Treasury & Riadenie rizík | Fraud & Forensics

Podvodné konania v procese nákupu 1/2

Proces nákupu patrí všeobecne medzi najrizikovejšie oblasti pokiaľ ide o výskyt korupcie, konfliktu záujmov a rôznych druhov manipulácie. Prehľad základných schém podvodných konaní pri výberových konaniach, dodávke a fakturácii.

15.08.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Pre účely identifikácie možných podvodných schém je proces nákupu vhodné rozdeliť do viacerých fáz:

1. Identifikácia požiadavky na nákup a jej špecifikácia – predmet obstarávania, množstvo, kvalita, dodacie podmienky a pod.
   
2. Oslovenie dodávateľov a príjem ponúk – príprava žiadosti o predloženie ponuky, ďalej len „dopyt“ (angl. Request for proposal - RFP), výber potenciálnych dodávateľov, odoslanie dopytu a samotný príjem ponúk.
   
3. Hodnotenie prijatých ponúk a určenie víťaza – vyhodnotenie ponúk výberovou komisiou,  určenie víťaza a podpis zmluvy.
   
4. Dodávka a fakturácia.
   

K podvodu môže dôjsť v ktorejkoľvek fáze, s využitím rôznych techník manipulácie resp. získania neoprávnenej výhody pre preferovaného dodávateľa. Keďže nie je možné pokryť všetky druhy podvodných schém, cieľom tohto článku je popísať najbežnejšie schémy a podporiť čitateľov v zdravo kritickom pohľade na oblasť obstarávania a v zavedení dôslednej kontroly výberových konaní pre dodávky služieb, tovarov a materiálu (ďalej len „predmet obstarávania“).

1.  Identifikácia požiadavky na nákup a jej špecifikácia

Ušitie výberového konania na mieru: účelom tejto schémy je definovať predmet obstarávania v takej forme, ktorá zaručí neférovú výhodu pre vybraného dodávateľa. Môže isť napríklad o príliš úzku špecifikáciu predmetu, čo znemožní účasť dostatočného počtu dodávateľov resp. eliminuje iné ponuky v rámci vyhodnotenia. Naopak, príliš všeobecná špecifikácia môže viesť k požiadavkám na navýšenie ceny prostredníctvom dodatkov k zmluve resp. dodávke nižšej kvalitatívnej kategórie za pôvodne dohodnutú cenu. V tejto súvislosti je potrebné nájsť rozumný kompromis medzi príliš detailnou (až reštriktívnou) špecifikáciou a príliš všeobecnou špecifikáciou.

Dodatky k zmluve: dodatkovanie zmlúv je pomerne často využívaný spôsob vyhýbania sa štandardnej súťaži. Preferovaný dodávateľ týmto spôsobom ponúkne najvýhodnejšiu ponuku v rámci výberového konania, počíta však s navýšením ceny za dodatočné dodávky nad rámec výberového konania.  Podobným spôsobom môže dôjsť aj k niekoľkonásobnému navýšeniu pôvodne obstarávaného množstva. Z hľadiska kontroly je na mieste otázka: aké podmienky resp. jednotkovú cenu by bolo možné dosiahnuť, ak by skutočné množstvo bolo identifikované v rámci pôvodného výberového konania a teda aj ostatní dodávatelia by boli schopní oceniť toto množstvo výhodnejšou cenou (napríklad, je rozdiel požadovať  300 hodín a 3 000 hodín výkonu stavebných mechanizmov, alebo obstarať maliarske práce v objeme 500 alebo 5 000 m2)?

Vyššie uvedeným podvodom je možné predchádzať tak, že sa čo najpresnejšie špecifikuje predmet obstarávania v dopyte a následne v zmluve (napr. pri stavebných prácach). Zároveň by mal dopyt čo najpresnejšie špecifikovať požadované množstvo, aby mohli dodávatelia v ponuke správne zohľadniť množstevné zľavy. Vhodným opatrením je obmedzenie možnosti uzatvárať dodatky hneď pri podpise zmluvy a zavedenie povinnosť zrealizovať nové výberové konanie pri podstatnom navýšení množstva (napr. viac ako 10%) resp. pri novej službe alebo druhu materiálu, ktorý nebol obstarávaný v rámci pôvodného výberového konania

Definovanie nutnosti nákupu  – ide o prípad, kedy zamestnanec obstarávateľa príjme úplatok resp. „všimné“ od dodávateľa za to, že identifikuje požiadavku na nákup služby resp. materiálu. V takýchto prípadoch sa môže jednať o produkt, ktorý v skutočnosti nie je potrebný alebo ide o objednávku za podmienok výhodných pre dodávateľa (aktuálna trhová cena a množstvo).

