Účtovníctvo, Dane & Legislatíva | Audit

Ako znížiť náklady na finančný audit

Ak ste pre vášho audítora nočnou morou, je veľmi pravdepodobné, že služby za finančný audit preplácate

Ak váš audítor tvrdošijne odmieta výraznejšie znížiť cenu napriek tomu, že vašu firmu audituje už niekoľko rokov, nemusí byť chyba iba na jeho strane. Riešením samozrejme vždy môže byť nový tender, najmä ak vám ide iba o "pečiatku". Firmy však prácu audítorom často zbytočne komplikujú, a tým ich oberajú o priestor znížiť cenu. Ak by zmenili svoj prístup k auditu, výsledkom by bola win-win situácia - menej práce pre audítora a menšie náklady a stresy pre klienta. 

Ako audítori plánujú audit a svoju odmenu

Väčšie audítorské firmy plánujú audit tak, že pre každú jeho časť (testovanie kontrol, testovanie jednotlivých častí súvahy a výsledovky, kontrola poznámok, stretnutia s vedením atď.) odhadujú počet hodín a senioritu osoby, ktorá bude jednotlivé časti auditu vykonávať.  Odhad plánovaných hodín robia na základe toho, akú komplikovanú má klient prevádzku, skupinovú štruktúru a účtovníctvo (napr. firmy so zákazkovou výrobou sú náročnejšie, ako jednoduché obchodné firmy) a na základe skúseností z predchádzajúcich auditov, pričom musia zohľadniť nové významné skutočnosti, ako napr. akvizícia alebo odpredaj prevádzky, na ktoré musia vyčleniť dodatočné zdroje.

Audítorský tím sa zvyčajne skladá z manažéra alebo seniora, ktorý vedie jedného alebo viacerých juniornejších (menej skúsených) audítorov. Juniorní zamestnanci sa najmä vo veľkých audítorských firmách (napr. Big4) takmer každý rok striedajú. Nad manažérom je riaditeľ alebo partner, ktorý s manažérom konzultuje problematické oblasti, robí záverečnú kontrolu, podpisuje správu audítora a rokuje o zmluve. Čím viac seniornejších zamestnancov má na audite participovať, tým je plánovaný náklad a odmena vyššia. Na druhej strane, ak má manažér k dispozícii iba neskúsených juniorov, musí na audit vyčleniť viac hodín, čo opäť znamená vyšší náklad. 

Na základe takto vypočítaného počtu hodín, seniority participujúcich zamestnancov a im priradených hodinových sadzieb audítorská firma vypočíta štandardnú odmenu v podobe fixnej čiastky (fakturácia na základe hodín je zriedkavá). Tú potom často znižuje o určité percento, aby bola ponuka predložená klientovi konkurencieschopná. Vo výsledku napokon posudzuje a) plánované percento návratnosti ako podiel medzi dohodnutou odmenou a plánovanými nákladmi, a b) po vykonaní auditu skutočné percento návratnosti na základe skutočnej fakturácie a skutočne odpracovaných hodín. V prípade problematických klientov môže byť táto výsledná návratnosť podstatne nižšie  (napr. 50 %), ako plánovaná návratnosť (napr. 75 %).

Ak audítor vie, že klient na audit nebýva dobre pripravený a práce sa ťahajú sa niekoľko týždňov alebo mesiacov, má menší sklon poskytnúť klientovi zľavu.

Čo zabíja efektívnosť auditu a zvyšuje náklady

Nasledovné faktory spôsobujú zbytočné zdržovania a prieťahy, ktoré vedú k vyšším nákladom na finančný audit:

  • Nepripravenosť auditovanej firmy – audítori prídu na fyzický audit a polovicu podkladov nemajú k dispozícii.
  • Neefektívny fyzický audit a následné naťahovanie – čím menej práce stihnú audítori priamo u klienta, tým viac sa celý audit naťahuje a predražuje.  
  • Meniace sa čísla – pre audítorov je nočnou morou, ak robia fyzický audit u klienta a každý deň sa mení hlavná kniha.
  • Zlá kvalita podkladov – napr. dokumenty v papierovej podobe bez poriadneho označenia, alebo elektronické výstupy zo systému, ktoré sa nedajú editovať a ďalej spracovať.
  • Prekvapenia – ak sa audítori na poslednú chvíľu dozvedia napr. o tom, že  auditovaná firma má novú prevádzku alebo urobila počas roka akvizíciu.
  • Komplikované podnikové štruktúry – podnikatelia sú vynaliezaví a v záujme daňovej optimalizácie, získania dotácií alebo iných dôvodov dokážu pozakladať kopec dcérskych a spriaznených spoločností, ktoré sťažujú konsolidáciu a kontrolu transakcií so spriaznenými osobami. Od určitého počtu podnikov v skupine začínajú dodatočné náklady na udržanie prehľadu a kontroly prevyšovať benefity zo založenia nového subjektu, a to platí aj pre finančný audit.

