Stratégia & Financovanie | Stratégia

Odvážnejšie firmy vyťažia z outsourcingu viac

Firmy, ktoré využívajú outsourcing dlhšie, dokážu vyťažiť viac a neváhajú dodávateľom prenechať výkon svojich kľúčových procesov

20.12.2013 | Zdroj: EY

CFO.sk 

Podľa štúdie spoločnosti EY dokážu firmy, ktoré už majú skúsenosti s outsourcingom, získať z  outsourcingových projektov viac pridanej hodnoty. Nie je to spôsobené len tým, že vedia uplatniť svoje skúsenosti, ale aj tým, že outsourcingu viac dôverujú a sú ochotné outsourcovať citlivejšie procesy alebo vo väčšej miere ako firmy, ktoré s outsourcingom začínajú.

Vyplýva to z prieskumu firmy EY na vzorke 3 700 respondentov z 8 krajín západnej Európy.

Oursourcing nie je iba o nákladoch

Hlavným dôvodom, ktorý vedie firmy k outsourcingu, je úspora nákladov: za najdôležitejší faktor ho považuje 42% spoločností. Na druhej strane čím viac skúseností s outsourcingom firmy majú, tým viac považujú úsporu nákladov za samozrejmosť a stávajú sa pre ne dôležité ďalšie faktory, najmä zvýšenie efektívnosti a kvality procesov, možnosť zamerať sa na kľúčový predmet svojej činnosti, a získať prístup k know-how dodávateľa.

Nevyužitý potenciál optimalizácie procesov

Firmy však často nevyužívajú plný potenciál, ktorý im outsourcing môže priniesť: tretina organizácií outsourcuje svoje procesy v nezmenenej podobe a dodávateľ ich vykonáva rovnako, ako predtým fungovali. V tomto prípade síce firma benefituje z vyššej efektívnosti (nižších jednotkových nákladov) dodávateľa, oberá sa však o úspory, ktoré by dosiahla optimalizáciou outsourcovaných procesov. Najkonzervatívnejšie sú opäť spoločnosti, ktoré s outsourcingom iba začínajú, skúsenejšie firmy sa snažia pri outsourcingu procesy zároveň zlepšiť a optimalizovať.  

Vo všeobecnosti je lepšie procesy optimalizovať najprv interne a dodávateľovi ich prenechať dobre zabehnuté, inak bude firma dodávateľovi hradiť náklady spojené s optimalizáciou a zvyšuje riziko vzniku konfliktných situácií. Z prieskumu vyplynulo, že iba pätina firiem ponecháva transformáciu na dodávateľa.  

Ďalšou bariérou k využitiu potenciálnych úspor je vyčlenenie príliš úzkej časti vykonávaných aktivít. Zhruba 40% firiem si z vyčlenených aktivít ponechá viac ako 20% (ktoré následne vykonáva vo vlastnej réžii), čím sa môže pripraviť o dodatočné úspory. Iba 27% firiem outsourcuje 90% a viac percent vykonávanej aktivity.

Potenciál outsourcingu je stále vysoký

V priemere podniky outsourcujú 10% až 20% všetkých svojich procesov. Najväčší podiel vykazujú odvetvia, ktoré dlhodobo čelia vysokému tlaku na ziskové marže, ako sú výrobné spoločnosti a výrobcovia spotrebného tovaru, automobilový priemysel, či telekomunikácie: tieto odvetvia outsourcujú až pätinu svojich procesov s cieľom zlepšiť svoju nákladovú štruktúru a zvýšiť konkurencieschopnosť.

Z podnikových procesov firmy najviac outsourcujú oblasť IT. Napriek tomu si zhruba 75% činností súvisiacich s IT ponechávajú vo vlastnej réžii, čo stále indikuje veľký potenciál pre poskytovateľov outsourcingových služieb.

Niektoré oblasti IT riadenia, ktoré firmy donedávna outsourcovali, však sťahujú naspäť do firmy, najmä vývoj aplikácií a testovanie systémov: celá štvrtina podnikov v nedávnej dobe outsourcing týchto činností zrušila. Hlavným dôvodom boli nesplnené očakávania v úspore nákladov alebo zvýšení efektívnosti a kvality procesov.

Napríklad niektoré telekomunikačné firmy prevzali vývoj kľúčových aplikácií späť pod vlastnú kontrolu, pretože sa obávajú, že dodávatelia budú získané skúsenosti zdieľať s konkurenciou a stratia tak šancu prísť na trh s niečím novým.

IT je zároveň oblasťou, v ktorej väčšina podnikov s outsourcingom začína. Firmy s viacročnými skúsenosťami majú väčšiu tendenciu outsourcovať aj iné podnikové procesy. Popri IT sa jedná hlavne o právne služby (19% firiem ich outsourcuje), správa budov (19%), správa miezd (18%) a logistika (16%).

S rastúcimi skúsenosťami majú firmy väčšiu tendenciu outsourcovať aj svoje kritické podnikové procesy, ako je vývoj a návrh produktov, marketing alebo výroba. Outsourcing im umožňuje zvýšiť kvalitu a efektívnosť týchto procesov a posilniť konkurenčnú výhodu. Napríklad firmy z automobilového odvetvia outsourcujú vývoj dielov na trhy so vzdelanou pracovnou silou, ako je India.

Riziká outsourcingu

Za najväčšie riziko spojené s outsourcingom firmy považujú závislosť na jednom dodávateľovi a stratu kontroly nad vykonávanou činnosťou. V roku 2009 indický dodávateľ IT outsourcingových služieb Satyam ukončiť svoju činnosť a viacerým svojim klientom, ktorí sa spoliehali výhradne na jeho služby, narobil veľké problémy. Niektoré firmy tento problém riešia využívaním viacerých dodávateľov, čo na druhej strane vedie k zhoršenej kontrole (čo kto robí) a menšiemu priestoru na vyjednanie lepšej ceny.

Vo všeobecnosti si zhruba dve tretiny firiem vyberajú dodávateľov na ich domácom trhu (resp. chcú, aby boli služby poskytované z domáceho trhu), vďaka čomu majú nad nimi väčšiu kontrolu. Iba cca 10% firiem využíva úplný off-shoring (dodávateľa z iného kontinentu).

Nevyužitý potenciál benchmarkingu

Takmer polovica firiem plánuje po ukončení zmluvy pokračovať ďalej s existujúcim dodávateľom outsourcovaných služieb. To znamená, že firmy sú buď so spoluprácou spokojné, alebo náklady spojené so zmenou dodávateľa sú príliš vysoké. Tieto firmy sa oberajú o možnosť porovnať ceny, zmluvné podmienky a výkonnostné parametre súčasného dodávateľa s alternatívnou ponukou na trhu.

Naopak, 41% firiem plánuje uskutočniť nové výberové konanie, ktoré im umožní porovnať podmienky a vytvoriť priestor pre ich zlepšenie buď so súčasným, alebo novým dodávateľom.

Začiatočníci sa spoliehajú na fixne dohodnutú cenu

Väčšina outsourcingových zmlúv (53%) je založená na fixnej cene alebo na pevne dohodnutej cene za jedného zamestnanca (FTE). Tento cenový mechanizmus uplatňujú najmä firmy, ktoré s outsourcingom začínajú, skúsenejšie firmy viac uprednostňujú variabilný mechanizmus (napr. podľa počtu transakcií alebo ako podiel na zisku / úsporách a pod.). Zhruba 19% firiem využíva „cost-plus“ mechanizmus.

Zmluvy s fixnými cenami sú síce menej náročné na administratívu, vyžadujú si však oveľa podrobnejšie zadefinovanie rozsahu služieb a cenníkov. Rýchlo sa rozširujúce cloudové technológie prinášajú firmám podstatne väčšie možnosti, ako konvertovať fixné náklady na outsourcing na variabilné (t.j. v závislosti od miery využívania / potreby služby). 

42% firiem využíva pri outsourcingu externé poradenské firmy, predovšetkým na to, aby im poskytli nestranný pohľad na ich outsourcingové plány, získali od nich skúsenosti a know-how s riadením outsourcingových projektov, a zlepšili kvalitu rozhodovania a proces implementácie.