2.  Oslovenie dodávateľov a príjem ponúk

Predčasné otvorenie ponúk: zamestnanec obstarávateľa týmto spôsobom získa informáciu o ponuke dodávateľov a následne ju poskytne preferovanému dodávateľovi, ktorý svoju ponuku prispôsobí resp. prepracuje pôvodnú. Táto schéma sa týka predovšetkým spoločností, ktoré prijímajú ponuky v papierovej forme. Elektronický software je v tomto smere spoľahlivejší, keďže dokáže zabezpečiť, aby k sprístupneniu ponúk došlo až po uplynutí termínu na predloženie ponúk.

Pri príjme ponúk v papierovej forme je potrebné zabezpečiť prevzatie došlých ponúk nezávislou osobou (nezúčastnenou na výberovom konaní) a ich úschovu v uzamykateľných poštových schránkach. Odovzdanie ponúk členom výberovej komisie by malo byť možné až po uplynutí termínu na predkladanie ponúk. 

Predĺženie termínu na predkladanie ponúk resp. príjem ponuky po termíne: tieto techniky predstavujú riziko, že preferovaný dodávateľ dostane priestor na dodatočnú úpravu ceny tak, aby získal zákazku. Na zníženie rizika je možné v internej smernici stanoviť podmienky, pri ktorých je možné predĺžiť termín, resp. prijať oneskorenú ponuku (napr. schválenie riaditeľom spoločnosti a riadne zdokumentovanie a zdôvodnenie pre prípad následnej kontroly). V každom prípade by takéto konanie malo upriamiť pozornosť na dané výberové konanie.

Tajné dohody medzi dodávateľmi tzv. kolúzia: existuje viacero schém, prostredníctvom ktorých sa skupina dodávateľov dohodne na spoločnom prístupe k výberovému konaniu. Môže ísť napr. o podanie ponúk „do počtu“, kde dodávatelia vypracujú ponuky s cieľom preukázania, že výberový proces bol skutočné transparentný, ich ponuka je však  definovaná tak ,aby zvíťazil vopred dohodnutý dodávateľ. Na odplatu aplikujú zúčastnené firmy podobný postup v rámci iného výberového konania u iného obstarávateľa, avšak s iným víťazom. Riziko predstavujú najmä oblasti, kde je na trhu relatívne málo dodávateľov ponúkajúcich podobný produkt, s obmedzenou možnosťou výberu substitučných produktov / služieb a kde si dodávatelia môžu vďaka úzkym vzťahom rozdeliť trh. 

Pri podozrení z dohody medzi dodávateľmi môžete ako jedno z riešení porovnať formu predložených ponúk.  Je celkom možné, že ponuky za nich vypracovala tá istá osoba a nedopatrením mohlo dôjsť ku skopírovaniu niektorých častí ponúk (napr. rovnaké formulácie, chyby, formátovanie, a pod.). Aj napriek tomu, že to samo o sebe nič nedokazuje, ide o  indikátor, že výberové konanie nemusí byť transparentné a zaslúži si detailnú kontrolu.

Ďalšou z možností je preverenie  vlastníckych vzťahov medzi zúčastnenými dodávateľmi a zamestnancami obstarávateľa, ktorí participovali na výberovom konaní, vrátane porovnania adries trvalého pobytu a sídla spoločnosti. V závislosti od legislatívy je v niektorých krajinách možné vyžiadať zoznam rodinných príslušníkov, adresu bydliska, poprípade uvedenie zamestnávateľa. Tieto informácie sú cenným zdrojom pre identifikáciu prípadného konfliktu záujmov. 

