IT & systémy | Software & systémy

Ako zvýšiť úspešnosť implementácie veľkých podnikových aplikácií

Menšie multifunkčné tímy zodpovedné za dodanie svojej časti aplikácie fungujú efektívnejšie, ako fázovanie projektu na procesnú analýzu, vývoj a testovanie

22.07.2014 | Zdroj: McKinsey

CFO.sk 

K množstvu strašidelných štatistík o neúspešnej implementácií IT projektov môžeme pridať ďalšiu – podľa McKinsey a Univerzity v Oxforde firmy pri implementácií veľkých informačných systémov v priemere prekročia rozpočet o 66% a termín spustenia o 33%. 17% projektov dopadne tak zle, že zmena systémov ohrozuje fungovanie samotnej spoločnosti.

Nech už sú štatistiky akékoľvek, faktom je, že nasadzovanie veľkých aplikácií je komplikované, trvá dlho, zaťažuje užívateľov a často negatívne ovplyvňuje ich prácu. Medzi takéto projekty patria fakturačné systémy v telekomunikačnom odvetví, systémy pre správu poistných udalostí, či ERP systémy.

Podľa skúseností McKinsey je jedným z hlavných zdrojov problémov segregovanie projektu a projektového tímu na zdanlivo logické a relatívne autonómne fázy – analýza procesov, vývoj, a testovanie aplikácie. To spôsobuje, že:

• Stráca sa zodpovednosť za dodanie finálnej fungujúcej aplikácie: vývojári obviňujú analytikov, že im dodali nesprávne podklady, analytici už medzičasom robia na inom projekte, jeden ukazuje na druhého, atď. Inými slovami, každá časť tímu si stráži svoju fázu projektu, ale nikto nie je poriadne zodpovedný za finálne riešenie.
  
• Komunikácia nefunguje tak, ako má: na jednotlivých moduloch a úpravách kódu pracujú rôzni programátori, ktorí po sebe preberajú prácu, tím zodpovedný za prvotnú analýzu procesov pri testovaní už neexistuje, pretože analytici pracujú na iných projektoch, rovnaké problémy treba vysvetľovať rôznym ľudom. 
• Vzrastá počet chýb a nedorozumení, predlžuje sa čakanie na úpravy a čas potrebný na finalizáciu programu.
  

McKinsey sa na podobných projektoch osvedčil iný spôsob organizácie:  za finálnu implementáciu jednotlivých častí aplikácie (napr. modulov) sú zodpovedné multifunkčné tímy, ktoré sa skladajú z analytikov, programátorov, pracovníkov zodpovedných za testovanie, a užívateľov. Projektový manažér potom zabezpečuje, aby jednotlivé tímy včas dodali svoje otestované a fungujúce časti aplikácie namiesto toho, aby riešil odovzdávanie úloh a komunikáciu medzi analytikmi, programátormi a užívateľmi.

Podľa McKinsey jedna medzinárodná poisťovacia spoločnosť, ktorá začala implementáciu globálneho systému pre správu poistných udalostí tradičným spôsobom s tímami zodpovednými za jednotlivé fázy projektu, v strede projektu zmenila organizáciu vyššie spomínaným spôsobom. Behom jedného mesiaca klesol počet chýb v programovaní o 45% a čas potrebný na finalizáciu jednotlivých častí o 20%.

Výhody multifunkčných tímov sú podľa McKinsey nasledovné:

• Lepšie zadefinovaná zodpovednosť: multifunkčný tím spolu pracuje od začiatku až do konca na spoločnej úlohe - na zadefinovaní užívateľských požiadaviek, programovaní, testovaní funkčnosti a úpravách programu, testovaní programu užívateľmi a na jeho finálnom odovzdaní. Pri takejto organizácii je ťažšie vyhovárať sa jeden na druhého, pretože všetci pracujú v jednom tíme.
  
• Efektívnejšia komunikácia: zníži sa počet chýb a zdržaní vznikajúcich z dôvodu nekoordinovanej komunikácie, tím je stabilný a každý vie, na koho sa má obrátiť, môžu sa zaviesť pravidelné denné porady alebo telekonferencie, a všetci sú tak lepšie informovaní o aktuálnom stave a zmenách, ku ktorým za pochodu dochádza. Členovia tímu sa lepšie spoznajú, poskytujú si spätnú väzbu a podporujú sa navzájom.  
  
• Zrýchlenie pracovných cyklov: vývoj, testovanie a úpravy jednotlivých častí programu prebiehajú rýchlejšie, pretože v menšom tíme sa dajú úlohy ľahšie koordinovať a plánovať, pri testovaní sa skráti čakanie na programátorov, aby opravili zistené problémy, a pod.