Controlling & Finančná analýza | MS Excel

MS Excel: ako udržiavať kalkulácie prehľadné a zrozumiteľné

Zjednodušovanie kalkulácií šetrí čas iba raz - pri príprave. Pri kontrole alebo opakovanom použití však komplikuje život autorovi aj ostatným užívateľom.

30.07.2014 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk

Pohodlnosť alebo nedostatok času vedie užívateľov k tomu, že vzorce a kalkulácie v Exceli vrátane pevných vstupných údajov niekedy natlačia do malého počtu buniek. Tento prístup neskôr často spôsobí zbytočné problémy a zdržania:

Výpočet je pre iného užívateľa (napr. nadriadeného) nezrozumiteľný a k jeho pochopeniu potrebuje komentár autora
Po čase sám autor zabudne, čo jednotlivé čísla vo vzorcoch znamenali, a kalkuláciu nie je možné opätovne použiť (pri aktualizácii a pod.)
Výpočet sťažuje modelovanie rôznych scenárov
Pevné číselné údaje skryté vo vzorcoch vedú k častým chybám v budúcnosti, pretože sa na ne ľahko zabudne (viď článok Odhaľovanie záludností a chybných vzorcov v bunkách)

Napríklad oddelenie kontrolingu požiada oddelenie logistiky o výpočet plánovaných logistických nákladov na potenciálneho nového odberateľa, a dostane 5-riadkovú kalkuláciu, ktorá obsahuje množstvo bližšie nepopísaných čísel:

Čo znamená tých 40% v prvom a druhom riadku? Koľko jázd týždenne ku klientovi sa plánuje?

Pri troche námahy je celý výpočet možné pripraviť prehľadnejšie. Modrou farbou sú označené vstupné údaje (predpoklady) a čiernou farbou výpočty. Výpočet je zrozumiteľný bez potreby ďalších otázok. Možno ho otvoriť aj po roku a stále bude jasné, ako bol plánovaný náklad vypočítaný. Kalkulácia umožňuje rýchlo meniť predpoklady a modelovať rôzne scenáre, napr. vypočítať náklady pri vyššej litrovej cene PHM.