Plánovanie termínu

Naplánujte termín auditu na obdobie po konci roka, v ktorom máte drvivú väčšinu účtov uzatvorenú. Ak audítori dostávajú každý deň zmenenú hlavnú knihu, výrazne to znižuje efektívnosť auditu, pretože musia prerábať svoje kalkulácie. Ak viete, že niektoré účty sa ešte budú alebo môžu meniť, vopred na to audítorov upozornite, aby s tím počítali.

Ak máte dohodnutý predbežný audit ešte počas kontrolovaného obdobia (napr. na jeseň), snažte sa ho dohodnúť na obdobie po mesačnej závierke, napr. medzi 10 a 20 dňom v mesiaci. V opačnom prípade sa váš finančný tím nebude mať čas venovať audítorom a tí urobia podstatne menej, ako plánovali.

Pred samotným auditom alebo na jeho začiatku zorganizujte stretnutie, na ktorom budú prítomné kľúčové osoby vášho oddelenia a audítori. Prejdite si oblasti, ktoré chcú audítori kontrolovať a dohodnite si termíny na najbližšie dni (odovzdanie podkladov, uzatvorenie častí finančných výkazov a pod.), ktoré budú záväzné tak pre vás, ako aj pre audítora. Pre každú oblasť určite zodpovednú osobu z vášho tímu, ktorá bude s audítormi komunikovať a vymieňať si informácie.

Audítorský tím

Pre audítorské firmy, najmä tie väčšie, je bežné, že menia zloženie audítorského tímu na juniorných pozíciách. Trvajte však na tom, aby tím viedol ten istý manažér, ako v minulosti, ktorý vašu firmu už pozná. Ak už v audítorskej firme nepracuje, trvajte na tom, aby bola v tíme aspoň jedna osoba, ktorá u vás robila audit v minulosti.  

Príprava podkladov

Urobte maximum pre to, aby podklady, ktoré si audítori pred samotným auditom vyžiadajú, boli na 100 % pripravené. Pozrite sa na podklady a vysvetlenia, ktoré žiadali počas predchádzajúcich auditov. Nič nepredlžuje audit viac, ako nepripravený klient a nudiaci sa audítori sediaci v zasadačke.

Pripravte podklady ku všetkým zmenám, ktoré nastali počas kontrolovaného obdobia, napr. nové úverové alebo významné obchodné zmluvy, podklady k rozbehnutým investíciám a pod.

Snažte sa maximum podkladov poskytnúť v elektronickej podobe, a podľa možnosti v editovateľnej podobe, ideálne v Exceli. Doklady, pri ktorých audítori nevyžadujú originály, nascanujte.

Dávajte si záležať na tom, aby bol každý doklad riadne označený. Inak sa budú audítori s každým papierom chodiť  pýtať „čo tie čísla znamenajú“, čo zdržuje nielen ich, ale aj váš tím.

Príprava vášho finančného tímu

Audítori sa často stretávajú s tým, že zamestnanci finančného oddelenia na nich nemajú čas, alebo sú k nim neústretoví a berú ich ako nutné zlo. Naplánujte úlohy pre váš tím pokiaľ možno tak, aby mali počas dohodnutého termínu auditu priestor venovať sa audítorom. Informujte ostatné oddelenia vo firme, že menej dôležité požiadavky budú spracované neskôr. Vysvetlite zamestnancom finančného oddelenia, že zlá kooperácia a zdržiavanie zvyšuje vaše náklady a vráti sa neskôr, pretože požadované informácie budete musieť tak či tak poskytnúť. Inými slovami, každý člen finančného tímu musí brať finančný audit v čase fyzickej prítomnosti audítorov ako dôležitú prioritu.

Fyzický audit

Čím viac práce stihnú audítori v čase, kedy sú fyzicky u vás prítomní, tým efektívnejší a rýchlejší bude celý audit. Ak od vás odchádzajú s dlhým zoznamom nedodaných podkladov a nevysvetlených otázok, audit sa bude nekonečne naťahovať. Audítori totiž po opustení vašich priestorov začnú pracovať na iných auditoch, a dodatočne zasielané podklady budú spracovávať ad hoc po večeroch, alebo ich budú spracovávať ich kolegovia, ktorí vašu firmu nepoznajú.

