Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Outsourcing inkasa pohľadávok po lehote splatnosti

Prehľad, ako funguje využívanie externých služieb v oblasti vymáhania pohľadávok, a aké benefity a nevýhody pre firmy prináša.

26.07.2013 | Zdroj: CRIF - Slovak Credit Bureau

Mgr. Daniel Šimko, Collection manažér spoločnosti CRIF – Slovak Credit Bureau  

Jedným zo spôsobov, ako zvýšiť efektívnosť inkasa pohľadávok, je využitie špecializovaných firiem, ktoré poskytujú služby v oblasti inkasa a vymáhania neuhradených pohľadávok, t.j. inkasných agentúr.

Na slovenskom trhu pôsobí viacero inkasných spoločností, či už s regionálnym, celoslovenským alebo celosvetovým záberom. Spravidla sú najväčšie tie, ktoré patria do medzinárodných skupín, pričom využívajú know how, procesnú a systémovú podporu zahraničných materských spoločností.

Pre koho je vhodný outsourcing vymáhania pohľadávok

Služby externého inkasa pohľadávok využívajú všetky typy spoločností bez ohľadu na veľkosť, či sa jedná o veľkú korporáciu, finančné inštitúcie alebo malú firmu s pár pohľadávkami.

Za posledné roky sa trh s pohľadávkami vyvinul do tej miery, že v súčasnosti je táto služba prístupná aj živnostníkom, ktorí potrebujú zinkasovať jednotlivú pohľadávku na príležitostnej báze. Počet a objem odovzdaných pohľadávok nie rozhodujúci.  Štandardne agentúry akceptujú všetky pohľadávky, ktoré presahujú hodnotu 5 - 10 EUR. Z inkasovanej čiastky si odpočítajú dohodnutú províziu, vždy až po jej pripísaní na účet klienta. V rámci súdneho vymáhania je táto suma vyššia, nakoľko minimálna výška súdneho poplatku je 16,50,- EUR/spis + odmena advokáta. Preto neodporúčame súdiť prípady do výšky 50-100 EUR (v závislosti od výšky odmeny advokáta).

Možným obmedzením môže byť vek pohľadávky, kedy záleží na tom, z akého titulu dlh vznikol. Podľa toho je určená aj lehota premlčania, ktorá je predmetom občianskeho (3 roky) a obchodného zákonníka (4 roky). Premlčané pohľadávky sa vo väčšine prípadov nevymáhajú.  

Pri B2B pohľadávkach sa môžu vyskytnúť dlžníci – spoločnosti, na ktoré bolo vyhlásene konkurzné, reštrukturalizačné, prípadne likvidačné konanie. V takom prípade je možné podať prihlášku do konania, ktorú je potrebné doručiť v zákonom stanovenom termíne. Ten sa pohybuje na úrovni 45  dní od vyhlásenia konkurzného konania a po uplynutí tejto doby nie je možné nárokovať si dlžnú sumu u konkurzného správcu. V praxi sa stretávame s prípadmi, kedy veriteľa zmeškajú termín. Preto je veľmi dôležité sledovať situáciu dlžnej spoločnosti, prípadne prenechať monitoring externej spoločnosti, ktorá túto činnosť vykonáva automaticky. Veriteľ však musí počítať s možnosťou nulového uspokojenia svojho nároku. Následne dochádza k daňovému odpisu pohľadávky. 

Väčšina inkasných agentúr vie sprostredkovať aj inkaso pohľadávok v zahraničí – tzv. crossborder collection. Deje sa tak prostredníctvom priamych pobočiek danej spoločnosti, alebo zmluvných partnerov, ktorí sú združení v medzinárodných spolkoch. Cena za takúto službu sa odvíja najmä od krajiny, v ktorej chce klient danú pohľadávku vymáhať. Najlacnejšie vychádza medzinárodné inkaso v okolitých krajinách (V4), kde inkasné spoločnosti ponúkajú takmer identické podmienky ako v rámci slovenského trhu. Pri cezhraničnom inkase platí, čím vzdialenejšia a exotickejšia krajina, tým drahšie inkaso. Taktiež je potrebné si uvedomiť, že v každej krajine funguje iný právny systém, čo do značnej miery ovplyvňuje najmä súdne vymáhanie pohľadávok. To sa následne odrazí na dostupnosti a cene služby. 

Benefity

Medzi hlavné výhody externého inkasa patria:

• Zníženie nákladov a administratívne odbremenenie interných zamestnancov
  
• Zrýchlenie cashflow vďaka väčším skúsenostiam a efektívnejším metódam špecializovaných agentúr
  
• Možnosť sústrediť sa na hlavnú podnikateľskú činnosť.
  

Špecializované agentúry používajú prepracované metódy a vďaka veľkému objemu spravovaných pohľadávok a úzkej špecializácii dokážu pohľadávky zinkasovať z nižšími jednotkovými nákladmi. Ich zamestnanci sú školení v komunikácii so zákazníkmi a majú prehľad o právnych aspektoch súvisiacich s obchodnými záväzkami. Pri veľmi veľkom počte pohľadávok je pre bežnú firmu veľmi náročné venovať sa každej pohľadávke individuálne a najmä osobne, čo vedie k zvýšeným nákladom, nakoľko sú potrebné investície do systémov potrebných na správu delikventného portfólia, do ľudí, ktorí pohľadávky vymáhajú a do administratívnej podpory, ktorá je v tomto segmente veľmi dôležitá.

Agentúry zároveň dokážu prostredníctvom hodnotenia portfólia zákazníkov a spätnej analýzy výsledkov vymáhania identifikovať najvhodnejšie stratégie a postupy vymáhania, berúc do úvahy špecifické črty odvetvia a potrieb klienta.

Využívanie externých dodávateľov výrazne odbremeňuje zamestnancov finančného a obchodného oddelenia, ktorí sa tak môžu sa sústrediť na svoju prácu a zvyšovanie tržieb spoločnosti.

V neposlednej miere prináša využívanie inkasných agentúr psychologický efekt na dlžníkov, ktorí pochopia, že dodávateľ má eminentný záujem na včasnej úhrade svojich pohľadávok.

Náklady a potenciálne nevýhody

Odmenou pre agentúru je provízia z úspešne vymoženej čiastky, na ktorú vznikne agentúre nárok až po pripísaní dlžných prostriedkov na účet. V opačnom prípade nemá agentúra nárok na odmenu. 

Provízia sa spravidla pohybuje v rozmedzí zhruba 5-25% a jej výška závisí od viacerých faktorov, najmä však:  výška pohľadávky (čím vyššia je pohľadávka, tým je percento spravidla nižšie), vek, charakter, typ dlžníka, počet odovzdaných pohľadávok a pravidelnosť odovzdávania.  Frekvencia odovzdávania a počet odovzdaných prípadov sa zohľadňuje formou benefitov, či už znížením provízie alebo poskytnutím extra služieb bezplatne. 

Medzi nevýhody využívania externého inkasa pohľadávok patrí popri vyššie spomínaných nákladoch nižšia miera kontroly nad procesom vymáhania, a obmedzenie osobného kontaktu so zákazníkom. V prípade pohľadávok po lehote splatnosti je vždy dôležité získať čo najviac informácií o situácii dlžníka a dôvodoch neuhradenia faktúry a dôkladne zvážiť, kedy je vhodné pristúpiť k vymáhaniu pohľadávky súdnou cestou.

Ako funguje externé inkaso pohľadávok

Cieľom inkasnej agentúry je vymôcť čo najviac a za čo najkratší čas, a pokiaľ možno mimosúdnou cestou. Vymáhanie pohľadávok mimosúdnou cestou je najlacnejší a zároveň najefektívnejší spôsob inkasa.

Agentúry používajú na vymáhanie špecializované call centrá spolu s premysleným upomienkovým procesom, ktorý sa vykonáva písomne alebo formou SMS správ, v prípade potreby uskutočňujú určení zamestnanci priamy kontakt s dlžníkmi prostredníctvom osobných návštev. Každá inkasná firma používa svoje know how, ktoré postupne prispôsobuje charakteru dlžníkov za účelom dosiahnutia čo najvyššej efektivity procesu. V rámci mimosúdneho inkasa existuje viacero ponúkaných variant, ktoré sa štandardne šijú na mieru klientovi (skoré inkaso, primárne a sekundárne inkaso).

Ak je vymoženie pohľadávky mimosúdnou cestou neúspešné, agentúra navrhuje veriteľovi súdne riešenie sporu.

Prepojenie informačných systémov klienta a inkasnej agentúry vo väčšine prípadov nie je potrebné, nakoľko sa jedná o veľmi náročný proces. Štandardne sú pohľadávky agentúre odovzdávané vo vopred dohodnutom formáte s náležitou ochranou údajov (heslo, PGP, šifrovanie). Pri väčších spoločnostiach sú tieto procesy automatizované a informácie o pohľadávkach odovzdávané v pravidelných intervaloch. Pri menších spoločnostiach ide skôr o nárazové a nepravidelné odovzdávanie prípadov. V prípade vymáhania súdnou cestou je potrebné odovzdať dokumenty, ktoré slúžia ako podklad k podanej žalobe, resp. návrhu na platobný rozkaz.

Neoddeliteľnou účasťou služieb je reporting a úzka komunikácia medzi partnermi. Klient poskytuje agentúre informácie o došlých úhradách, prípadne o reklamáciách dlžníkov.  Zo strany inkasnej agentúry sa reportujú najmä vykonané aktivity, úspešnosť inkasa, dohodnuté splátkové kalendáre, prípadne reporty z vykonaných osobných návštev.  Forma a pravidelnosť reportingu závisí na individuálnej dohode medzi klientom a agentúrou.  

Dôležité je, aby boli polehotné pohľadávky odovzdané do externej správy v čo najkratšom možnom čase po splatnosti, ideálne do 90 dní. Úspešnosť  vymoženia pohľadávky klesá priamo úmerne s vekom, čo si následne vyžaduje dlhší, náročnejší a drahší proces vymáhania.

Zmluvný vzťah medzi klientom a inkasnou agentúrou je v drvivej väčšine prípadov ošetrený mandátnou zmluvou, ktorá sa uzatvára na dobu neurčitú. Táto zmluva nezaväzuje klienta k pravidelnému odovzdávaniu prípadov a nehrozia mu za to žiadne sankcie. Zmluva obsahuje povinnosti tak mandanta ako aj mandatára a ošetruje rôzne situácie, ktoré by mohli v rámci inkasného procesu vzniknúť. Text zmluvy štandardne navrhuje mandatár, pričom jej finálne znenie je vždy na dohode oboch zmluvných strán. Pri menšom počte pohľadávok je možné uzatvoriť jednorazovú zmluvu, ktorá je však v tomto prípade zbytočná, nakoľko, ako už bolo spomenuté, mandátna zmluva nezaväzuje mandanta k pravidelnému odovzdávaniu spisov.

V prípade otázok o externom vymáhaní pohľadávok môžete kontaktovať autora článku na e-mailovej adrese d.simko@crif.com.

Spoločnosť  CRIF – Slovak Credit Bureau prevádzkuje na Slovensku úverové registre, prostredníctvom ktorých si finančné inštitúcie ako aj nefinančné podniky overujú bonitu odberateľov. CRIF zároveň poskytuje komplexné služby v oblasti vymáhania pohľadávok.

CRIF – Slovak Credit Bureau je súčasťou globálnej skupiny CRIF, ktorá pôsobí v Európe, Amerike, Afrike a Ázii a ktorá je v kontinentálnej Európe vedúcou spoločnosťou v oblasti úverových bankových služieb a jedným z najväčších poskytovateľov medzinárodných integrovaných služieb pre riadenie obchodných a podnikateľských rizík a efektívne riadenie úverov.