kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI),  24% firiem iba 1 až 5 KPI.

Príklad vybraných KPI môže byť nasledovný:

• Objem predaja
  
• Netto predajná cena
  
• Krycí príspevok
  
• Predaj a krycí príspevok z nových výrobkov a súvisiace marketingové náklady
  
• Normalizovaná EBITDA a čistý zisk
  
• Vývoj dopytu - pokles / rast trhu napr. podľa dát od Nielsen
  
• Odhadovaný trhový podiel
  
• Cash a cashflow
  
• Ukazovateľ zadlženosti (dlh/EBITDA)
  

Zvýšte kvalitu plánovania pomocou informačných technológií

Association for Financial Professionals uvádza, že firmy s najlepšie prepracovaným systémom plánovania využívajú softvérové riešenia v nasledovných oblastiach:

• Zamestnanci používajú pri plánovaní aplikácie, ktoré ich vedú procesom plánovania krok za krokom a zabezpečujú integritu a konzistentnosť vstupov a výstupov
  
• Systémy vo firme upozorňujú osoby zodpovedné za plánovanie na dôležité externé trhové zmeny, pri ktorých je potrebné upraviť operatívn yplán – napríklad makroekonomické ukazovatele alebo vývoj na trhu
  
• Tieto systémy tiež upozorňujú na dôležité interné zmeny, pri ktorých je potrebné upraviť operatívny plán – napríklad pri strate významného zákazníka alebo pri významnej zmene predajných či nákupných cien
  

 
Výhody a problémy súvisiace s prechodom od plánovania založenom na excelových súboroch na špecializovanú aplikáciu pre plánovanie a rozpočtovanie sú napríklad zosumarizované v príručke firmy Prophix.