V priebehu fyzického auditu sa niekoľko krát stretnite s manažérom audítorského tímu a prejdite si, ktoré oblasti sú problematické alebo ku ktorým nemajú podklady. Naháňajte svoj tím, aby audítorom poskytli maximum informácií ešte počas fyzického auditu.

Ak audítori odosielali dodávateľom a odberateľom listy na potvrdenie zostatku záväzkov a pohľadávok, aktívne kontaktujte meškajúcich obchodných partnerov, aby potvrdenia poslali ešte pred koncom fyzického auditu. V zostatkoch sú totiž často rozdiely a audítori ich tak môžu preskúmať priamo na mieste s vašimi zamestnancami. Keď ich dostanú neskôr, celý proces sa naťahuje.

Prístup do systému

Poskytnite audítorom prístup do vášho informačného systému. To výrazne odbremení váš tím, pretože množstvo otázok, ktoré by inak audítori museli riešiť osobne, si budú môcť preveriť priamo v systéme.

Kvalita kontrolných procesov a podkladov

Čím menej audítori dôverujú vašim interným kontrolám a dátam, tým viac testovacích procedúr musia vykonať a tým je audit pre nich nákladnejší. Audítori pri prvom audite detailne kontrolujú kontrolné mechanizmy (autorizácia transakcií, párovanie dokumentov, odsúhlasovanie účtov, rozdelenie právomocí a pod.) a následne ich každoročne preverujú už v menšom rozsahu. Ak vedia, že v niektorej oblasti neboli vaše procesy počas predchádzajúcich auditov spoľahlivé (napr. vystavené faktúry často obsahujú iné ceny, ako sú ceny dohodnuté v zmluvách, alebo skladová evidencia nikdy nezodpovedá fyzickému stavu zásob), budú testovať väčšiu vzorku transakcií a dokladov.

Berte preto ich odporúčania na zlepšenie interných procesov vážne, pretože pomôžu nielen zabezpečiť integritu a spoľahlivosť vašich vlastných dát, ale podstatne ušetria čas, ktorý musia audítori venovať testovaniu a kontrole.

Nechajte audítorov robiť to, čo majú

Audítori často strávia kopec času len tým, aby vôbec získali podklady použiteľné pre audit. Napríklad často dostávajú výstupy z účtovného, skladového alebo mzdového systému, ktoré nie sú v editovateľnej podobe, alebo musia stráviť tri hodiny tým, že ich budú konvertovať do Excelu. Pomôžte im ušetriť čas tým, že s konverziou výstupov im pomôže vaše IT oddelenie (ak mu to samozrejme nebude tiež trvať tri hodiny), a vždy ak to váš systém umožňuje, dávajte im výstupy ľahko editovateľné pre tabuľkové procesory.  

Informácie o dôležitých zmenách

Keď audítori plánujú audit, zvažujú, či vo firme došlo k významným zmenám, ktoré majú vplyv na finančné výkazy a ktoré budú musieť preskúmať. Ak sa o nich dozvedia na poslednú chvíľu priamo  na mieste, nabúra to ich interný pracovný plán. Komunikujte preto s audítorom priebežne počas roka alebo prinajmenšom niekoľko týždňov pred začatím auditu mu pošlite informácie o dôležitých zmenách, ako napr. odpredaj časti prevádzky, nové významné zmluvy, nové úverové zmluvy, nový distribučný sklad alebo akvizícia inej spoločnosti. Spýtajte sa, aké podklady k nim budú potrebovať a pripravte ich pred začiatkom auditu.

Zvážte využitie druhého audítora

Ak máte malú vedľajšiu prevádzku alebo dcérsku spoločnosť, môže jej čísla overiť menší lokálny audítor, ktorý je lacnejší, ako váš hlavný audítor. Ten sa s ním môže dohodnúť na vykonaní tzv. „agreed-upon-procedures“, v rámci ktorých ho inštruuje, aké testy a kontroly má vykonať bez toho, aby lokálny audítor vydával audítorskú správu. Váš hlavný audítor sa síce musí uistiť, že sa na výstupy lokálneho audítora môže spoľahnúť, takéto riešenie však môže byť niekedy lacnejšie.

Skráťte čas potrebný na uzatvorenie auditu

Snažte sa o to, aby od momentu, kedy sú odsúhlasené finálne výkazy a poznámky, došlo k vydaniu správy audítora čo najskôr. Čím viac času ubehne, tým väčšie je riziko, že dôjde ku skutočnostiam po dátume závierky, ktoré majú vplyv na koncoročné výkazy a ktoré budú audítori musieť znovu overiť.

Z rovnakého dôvodu neodkladajte zbytočne samotný audit na neskoršie mesiace, ak viete, že budete pripravený skôr. 

Tento článok sa páči

1

 luďom, hlasujte:


Počet komentárov: