Treasury & Riadenie rizík | Supply chain

Implementácia elektronickej fakturácie

E-invoicing prináša nákladové úspory, zrýchlenie cashflow a zjednodušenie fakturačných procesov. Jeho implementácia si ale vyžaduje intenzívnu prípravu a komunikáciu smerom k obchodným partnerom.

25.07.2013 | Zdroj: Basware

CFO.sk 

Úprava zákona o DPH s účinnou od 1.1.2013 zaviedla rovnocenné postavenie elektronickej a papierovej fakturácie. Firmy tak môžu voľne využívať elektronickú fakturáciu, pokiaľ faktúry splnia zákonom stanovené náležitosti.

Viď súvisiaci článok: E-invoicing – elektronická fakturácia

Podľa analýzy spoločnosti Billentis, ktorá poskytuje riešenia v oblasti elektronickej fakturácie, stojí firmu spracovanie papierovej faktúry v priemere dva a pol násobne  viac, ako spracovanie elektronickej faktúry. Kým spracovanie papierovej faktúry má stáť 17,60 EUR, spracovanie elektronickej iba 6,70 EUR, poskytujúc úsporu vo výške 10,90 EUR. Podobná úspora má byť podľa Billentisu dosiahnuteľná aj na strane vystavovateľa faktúry.

Uvedené náklady a úspora boli vypočítané pri mzdových nákladoch na hodinu vrátane režijných nákladov vo výške 60 EUR, evidentne vychádzajúc z platov v západoeurópskych spoločnostiach. Ak zohľadníme, že priemerné hodinové mzdy sú na Slovensku zhruba 3,5 krát nižšie ako v Nemecku, Rakúsku či Francúzsku, úspora slovenských firiem môže dosahovať  približne 3 eurá na jednu faktúru. Uvedená úspora zohľadňuje všetky činnosti súvisiace so spracovaním faktúr, vrátane párovania, riešenia reklamácií, platieb a archivácie.

Pre väčšiu firmu, ktorá ročne dostane od dodávateľov povedzme 10,000 faktúr tak ročná úspora môže predstavovať 30,000 EUR (109,000 EUR v prípade pôvodného prieskumu). Pred implementáciou elektronickej fakturácie je však vždy potrebné vypočítať odhadovanú úsporu a návratnosť investície a zohľadniť špecifiká danej spoločnosti.

Podľa spoločnosti Basware, popredného globálneho poskytovateľ e-invoicingových riešení založených na cloudovej technológii, je práve zníženie nákladov a zefektívnenie procesov kľúčovým faktorom, ktorý firmy vedie k prechodu na elektronickú fakturáciu.

E-invoicing však prináša aj ďalšie výhody:

• Pre 80% firiem predstavuje spôsob, ako optimalizovať cashflow a pracovný kapitál vďaka rýchlejšej fakturácii a výmene dokumentov, ako aj možnosti využívať zľavy za predčasnú úhradu na strane odberateľa
  
• 82% firiem uľahčuje e-invoicing audit a zabezpečenie súladu s legislatívnymi požiadavkami
  
• 45% firiem uvádza, že e-invoicing pomáha znižovať počet chýb na faktúrach 
  
• E-invoicing šetrí priestor potrebný na archiváciu faktúr
  

Podľa Basware vzrástol počet veľkých firiem, ktoré využívajú e-invoicing, z 59% v roku 2011 na 73% v roku 2012. 70% firiem, ktoré prešli na e-invoicing, potvrdilo úsporu nákladov a zrýchlenie a zefektívnenie procesov. Billentis odhaduje, že do roku 2017 dosiahne elektronická fakturácia v Európe penetráciu na úrovni 50%. 

Napriek benefitom a rastúcej adopcii elektronickej fakturácie je miera jej využívania stále pomerne nízka. Iba pre 16% veľkých spoločností predstavujú elektronické faktúry väčšinu z prijatých dodávateľských faktúr. 81% spoločností prijaté faktúry scanuje pre ďalšie spracovanie, čo stále zahŕňa vysokú mieru manuálnej činnosti a zďaleka neumožňuje dosiahnutie plných nákladových výhod.

Hlavné bariéry v adopcii elektronickej fakturácie

Podľa Basware sú najväčšie bariéry pri implementácii elektronickej fakturácii:

1. Obavy z náročnosti prechodu na elektronickú formu spracovania faktúr a zo súvisiacich zmien
   
2. Obavy z nedostatočnej alebo pomalej akceptácie elektronickej fakturácie zo strany dodávateľov. Firmy sa obávajú, že dodávatelia odmietnu prejsť na novú formu fakturácie, bude im v tom brániť nedostatočná systémová podpora alebo to zvýši ich náklady.
   

Zdá sa, že nové skúsenosti firiem ukazujú, že druhý problém je riešiteľný – kým v roku 2011 sa problémov s akceptáciou e-invoicingu zo strany dodávateľov obávalo 46% firiem, v roku 2012 to bolo už iba 30%.

Najväčšou výzvou pri implementácii e-invoicingu je presvedčiť dodávateľov, aby s prechodom súhlasili. V tejto fáze zohráva veľmi dôležitú úlohu proces aktivácie dodávateľov, t.j. odberateľ, ktorý chce e-invoicing implementovať, musí spolu so svojím dodávateľom technologického riešenia dodávateľom demonštrovať výhody e-invoicingu, vysvetliť kroky potrebné k migrácii a poskytnúť im technologickú a informačnú podporu (viď nižšie).

