Účtovníctvo, Dane & Legislatíva | Účtovníctvo & Finančné výkazy

Ukladanie účtovných dokumentov do registra účtovných závierok od 1. januára 2015

Všeobecné pokyny Finančného riaditeľstva SR

12.03.2015 | Zdroj: Finančná správa SR

CFO.sk 

Finančné riaditeľstvo vydalo všeobecnú informáciu o ukladaní účtovných dokumentov do registra účtovných závierok, pre bližšie informácie treba pozrieť § 23 až 23d zákona o účtovníctve

OBSAH

1. Dokumenty ukladané do registra, verejná a neverejná časť.
2. Spôsob ukladania (elektronicky alebo v listinnej podobe).
3. Doručovanie dokumentov prevádzkovateľovi registra a do Zbierky listín.
4. Postup ukladania dokumentov do registra prostredníctvom elektronickej podateľne Finančnej správy SR.

1. Dokumenty ukladané do registra, verejná a neverejná časť.

Do registra účtovných závierok („register“) sa ukladajú dokumenty podľa § 23 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „dokumenty“):

a) riadne individuálne účtovné závierky,

b) mimoriadne individuálne účtovné závierky,

c) riadne konsolidované účtovné závierky,

d) mimoriadne konsolidované účtovné závierky,

e) súhrnné účtovné závierky verejnej správy,

f) výkazy vybraných údajov z účtovných závierok zostavených podľa medzinárodných účtovných štandardov (ďalej len „IFRS“),

g) správy audítorov,

h) individuálne výročné správy,

i) konsolidované výročné správy,

j) ročné finančné správy emitentov (vyhotovujú len emitenti cenných papierov),

k) oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky.

Register sa člení na verejnú časť a neverejnú časť. Verejnú časť registra tvoria dokumenty len nasledovných subjektov:

a) účtovnej jednotky, ktorá zostavuje IFRS účtovnú závierku, okrem pobočiek (napr. bánk, poisťovní a pod.),

b) obchodnej spoločnosti,

c) družstva,

d) štátneho podniku,

e) subjektu verejnej správy,

f) inej účtovnej jednotky, ak osobitný predpis ustanovuje, že dokumenty týchto osôb majú byť verejne prístupné,

g) Exportno-importnej banky Slovenskej republiky.

Neverejnú časť registra tvoria dokumenty ostatných účtovných jednotiek.

2. Spôsob ukladania (elektronicky alebo v listinnej podobe).

Dokumenty účtovných jednotiek sa neukladajú do registra priamo, ale prostredníctvom daňového úradu alebo systému štátnej pokladnice. Môžu sa ukladať v elektronickej podobe alebo v listinnej podobe.

V elektronickej podobe sa povinne ukladajú dokumenty podľa § 23 ods. 2 písm. c) až j) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) a dokumenty, ktoré sa účtovná jednotka rozhodla uložiť v cudzom jazyku. Dokumenty podľa § 23 ods. 2 písm. a), b) a k) zákona v elektronickej podobe povinne ukladá napr. účtovná jednotka, ktorá zostavuje IFRS účtovnú závierku a osoby, ktorým daňový poriadok ukladá povinnosť doručovať podania elektronickými prostriedkami (najmä platitelia DPH).

Preferovaným formátom pre dokumenty, ktoré majú byť uložené aj v zbierke listín v elektronickej podobe je „pdf“ formát (verzia PDF 1.4, ktorá je kompatibilná so štandardom ISO 19005-1 (PDF/A) ).

Ostatné účtovné jednotky môžu uložiť individuálne účtovné závierky a oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky v elektronickej podobe alebo listinnej podobe.

V listinnej podobe sa môže doručovať daňovému úradu

• individuálna účtovná závierka účtovnej jednotky, ktorá nemá povinnosť ukladať ju elektronicky (napr. subjekty, ktoré nie sú platiteľmi DPH), obvykle spolu s daňovým priznaním (tým nie je dotknutá možnosť zasielať predmetné dokumenty aj elektronicky) a
• oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky do piatich pracovných dní odo dňa schválenia účtovnej závierky, ak účtovná jednotka uložila neschválenú účtovnú závierku v lehote podľa § 23a ods. 3 a 4 zákona.

