Účtovníctvo, Dane & Legislatíva | Účtovníctvo & Finančné výkazy

Efektívna mesačná závierka 1/2: hlavné problémové oblasti

V prvej časti dvojdielnej série článkov vám prinášame prehľad o hlavných problémových oblastiach a dôvodoch, ktoré firmám na Slovensku spôsobujú predlžovanie času pre zostavenie mesačnej závierky a zbytočný stres na finančnom oddelení.

Podľa medzinárodného prieskumu spoločnosti Adra Match iba 23% finančných oddelení dôveruje výsledkom svojej finančnej závierky a väčšina finančných riaditeľov nie je spokojná s procesom a rýchlosťou závierky.

Rýchlosť a spoľahlivosť mesačných reportov je kľúčový nástroj pre efektívne riadenie firmy. Ak manažment dostáva mesačné výkazy 15 alebo 20 dní po ukončení mesiaca, nedokáže robiť včas korektívne opatrenia a firmu riadi viac reaktívne ako proaktívne.

Podľa dostupných prieskumov, veľká časť firiem v Európe ukončuje svoju závierku v priemere do  6 dní, z toho 22% dokonca do 3 dní. Výhody rýchlej a efektívnej závierky sú predovšetkým:

  • manažment môže rýchlo reagovať na nepriaznivý vývoj, napríklad pozastavením stratových obchodných a marketingových aktivít
  • zníženie nákladov na finančnom oddelení alebo uvoľnenie ľudských zdrojov pre činnosti, ktoré pridávajú vyššiu hodnotu (napr. kvalitatívna analýza mesačnej závierky)
  • odbúranie stresu a nadčasov na finančnom oddelení

ale aj

  • rýchlejšia príprava a aktualizácia finančných plánov a výhľadov pre potreby vedenia
  • zvýšenie dôveryhodnosti finančných procesov pre stakeholderov, ako sú investori či banky
  • rýchlejší a kvalitnejší reporting pre materskú spoločnosť

Na základe našich skúseností z finančných auditov mnohé firmy na Slovensku, najmä tie, ktoré nie sú súčasťou medzinárodných korporácií, zatvárajú účtovníctvo dva alebo tri týždne po skončení mesiaca a závierkový proces predstavuje pre finančné oddelenie vysokú záťaž a stresové vypätie. Zosumarizovali sme hlavné dôvody, ktoré spôsobujú zbytočné predlžovanie závierky a často aj nespoľahlivosť vykazovaných údajov.


1.  Nefunkčná organizácia zberu informácií

Bežným dôvodom problémov pri mesačnej závierke je zlé nastavenie komunikačných procesov a informačných tokov v rámci firmy.

Finančné oddelenie nevyhnutne potrebuje pre zostavenie závierky informácie od iných oddelení v spoločnosti – nákup, predaj, výroba, správa majetku a pod. Ak nie sú nastavené jasné procesy a termíny pre prípravu a zber údajov, dochádza k významným časovým sklzom a chybám  pri tvorbe podkladových informácií.

Ak napríklad marketingové oddelenie nemá zadefinovanú zodpovednú osobu a jasný termín, dokedy má finančnému oddeleniu poskytnúť informácie o nevyfakturovaných dodávkach v súvislosti s prebiehajúcou reklamnou kampaňou, finančné oddelenie nedokáže včas a v správnej výške vytvoriť dohadné položky či rezervy. Rovnaký problém takisto nastane v prípade zákazkovej výroby napr. u stavebnej spoločnosti pri nedoručení včasných a správnych informáciách o stave rozpracovanosti zákazky zo strany projektového manažéra. A takýchto príkladov by sa dalo vymenovať desiatky.

Firmy, ktoré používajú celopodnikové ERP riešenia ako je SAP, majú samozrejme výhodu, ale ani najlepší informačný systém nepomôže, pokiaľ nie sú jasne zadefinované zodpovednosti na každom jednom oddelení, ktoré má poskytnúť podklady. Informačné systémy sú len nástrojom zefektívnenia procesov, ktoré by inak museli byť prevádzané manuálne.


2.  Objednávkový a fakturačný proces a dohadné položky

Firmy, ktoré nemajú elektronicky podchytený objednávkový proces, sú odkázané na stovky hodín manuálnej práce, odsúhlasovania rozdielov a naháňania chýbajúcich informácií.

Práve strana záväzkov je pre mesačnú závierku najviac problematická, pretože tok informácií závisí jednak od podkladov od dodávateľov (faktúry, dodacie listy), ako aj na tom, do akej miery majú jednotlivé oddelenia prehľad o otvorených objednávkach a nevyfakturovaných dodávkach. Ak tieto informácie neevidujú, finančné výkazy môžu nakoniec obsahovať významné chyby na strane záväzkov a nákladov.

