Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Optimalizácia pohľadávok

Zlepšením interných procesov v oblasti riadenia pohľadávok je možné dosiahnuť výrazné skrátenie doby obratu a uvoľniť finančné prostriedky viazané v pohľadávkach.

11.02.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Priemerná firma predávajúca na odberateľský úver má v pohľadávkach uväznené finančné prostriedky, ktoré zodpovedajú jedno až dvojmesačným tržbám. Pritom zmluvne dohodnutá splatnosť faktúr je takmer vždy nižšia ako skutočná priemerná doba obratu pohľadávok. Môžu za to odberatelia?

Vo väčšine prípadov nie. Vysoká doba obratu pohľadávok je vo veľkej miere zapríčinená nedostatočnými kontrolnými procesmi, ktoré má každá firma pod vlastnou kontrolou. Firma tak financuje svojich odberateľov v oveľa väčšej miere, ako je potrebné.

Existuje viacero spôsobov, ako znížiť dobu obratu pohľadávok bez toho, aby zníženie malo negatívny dopad na vzťahy s odberateľmi. Nižšie vám prinášame niekoľko odporúčaní, ktoré sú doplnené o užitočné zistenia z prieskumu Working capital management 2009, ktorý uskutočnili spoločnosti Danske Bank a Ernst & Young v roku 2009.

Súvisiaci článok: 7 tipov ako sa brániť, keď veľkí zákazníci nechcú platiť načas

Pravidelne vyhodnocujte ukazovatele pohľadávok

Zaveďte ukazovatele riadenia pohľadávok do vášho kontrolingového systému:

• ukazovatele efektívnosti inkasa pohľadávok - viď súvisiaci článok Ako sledovať efektívnosť inkasa pohľadávok
• veková štruktúra pohľadávok
• % vystavených chybových faktúr
• priemerná doba, ktorá uplynie od dodávky po vystavenie faktúry
• informácie o vystavených dobropisoch - objem, štruktúra a príčiny
• problematické a nedobytné pohľadávky

Zadefinujte osoby na finančnom oddelení, ktoré budú zodpovedné za pravidelné vyhodnocovanie pohľadávok, upomienkovanie zákazníkov a riešenie pohľadávok po splatnosti v spolupráci s obchodným oddelením.

Zakomponujte ukazovatele pohľadávok do odmeňovania obchodníkov

Zahrňte pohľadávky po splatnosti medzi cieľové ukazovatele, od ktorých sa odvíja odmeňovanie obchodníkov. Úloha obchodu nie je iba predávať, ale zabezpečiť, aby firma za dodaný tovar peniaze skutočne zinkasovala.

Snažte sa zosúladiť pohľadávky so záväzkami

Podľa prieskumu Danske Bank väčšina spoločností pracuje s dlhšou dobou inkasa pohľadávok ako je doba splatnosti ich záväzkov. Táto nerovnováha vedie k nadbytočnému viazaniu finančných zdrojov v pohľadávkach. 

Ak je firma tlačená zo strany dominantných zákazníkov, mala by sa snažiť tento tlak preniesť na svojich dodávateľov, inak sa stáva obeťou, ktorá v dodávateľskom reťazci financuje všetkých okolo seba.

Zaveďte automatizované párovanie platieb

Proces automatizovaného párovania prijatých platieb s vystavenými faktúrami uľahčuje kontrolu platobnej disciplíny, rýchlu identifikáciu pohľadávok po lehote splatnosti a umožňuje zautomatizovať proces platobných upomienok.   

Vystavujte faktúry včas

Včasné vystavenie faktúry v deň dodania pomáha urýchľovať inkaso pohľadávok. Ak firma s vystavením faktúry mešká, daruje odberateľovi niekoľko extra dní, ktoré rád využije. Podľa vyššie spomínaného prieskumu zhruba jedna tretina firiem vystavuje faktúru v deň dodania, a ďalšia tretina do jedného týždňa.