Dokument sa považuje za doručený, iba ak obsahuje správne vyplnené všeobecné náležitosti podľa § 17 ods. 2 písm. a) až g) zákona (obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky a IČO, deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, deň jej zostavenia, obdobie, za ktoré sa zostavuje a iné údaje) a sú podané všetky súčasti účtovnej závierky (súvaha, výkaz ziskov a strát, poznámky). Pri listinnej podobe podania účtovnej závierky je povinnou náležitosťou aj podpis štatutárneho orgánu alebo fyzickej osoby - podnikateľa. Tento postup musí byť zachovaný aj v prípade, že účtovná jednotka potrebuje opraviť účtovnú závierku alebo niektorú jej súčasť, tzn. že podáva všetky súčasti účtovnej závierky nielen niektorú jej súčasť.

3. Doručovanie dokumentov prevádzkovateľovi registra a do Zbierky listín.

Daňový úrad prevedie dokumenty prijaté v listinnej podobe do elektronickej podoby a v elektronickej podobe prostredníctvom Finančného riaditeľstva Slovenskej republiky (ďalej len „FR SR“) ich postúpi prevádzkovateľovi registra do 40 kalendárnych dní.

Dokumenty vyhotovené v elektronickej podobe sa doručujú prostredníctvom elektronickej podateľne FR SR v rámci oblasti Účtovné dokumenty https://www.financnasprava.sk/sk/elektronicke-sluzby/verejne-sluzby/katalog-danovych-a-colnych/katalog-formularov. FR SR ich postúpi bez zbytočného odkladu prevádzkovateľovi registra.

Prevádzkovateľ registra zaradí, zverejní a sprístupní každý doručený dokument, tak ako ho účtovná jednotka uložila, najneskôr do piatich pracovných dní odo dňa doručenia do registra, vo verejnej časti alebo neverejnej časti registra.

Zverejnené dokumenty, ktoré sa ukladajú v registri a sú súčasne obsahom zbierky listín obchodného registra, zasiela prevádzkovateľ registra priebežne v lehote 30 kalendárnych dní odo dňa zverejnenia v registri, spolu s údajom o dátume ich uloženia v registri, do zbierky listín obchodného registra. Ministerstvo spravodlivosti Slovenskej republiky v súlade s § 9 ods. 7 zákona o obchodnom registri zabezpečí bez zbytočného odkladu uloženie do zbierky listín.

Zákon č. 463/2013 Z. z., ktorým sa menil a dopĺňal zákon 431/2002 Z. z. o účtovníctve súčasne novelizoval aj Obchodný zákonník (§ 40 ods. 4 a § 192 ods. 3) tak, že uložením dokumentov do registra sa považuje povinnosť uloženia dokumentov do zbierky listín za splnenú a tieto dokumenty sa už nemusia osobitne ukladať do zbierky listín. Prenos dokumentov do zbierky listín sa zabezpečuje automatizovaným spracovaním, bez zásahu ďalších osôb, a preto je dôležité, aby sa účtovná jednotka na vstupe správne identifikovala a aby správne identifikovala aj obsah prenášaných dokumentov. V súlade s § 3 ods. 1 zákona č. 200/2011 Z. z. o Obchodnom vestníku sa v Obchodnom vestníku zverejňujú údaje, o ktorých tak ustanovuje zákon.

Súvaha a výkaz ziskov a strát sa do 31. 12. 2013 v Obchodnom vestníku zverejňovali na základe § 21 ods. 2 zákona o účtovníctve. Od 1. 1. 2014 bol § 21 zákona vypustený (novelou zákona č. 352/2013 Z. z.) a zverejňovanie údajov nanovo ustanovuje § 23d, ktorý už neukladá účtovným jednotkám povinnosť zverejňovať súvahu a výkaz ziskov a strát v Obchodnom vestníku, ale toto zverejnenie sa nahrádza zverejnením v registri.

4. Postup ukladania dokumentov do registra prostredníctvom elektronickej podateľne Finančnej správy SR.

Po prihlásení sa na Portáli Finančnej správy SR je potrebné otvoriť „Katalóg formulárov“.

4.1 Účtovná jednotka - podnikateľský subjekt účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva

Oblasť: Účtovné dokumenty

• Účtovné výkazy pre podnikateľské subjekty účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva
• Účtovná závierka podnikateľskej účtovnej jednotky v sústave jednoduchého účtovníctva

Účtovná jednotka účtujúca v sústave jednoduchého účtovníctva vyplní za účtovné obdobie končiace 31. 12. 2014 a neskôr výkaz Účtovná závierka podnikateľskej účtovnej jednotky v sústave jednoduchého účtovníctva (UZFOv14) v elektronickom formulári.

4.2 Účtovná jednotka - podnikateľský subjekt účtujúci v sústave podvojného účtovníctva

Oblasť: Účtovné dokumenty

• Účtovné výkazy pre podnikateľské subjekty účtujúce v sústave podvojného účtovníctva
• Účtovná závierka podnikateľskej účtovnej jednotky v sústave podvojného účtovníctva

Účtovná jednotka si zvolí príslušný formulár účtovnej závierky:

• Účtovná závierka mikro účtovnej jednotky (UZMUJv14 účinná od 31. 12. 2014) alebo
• Účtovná závierka podnikateľov v PÚ (UZPODv14 účinná od 31. 12. 2014)

Podanie vyplneného formuláru je umožnené až po priložení minimálne 1 súboru, ktorý reprezentuje Poznámky účtovnej jednotky.

Pri ukladaní výročnej správy, správy audítora, ročnej finančnej správy emitenta, konsolidovanej účtovnej závierky, výkazu vybraných údajov z konsolidovanej účtovnej závierky si zvolí:

• Všeobecné podanie k ÚZ - Podnikateľské subjekty účtujúce v sústave podvojného účtovníctva (VP-PODv15)

Pre každý typ dokumentu je potrebné vykonať samostatné podanie cez nový formulár všeobecného podania. Priložiť súbor/y rôznych typov dokumentov naraz nie je vhodné, ovplyvní to následné zobrazenie v registri (napr. pri zvolenom type dokumentu výročná správa sú všetky priložené súbory považované za výročnú správu).

4.3 Účtovná jednotka – nezisková organizácia účtujúca v sústave jednoduchého účtovníctva

Oblasť: Účtovné dokumenty

• Účtovné výkazy pre neziskové organizácie
  • Účtovná závierka neziskovej účtovnej jednotky v sústave jednoduchého účtovníctva
  • Účtovná závierka neziskovej účtovnej jednotky v sústave jednoduchého účtovníctva (UZNO)

Nezisková účtovná jednotka (napr. nezisková organizácia, neinvestičný fond) účtujúca v sústave jednoduchého účtovníctva vyplní úvodnú stranu účtovnej závierky a priloží povinne minimálne 1 súbor účtovnej závierky v „pdf“ formáte do časti „ + Prílohy“.

• Všeobecné podanie k ÚZ - Neziskové organizácie účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva (VP-UVNOv15)

Nezisková účtovná jednotka (napr. nezisková organizácia, neinvestičný fond,) účtujúca v sústave jednoduchého účtovníctva uloží ako prílohu svoju výročnú správu a správu audítora v „pdf“ formáte do časti „ + Prílohy“. Pre každý typ dokumentu je potrebné vykonať samostatné podanie cez nový formulár všeobecného podania. Priložiť súbor/y rôznych typov dokumentov naraz nie je vhodné, ovplyvní to následné zobrazenie v registri (napr. pri zvolenom type dokumentu výročná správa sú všetky priložené súbory považované za výročnú správu).

4.4 Účtovná jednotka – nezisková organizácia účtujúca v sústave podvojného účtovníctva

Oblasť: Účtovné dokumenty

• Účtovné výkazy pre neziskové organizácie
  • Účtovná závierka neziskovej účtovnej jednotky v sústave podvojného účtovníctva
  • Účtovná závierka neziskovej účtovnej jednotky v sústave podvojného účtovníctva (UZNUJ)

Nezisková účtovná jednotka (napr. nezisková organizácia, neinvestičný fond, nadácia) účtujúca v sústave podvojného účtovníctva vyplní úvodnú stranu účtovnej závierky a priloží povinne minimálne 1 súbor účtovnej závierky v „pdf“ formáte a to UZNUJ a Poznámky do časti „ + Prílohy“.

• Všeobecné podanie k ÚZ - Neziskové organizácie účtujúce v sústave podvojného účtovníctva (VP-UVNUJv15)

Nezisková účtovná jednotka (napr. nezisková organizácia, neinvestičný fond, nadácia) účtujúca v sústave podvojného účtovníctva uloží ako prílohu svoju výročnú správu a správu audítora v „pdf“ formáte do časti „ + Prílohy“. Pre každý typ dokumentu je potrebné vykonať samostatné podanie cez nový formulár všeobecného podania. Priložiť súbor/y rôznych typov dokumentov naraz nie je vhodné, ovplyvní to následné zobrazenie v registri (napr. pri zvolenom type dokumentu výročná správa sú všetky priložené súbory považované za výročnú správu).

4.5 Účtovné jednotky účtujúce podľa IFRS, Obchodník s cennými papiermi, Fondy, Platobná inštitúcia a inštitúcia elektronických peňazí, Pobočka zahraničnej finančnej inštitúcie, Subjekty kolektívneho investovania s právnou subjektivitou, Záručný fond, Fond ochrany vkladov, Fond nehnuteľností.

Oblasť: Účtovné dokumenty

• Účtovné výkazy pre ostatné typy účtovných jednotiek
  • Účtovná závierka pre ostatné typy účtovných jednotiek
  • Všeobecné podanie k ÚZ - ostatné typy ÚJ - výber podľa typu ÚJ

Účtovná jednotka si vyberie Všeobecné podanie pre príslušný typ účtovnej jednotky, za ktorý chce podávať účtovnú závierku, výročnú správu, správu audítora, prípadne ročnú finančnú správu emitenta a výkaz vybraných údajov. Tieto typy účtovných jednotiek ukladajú všetky dokumenty ako prílohu Všeobecného podania.

Typ dokumentu – uvedie sa názov prílohy, ktorú chce uložiť.

Účtovné jednotky uvedené v tomto bode sú povinné podávať všetky dokumenty výlučne elektronicky.

Účtovná jednotka vyplní zvolený typ dokumentu a vloží povinne minimálne 1 súbor do časti „ + Prílohy“. Pre každý typ dokumentu je potrebné vykonať samostatné podanie cez nový formulár všeobecného podania. Priložiť súbor/y rôznych typov dokumentov naraz nie je vhodné, ovplyvní to následné zobrazenie v registri (napr. pri zvolenom type dokumentu výročná správa sú všetky priložené súbory považované za výročnú správu).

Ak účtovná jednotka účtujúca podľa IFRS podáva ako prílohu daňového priznania účtovnú závierku Úč POD v súlade s § 49 ods. 1 zákona o dani z príjmov, postupuje pri ukladaní tohto typu účtovnej závierky rovnako, ako Účtovná jednotka - podnikateľský subjekt účtujúci v sústave podvojného účtovníctva (bod 4.2).

4.6 Oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky

Oznámenie sa môže ukladať elektronicky nasledovne:

Oblasť: Účtovné dokumenty

• Oznámenie schválenia účtovnej závierky
  • Oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky

Elektronické tlačivo „OZNÁMENIE o dátume schválenia účtovnej závierky“ (UZOZNv14) je jednotné pre všetky typy účtovných jednotiek, ktoré majú povinnosť schvaľovať účtovnú závierku.

V informácií FR SR sa ďalej rozoberá aj ukladanie dokumentov subjektmi verejnej správy (prostredníctvom systému štátnej pokladnice).