IT & systémy | Software & systémy

10 tipov pre úspešnú implementáciu SAPu

Najväčšie problémy súvisiace s nasadením nového podnikového informačného systému a odporúčania, ako predísť sklamaniu a neúspechu

22.03.2014 | Zdroj: Panorama Consulting

CFO.sk 

História je plná prípadov, keď implementácia ERP systému skončila katastrofálne. V niektorých prípadoch podniky dokonca žalovali dodávateľov informačných systémov kvôli neúspešnej implementácii alebo kvôli tomu, že problémy s novým systémom spôsobili vážne výpadky v prevádzke organizácie.

Firmy niekedy investujú do špičkových systémov, ako je SAP či Oracle, pretože ich priťahuje renomé značky. Pred implementáciou si však zabudnú urobiť domácu úlohu. Žiadny ERP systém nemôže byť implementovaný bez toho, aby mala firma presne zadefinované svoje potreby a požiadavky. Požiadavky sa nedajú zadefinovať, pokiaľ firma nemá zadefinované procesy. A procesy nie je možné optimálne zadefinovať, pokiaľ firma nemá jasno vo svojej stratégii.

Podľa skúseností spoločnosti Panorama Consulting sú najčastejšie problémy spojené s implementáciou ERP systémov, ako je SAP nasledovné:

• Implementácia SAPu trvá v priemere o 2 mesiace dlhšie, ako počítal pôvodný plán. Ešte väčší sklz dosahujú implementácie systému Oracle. Hlavné dôvody: rozšírenie pôvodného rozsahu projektu, organizačné problémy, problémy s dátami, nedostatočné zdroje alokované na implementáciu projektu, nedostatočné zaškolenie zamestnancov.

  

• Náklady na implementáciu prekročia pôvodný rozpočet. Hlavné dôvody: rozšírenie pôvodného rozsahu projektu, neočakávané technické alebo organizačné problémy spôsobia dodatočné náklady, meškanie projektu spôsobuje rastúce náklady na poradenské služby, plánované náklady na poradenské služby sú podhodnotené.
  
• Takmer polovica užívateľov SAPu dosiahne menej ako 50% benefitov, ktoré očakávali. Hlavné dôvody: nedostatočné podchytenie zmien v podnikových procesoch, podcenenie zmien, ktoré projekt pre zamestnancov prináša, nedostatočne spracovaná analýza projektu (business case), nedostatočne definované KPI. Návratnosť investície do SAPu kolíše od menej ako 12 mesiacov po 3 a viac rokov, pričom najčastejšie organizácie uvádzajú návratnosť dlhšiu ako 3 roky.

  

Súvisiace články:

• 56% firiem získa z nového ERP systému menej ako polovicu očakávaných benefitov
  
• Implementácia ERP systému: najčastejšie dôvody projektového zlyhania
  

10 odporúčaní spoločnosti Panorama Consulting pre úspešnú implementáciu SAPu:

1. Uistite sa, že viete, prečo chcete SAP. Nerobte tak kvôli tomu, že SAP má konkurencia alebo kvôli tomu, že jednoducho chcete mať špičkový softvér. Zmeny v procesoch a úprava či implementácia čiastkových riešení na tom správnom mieste môže priniesť viac úžitku, ako komplexný a drahý systém, ktorý možno nepotrebujete.
   
2. Jasne zadefinujte existujúce a plánované podnikové procesy a požiadavky na nový informačný systém. Firmy sa často nadchnú rôznorodou funkcionalitou a technickými možnosťami, ktoré nový systém prináša, a zabudnú poriadne zanalyzovať, či a do akej miery systém pasuje na ich konkrétne potreby a procesy.
   
3. Uistite sa, že dokážete vyhodnotiť návratnosť investície (ROI). Kvantifikácia očakávaných benefitov by mala byť rovnako jasná, ako kvantifikácia plánovaných nákladov. Zároveň si zadefinujte ciele a cieľové KPI, ktoré budete sledovať počas implementácie a po spustení systému, a dôkladne ich monitorujte.
   
4. Zabezpečte kvalitné projektové riadenie a zdroje potrebné na implementáciu. To znamená skúseného projektového manažéra, zadefinované čiastkové ciele a ich pravidelné vyhodnocovanie, príprava záložných plánov pre zvládnutie rizikových / neočakávaných situácií.
   
5. Zabezpečte aktívnu a dlhodobú podporu zo strany top manažmentu. Ak je súčasťou pravidelných stretnutí projektového tímu člen / členovia vedenia, vznikajúce problémy sa riešia rýchlejšie a projekt má väčší spád.
   
6. Investujte do dôkladnej prípravy. To znamená dobre spracovaná analýza projektu (business case), definovanie požiadaviek na systém, plánované zmeny v procesoch, definovanie kde budú potrebné úpravy systému na mieru a pod.
   
7. Zabezpečte dostatočné zaškolenie zamestnancov. Predpokladom úspechu sú nielen školenia užívateľov, ako nový systém používať, ale aj školenia pokrývajúce zmeny v procesoch a zaužívaných návykoch.
   
8. S plánovaním migrácie začnite čo najskôr. Prenos dát do nového systému je extrémne náročný a komplikovaný proces. Pripravte si plán migrácie tak pre master dáta (dodávatelia, odberatelia, produkty a pod.) ako aj pre transakčné informácie (faktúry, objednávky a pod.). Čo najskôr zmapujte, aké dáta bude potrebné presunúť, a pred ostrou migráciou otestujte funkčnosť na skúšobných prenosoch. Nezabudnite na archiváciu historických dát a na to, aby bol k nim možný prístup.
   
9. Otestujte, či systém vyhovuje potrebám užívateľov, využite CRP (conference room pilots).
   
10. Nepodceňujte komunikáciu. Informujte zamestnancov o dôvodoch implementácie, benefitoch, ktoré prinesie, zmeny, na ktoré sa musia pripraviť, poskytnite odpovede na často kladené otázky. Zaujímajte sa o ich otázky a spätnú väzbu.