Finančné oddelenie často krát čaká aj niekoľko týždňov, kým dostane všetky chýbajúce dodávateľské faktúry, len aby ich mohlo správne zaúčtovať a odviesť DPH. Je potrebné rozumne vyvážiť „absolútnu“ presnosť informácií s potrebou rýchleho rozhodovania.

Treba si uvedomiť, že mesačná závierka a reporting nie je potrebná iba kvôli výpočtu DPH. Minimálne rovnako dôležité je, aby mal manažment včas na stole spoľahlivé reporty a aby sa na ich základe mohol rýchlo a zodpovedne rozhodovať. Pre riadenie firmy nie je až také dôležité, či sú finančné výkazy alebo mesačné závierky do posledného centu presné. Finančný riaditeľ a zvyšok exekutívy očakáva, aby prednesené finančné, ale často krát podružne aj nefinančné informácie hodnoverne vypovedali o stave firmy a jej hospodárení za sledované obdobie.


3.  Výroba a sklady

Problémovou oblasťou pre výrobné spoločnosti s komplikovanejším procesom výroby a množstvom skladov a medziskladov bývajú aj zásoby a materiálová spotreba.

Ak nie je celý tok materiálov medzi skladmi a výrobnými oddeleniami zautomatizovaný napr. pomocou priemyselných váh a čítačiek čiarových kódov napojených v reálnom čase na výrobný systém, je evidencia zásob a tým aj materiálovej spotreby odkázaná na spoľahlivosť a včasnosť manuálneho zadávania príjmov a výdajov materiálu zo strany pracovníkov vo výrobe.

Ak títo pracovníci nestíhajú spracovávať pohyby materiálu medzi skladmi, alebo nebodaj priamo do výrobnej spotreby, na konci mesiaca musí finančné oddelenie zdĺhavo čakať, kým sa do systému nahodia všetky príjemky a výdajky a odsúhlasia stavy na výsledky inventúr v jednotlivých skladoch. To môže trvať týždeň aj viac, a brzdiť uzatvorenie významných položiek súvahy a výkazu ziskov a strát.


4.  Informačné systémy

Najmä menšie firmy bez integrovaného ERP systému pracujú s viacerými informačnými systémami, ktoré nie sú efektívne prepojené a navzájom so sebou nekomunikujú. Popri účtovnom systéme firma napríklad využíva samostatné riešenia pre evidenciu mzdových nákladov, evidenciu majetku, skladov, či bankové úvery a leasingy eviduje napr. v Exceli. To samozrejme zvyšuje čas potrebný na zber údajov a spôsobuje výrazné zdržania.

Prekvapujúca je pretrvávajúca vysoká závislosť od Excelu – podľa prieskumu Adra Match tri štvrtiny firiem kontroluje a odsúhlasuje zostatky účtov pomocou Excelu, alebo dokonca v kombinácii Excel + papier.

Čím viac je zber a kontrola dát odkázaná na manuálnu prácu – napríklad export zostavy z modulu evidencie dlhodobého majetku či nebodaj zásob na sklade a jeho import alebo manuálne zadávanie do účtovného systému, tým väčšia je pravdepodobnosť vzniku chýb a zdržania.


5.  Chýbajúca kontrola a organizácia práce na finančnom oddelení

Finančný riaditeľ alebo vedúci učtárne často nemá prehľad o tom, v akom stave sa nachádzajú jednotlivé časti závierkového procesu. Títo ľudia nevedia, ktoré položky hlavnej knihy sú už odsúhlasené alebo či už učtáreň dostala všetky informácie od ostatných oddelení vo firme. Pracovníci učtárne nemajú zadefinované jasné termíny a zodpovednosti a aktívne neriešia vznikajúce problémy, ako je napríklad meškanie so zberom dát z iných oddelení, či nesúlad podkladových informácii prichádzajúcich z oddelení v nadväznosti na účtovnú evidenciu.

Sledujte CFO.sk – v nasledujúcom článku vám prinesieme rady odborníkov, ako zrýchliť a zefektívniť proces mesačnej zvierky.


Rastislav Begán má 17 ročné skúsenosti s prácou v poradenských spoločnostiach Big4 v oblasti auditu a procesov uzatvárania účtovníctva pre potreby reportingu. Z toho 3 roky pôsobil v Prahe a 4 roky v austrálskom Sydney.  V prípade otázok ohľadom mesačnej závierky alebo finančného auditu ho môžete kontaktovať na e-mailovej adrese rbegan@kpmg.sk, prípadne pani Šikulovú na adrese asikulova@kpmg.sk


Tento článok sa páči

1

 luďom, hlasujte:


Počet komentárov: