Účtovníctvo, Dane & Legislatíva | Audit

Zásoby: správny výber názvov a kódov skladových položiek

Názvy a kódy skladových položiek môžu riadenie zásob a inventúru nielen uľahčiť, ale aj skomplikovať.

25.07.2013 | Zdroj: Clearly Inventory

CFO.sk 

Názvy skladových položiek

Podľa spoločnosti Clearly Inventory je najväčšou chybou pri výbere názvu skladových položiek používanie slovných spojení, ktoré sa na opis danej položky bežne používajú. Napríklad:

Je rozdiel, akým spôsobom sa predmety bežne opisujú a spôsobom, akým sú umiestnené v sklade a ako zobrazujú v systéme a zozname zásob. Zoznamy zásob sa často zoraďujú podľa abecedy. Zásoby však nebudú v sklade fyzicky zoskupené podľa toho, či sú veľké alebo biele, skôr budú samostatne uskladnené poháriky a samostatne viečka, a v rámci nich samostatne poháriky na kávu a samostatne poháriky na čaj, potom podľa veľkosti atď. Zoznam A uľahčuje nachádzanie prídavných mien, zoznam B uľahčuje nachádzanie skladových položiek.

Odporúčania

• Názov skladovej položky by sa mal začínať podstatným menom (o čo sa jedná) a nasledovať by mali prídavné mená zostupne v poradí podľa dôležitosti
  
• Každá položka by mala mať jedinečný názov
  
• Do názvov nevkladajte slová, ktoré nie sú nevyhnutné. Napríklad názov dodávateľa, krajina pôvodu či dátum expirácie nemusia byť v názve zahrnuté, pokiaľ sú zásoby vzájomne zameniteľné. V príklade vyššie môže reštaurácia nakupovať tie isté poháriky od rôznych dodávateľov a predávať ich za tú istú cenu. Tieto detaily môžu byť uložené v systéme. Názov dodávateľa však môže byť potrebný, ak nie sú položky zameniteľné. Napríklad tenisky Puma a Nike v obchodnom sklade si zrejme vyžadujú zahrnúť do názvu aj značku výrobcu.
  

Kódy skladových položiek

Kódy používané na označenie skladových položiek (kód produktu, SKU a pod.) sú dôležité pre informačný systém a zamestnancov, ktorí so zásobami a skladovými informáciami pracujú. Tu je niekoľko tipov:

• Nikdy nezačínajte kód položky nulou
  
• Vyhnite sa používaniu písmen, ktoré sa dajú ľahko zameniť s číslicami, ako je I alebo O
  
• Nepoužívajte sériové alebo výrobné číslo vášho dodávateľa ako váš vlastný kód. Ak zmeníte dodávateľa, alebo dodávateľ zmení svoje číslovanie, stanú sa pre vás kódy bezpredmetné.
  
• Nepoužívajte zbytočne veľa číslic – ideálne 4 až 8. Menší počet sa zase môže ľahko omylom zameniť za číslo iného významu, ktoré označuje napr. počet alebo hmotnosť.
  
• Nesnažte sa kódmi opísať skladovú položku – povedie to k zbytočne dlhým a neprehľadným kódom – tieto informácie zahrňte do názvu položky
  
• Ak je to možné, používajte v kódoch aj písmená. Pomôže vám to kódy odlíšiť od iných čísel (množstvá, váhy, veľkosť a pod.) a zároveň skrátiť dĺžku kódu.
  
• Použite v kóde začiatočné písmená názvu položky. Napr. kód pre „viečko na kávu, veľké, biele“ môže byť „VIE101“ a pre „viečko na čaj, veľké, biele“ môže byť „VIE201“). Uľahčí vám to orientáciu v zoznamoch zásob.
  
• Nepoužívajte znaky, ktoré môžu zmiasť ľudí alebo informačný systém. Napríklad používanie čiarok a bodiek môže zvádzať k tomu, že sa jedná o hmotnosť. Pri používaní znaku „/“ môže Excel sformátovať kódy na dátumy. Nepoužívajte ani znaky „>“ a „<”.
  

Spoločnosť Clearly Inventory je dodávateľom softvérových riešení pre riadenie a správu zásob.