Znížte chybovosť faktúr

Chyby na faktúrach alebo dodacích listoch patria k najčastejším dôvodom, pre ktoré odberatelia meškajú so zaplatením. Veľkí odberatelia tieto chyby radi využívajú na odďaľovanie platieb. Podľa prieskumu Danske Bank musí takmer polovica firiem manuálne opravovať 2% - 10% zo svojich vystavených faktúr z dôvodu najrôznejších chýb, ktoré sú buď priamo vo faktúre, alebo v podkladových dokumentoch. V priemere je podiel takýchto faktúr 4,1% a jedna firma tak musí manuálne opraviť až 90 faktúr denne.  

Najlepším riešením je automatizácia pohľadávkového cyklu - automatizovaný prenos dát z objednávok do dodacích listov a faktúr.

Zaveďte dôsledný proces upomienkovania

Ak dnes nezaplatíte faktúru za mobilné hlasové služby, operátor vám takmer okamžite pošle automatickú sms, v ktorej vás upozorní na vaše omeškanie. 

Veľa dlžníkov zaplatí až vtedy, keď ich na to vyzvete. Zaveďte proces upomienkovania, ktorý bude meškajúcich odberateľov upozorňovať už 3-4 dni po dátume splatnosti. Zahrňte penále z omeškania do rámcových zmlúv a neváhajte ich použiť. 7% škandinávskych firiem posiela zákazníkom upomienky do dvoch dní potom, ako je faktúra po splatnosti, a 40% tak robí do 7 dní. 

Podľa skúseností severoeurópskych firiem sa zákazníci, ktorí meškajú s platením faktúr v priemere do jedného týždňa zvyčajne dajú primäť k tomu, aby začali platiť načas, zatiaľ čo zákazníci, ktorí meškajú dlhšie, zvyknú byť oveľa viac problematickí. V Severnej Európe je iba jedna tretina vystavených faktúr inkasovaná po dátume splatnosti.

Pravidelne vyhodnocujte kredibilitu odberateľov a používajte kreditné limity

Sledujte platobnú disciplínu každého odberateľa a upravujte kreditné limity podľa jej vývoja. Ak to vaša pozícia dovoľuje, požadujte od odberateľov finančné výkazy a vyhodnocujte ich platobnú schopnosť. Využite služby kreditných kancelárií, ako je SIMS alebo Dun & Bradstreet.

Potvrdzujte platobné podmienky v momente objednávky

Včasná špecifikácia platobných podmienok a ich písomné dohodnutie v momente objednávky výrazne pomáha predchádzať nedorozumeniam a konfliktným situáciám.  

Ďalšie opatrenia na zlepšenie riadenia pohľadávok

Firmy, ktoré sa zúčastnili prieskumu Danske Bank v roku 2009, plánovali zaviesť nasledovné opatrenia v riadení pohľadávok:

• Takmer 90% firiem plánovalo zautomatizovať prenos dát z objednávok priamo do faktúr
  
• Takmer 40% firiem plánovalo agresívnejšie spoplatniť upomienky a fakturovať penále za oneskorené platby
  
• Takmer dve tretiny firiem plánovali aktívnejšie využívať spoločnosti poskytujúce služby v oblasti vymáhania pohľadávok
  
• Štvrtina firiem chcela zaviesť platobnú disciplínu zákazníkov do odmeňovacích systémov pre obchodné oddelenie
  
• Dve tretiny firiem aktívne využívalo štruktúrovaný proces upomienkovania odberateľov 
  
• Tretina firiem sa chystala rozšíriť využívanie faktoringu a správy pohľadávok
  
• Viac ako tretina firiem plánovala úplne upustiť od papierových faktúr a rozšíriť elektronickú fakturáciu 
  
• Polovica firiem chcela obmedziť a viac kontrolovať vydávanie dobropisov
• Viac ako dve tretiny firiem chceli rozšíriť automatizáciu párovania faktúr s došlými platbami
  
• Tretina firiem chcela prejsť na systém automatického inkasa z účtu odberateľa