Predpoklady úspešnej implementácie e-invoicingu na strane nákupu

Podľa skúsenosti spoločnosti Basware závisí úspech implementácie od niekoľkých kľúčových faktorov.

Zabezpečenie internej podpory

Bez silnej internej organizačnej podpory bude snaha získať akceptáciu zo strany dodávateľov zbytočná.

Stanovte si jasné ciele, ktoré je možné prezentovať manažmentu: zanalyzujte svoje portfólio dodávateľov, počty prijatých faktúr a náklady súvisiace s ich spracovaním, a stanovte si jasné ciele v podobe kľúčových ukazovateľov (úspory, zrýchlenie procesov, a pod.). Pripravte si plán na najbližšie tri roky a rozdeľte ho na jednotlivé čiastkové kroky.

Zabezpečte internú podporu: vyberte interného „sponzora“ projektu, ktorý dokáže projekt "spropagovať" a presadiť tak medzi top manažmentom, ako aj vo všetkých dotknutých oddeleniach (nákup, financie, IT). Naplánujte komunikáciu smerom k dodávateľom, a jednotlivé čiastkové projektové ciele nastavte realisticky, aby zodpovedali procesným a technickým možnostiam vašej firmy.

Dodávatelia

Firma má v zásade dve možnosti, ako primäť dodávateľov k akceptácii elektronickej fakturácie:

• Dobrovoľná – odberateľ implementuje e-invoicingové riešenie a vyzve dodávateľov, aby prešli na elektronickú fakturáciu, pričom im vysvetlí benefity a prípadne poskytne motiváciu k rýchlejšej akceptácii.
  
• „Buď - alebo“ – dodávatelia dostanú termín, dokedy je potrebné prejsť na elektronickú fakturáciu. Ak ho nesplnia, budú penalizovaní.
  

Podľa prieskumu firmy Billentis sa ako efektívnejší spôsob ukázal buď – alebo: veľké spoločnosti so silnou vyjednávacou pozíciou dosiahli druhou metódou až 90%-ný podiel elektronických faktúr, v porovnaní s 50% - 70% pri prvej metóde. Menšie firmy so slabšou vyjednávacou pozíciou dosiahli použitím prvej metódy 1% - 5% podiel. Podľa Basware môžu veľkí odberatelia na vyspelých trhoch dosiahnuť 60% - 80% podiel elektronickej fakturácie v priebehu 4 – 6 mesiacov.  

Dôležité je použiť rozličný prístup pri veľkých a pri malých dodávateľoch.

Drobní dodávatelia zvyčajne predstavujú väčšinu dodávateľského portfólia veľkých firiem. Sú to menšie firmy, ktoré pošlú ročne do 10 – 20 faktúr, ich informačné systémy a  zdroje sú na slabšej úrovni, a sídlia v rôznych krajinách s rôznymi legislatívnymi požiadavkami (daňové náležitosti faktúr, archivácia, a pod.).

Tejto skupine dodávateľov je potrebné poskytnúť jednoduché riešenie, ktoré ich systémy dokážu zvládnuť, napríklad možnosť zasielania faktúr v podobe pdf, ktoré e-invoicingový systém automaticky konvertuje do elektronickej podoby, s ktorou môže informačný systém odberateľa ďalej pracovať.

Väčší dodávatelia skôr prejdú na spoločnú e-invoicingovú platformu, alebo prepoja svoju platformu s riešením odberateľa.

Jednoduchosť

Predpokladom rýchlej akceptácie je jednoduchosť. Prechod musí byť jednoduchý, ľahko pochopiteľný, a pokiaľ možno maximálne v súlade s existujúcimi fakturačnými procesmi dodávateľov.  

Efektívne e-invoicingové riešenia musia akceptovať rôzne formáty vystavených faktúr z rôznych krajín, umožňujú automatickú konverziu faktúr do jednotného formátu, automatické overenie, párovanie a prideľovanie identifikačného čísla faktúry, overenie súladu s legislatívnymi a daňovými požiadavkami, bezpečnosť dát a možnosť sledovania toku dokumentov vo firme. Výhodou je, ak e-invoicingové riešenie dokáže spolupracovať s riešeniami iných softvérových dodávateľov, ktoré môžu mať dodávatelia už implementované. S jednou platformou tak môžu pracovať dodávatelia s rozličnými systémami.

Komunikácia

Efektívna komunikácia v rámci firmy a najmä smerom k dodávateľom je absolútne kľúčová. Miera akceptácie zo strany dodávateľov sa podstatne zvyšuje, ak rýchlo pochopia benefity a požiadavky, ktoré sa spájajú s prechodom na elektronickú fakturáciu.

Podľa skúseností Basware je potrebná intenzita komunikácie zvyčajne dvojnásobne vyššia, než firma na začiatku predpokladala. Pri komunikácii je dôležitá podpora zo strany dodávateľa softvérového riešenia, ktorý by mal mať dostatočné skúsenosti a kapacitu, aby celý komunikačný proces a „propagáciu“ riešenia smerom k dodávateľom zabezpečil.