Spätné stiahnutie ponuky – v tomto type schémy ide o dohodu medzi dodávateľmi, na základe ktorej sa jeden z dodávateľov zdrží ponuky resp. stiahne svoju ponuku, a v súťaži zostane iba preferovaný dodávateľ. Extrémnym  príkladom môže byť odstúpenie víťaza výberového konania s tým, že táto spoločnosť sa stane subdodávateľom spoločnosti, ktorá skončila druhá v poradí.

Vyžadujte od zúčastnených spoločností, aby vo svojej ponuke deklarovali, aký podiel práce zabezpečia vlastnými kapacitami, a aby poskytli zoznam svojich subdodávateľov.  Preverte, či zamestnanci, ktorí vo vašich priestoroch pracujú, sú skutočne zamestnancami deklarovaného dodávateľa resp. subdodávateľa.

Pro-forma ponuky – splnenie minimálneho počtu oslovených dodávateľov môže byť zabezpečené získaním pro-forma ponúk s cieľom vytvoriť ilúziu skutočnej súťaže. Môže sa jednať o oslovenie novo založenej spoločnosti, v ktorej spoločníkom je tá istá osoba ako u ďalšieho osloveného dodávateľa (preferovaný dodávateľ). Ďalším príkladom môže byť oslovenie spoločnosti , ktorá obstarávaný predmet nedodáva, zároveň však ide o spoločnosť prepojenú na niektorého z členov výberovej komisie resp. súťažiacich dodávateľov. Táto spoločnosť buď nepodá žiadnu ponuku alebo jej podmienky budú jednoznačne neakceptovateľné. Pro-forma ponuky môžu byť tiež jednou z foriem vyššie spomenutej kolúzie medzi dodávateľmi. Výsledkom takejto schémy je eliminácia pro-forma ponúk a výsledný výber od preferovaného dodávateľa, ktorý zvyčajne ponúkne nevýhodnejšie podmienky, ako by bolo možné dosiahnuť v prípade reálnej súťaže.

Únik informácií – preferovaný dodávateľ môže od zamestnancov obstarávateľa v niektorých prípadoch získať informácie, na základe ktorých získa neoprávnenú výhodu voči ostatným zúčastneným. Môže sa jednať napríklad o predčasnú informáciu o predmete obstarávania, ktorá mu v kombinácii s krátkym časovým limitom na predloženie ponúk poskytne dostatočný čas na prípravu ponuky, zároveň však skomplikuje prípravu konkurencieschopnej ponuky ostatným dodávateľom. 

Neopodstatnené priame zadanie zákazky – interná smernica zvyčajne špecifikuje prípady, kedy nie je potrebné realizovať štandardné výberové konanie (výhradný dodávateľ, havarijný nákup,...). V tomto prípade je teda možné osloviť iba jedného vybraného dodávateľa. Práve tieto výnimky môžu byť zneužité za účelom uzavretia kontraktu s preferovaným dodávateľom, výsledkom čoho je vyššia cena v porovnaní so štandardným výberovým konaním. 

Napríklad rámcová zmluva uzavretá  na základe oslovenia iba jedného dodávateľa môže byť zdôvodnená  nákupom v havarijnej situácii. Vtedy je vhodné overiť, či skutočne išlo o havarijnú situáciu (napr. čas medzi vznikom havárie, výberom dodávateľa a dodávkou obstarávaného predmetu) a zároveň zabezpečiť, aby pre daný predmet obstarávania bolo po realizácii havarijnej dodávky zrealizované riadne výberové konanie pre pokrytie budúcich nákupov.

Obchádzanie finančných limitov – zvyčajne sa výberové konanie oplatí realizovať iba pre nákupy prevyšujúcu určitú hranicu, s možnosťou priameho nákupu bez výberového konania pre podlimitné nákupy. Aj v tomto prípade existuje jednoduchý spôsob, ktorým sa požadovaný limit obíde. Nákupca rozdelí zákazku do viacerých častí tak, aby jednotlivé zákazky splnili limit pre priame zadanie nákupu, v konečnom dôsledku však kumulatívna hodnota nákupu prevýši zadefinovaný limit.

Sledujte CFO.sk, v ďalšom článku prinesieme najbežnejšie podvodné schémy, ku ktorým dochádza pri hodnotení a výbere dodávateľa, a vo fáze dodávky a fakturácie predmetu obstarania.