Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Optimalizácia pracovného kapitálu

Pracovný kapitál ponúka veľký priestor pre zlepšenie cashflow a likvidity firmy. Veľkú časť opatrení môže firma zrealizovať nezávisle od svojich obchodných partnerov.

11.02.2013 | Zdroj: Danske Bank

CFO.sk 

Finančná kríza v roku 2008 spôsobila zmeny v prioritách finančného riadenia firiem. Do popredia sa dostala kontrola a plánovanie cashflow. 

Najväčší priestor pre optimalizáciu cashflow a zlepšenie likvidity ponúka pracovný kapitál: podľa odhadov Ernst & Young má 2,000 najväčších firiem v USA a Európe v pracovnom kapitáli uväznené nadbytočné finančné prostriedky v hodnote 0,7 až 1,2 bilióna USD. Firme, ktorá má ročné tržby 50 mil. EUR a pracuje s pracovným kapitálom na úrovni 10% tržieb, prinesie zníženie pracovného kapitálu o 10%, t.j. z 10% na 9% tržieb,  dodatočnú hotovosť vo výške 500 tis. EUR. Dobre riadený optimalizačný program môže priniesť zníženie pracovného kapitálu o 20% - 30%.

Najčastejšou príčinou neprimerane vysokej úrovne pracovného kapitálu sú vysoké zásoby a neefektívny proces plánovania výroby, tlak veľkých odberateľov na predlžovanie doby splatnosti pohľadávok, a slabá interná kontrola riadenia záväzkov a pohľadávok z obchodného styku. Veľkú časť týchto problémov má však firma pod svojou kontrolou a môže ich odstrániť bez toho, aby bola odkázaná na spoluprácu externých obchodných partnerov.

Bez ohľadu na to, či vaša firma rastie alebo zápasí s hospodárskou krízou, je potrebné udržiavať pracovný kapitál na zdravej úrovni. Nielenže tým zlepšíte svoje šance na prežitie v čase hospodárskej recesie, ale môžete finančné prostriedky uvoľnené z pracovného kapitálu použiť na investovanie do ďalšieho rozvoja.

Prieskum Danske Bank a Ernst & Young z roku 2009 Working capital management 2009 prináša pohľad na optimalizačné opatrenia, ktoré firmy v škandinávskych krajinách zavádzali v čase vrcholiacej finančnej krízy, a ktoré sú dobrou inšpiráciou aj pre slovenské firmy.  

Angažovanie top manažmentu

Rozhodujúcim faktorom pre dlhodobo udržateľné zníženie pracovného kapitálu je aktívny postoj top manažmentu. Riadenie pracovného kapitálu sa dotýka všetkých dôležitých častí firmy - nákup, výroba, predaj, logistika, a preto je potrebná koordinovaná snaha a riadenie na najvyššej úrovni. 

• Pre 65% firiem predstavoval pracovný kapitál jednu z troch hlavných manažérskych priorít na najvyššej úrovni 
  
• Vo väčšine spoločností zahrnutých do prieskumu bol za riadenie pracovného kapitálu zodpovedný priamo top manažment, a nie finančné oddelenie, čo umožnilo dosiahnuť lepšie výsledky 
  
• V dvoch tretinách spoločností boli ukazovatele pracovného kapitálu zakomponované priamo do systému odmeňovania, pričom v 35% tvorili súčasť individuálnych cieľov top manažmentu a v 28% stredného manažmentu.  
  
• Tri štvrtiny spoločností zahrnuli ukazovatele pracovného kapitálu medzi formálne stanovené podnikové ciele a zaviedli ich do hlavných finančných reportov
  

Prieskum preukázal, že spoločnosti, ktoré k optimalizácii pracovného kapitálu pristupovali systematicky, stanovili si jasné ciele a zaangažovali manažment, dosahovali oveľa lepšie výsledky, ako firmy, ktoré pracovnému kapitálu nevenovali pozornosť.

Najväčší potenciál predstavujú interné rezervy

Pracovný kapitál viaže finančné prostriedky v oblastiach, ktoré má firma z veľkej časti pod kontrolou a ktoré nie sú závislé iba od externých obchodných partnerov. 

Jedna tretina respondentov videla najväčší priestor pre optimalizáciu pracovného kapitálu v optimalizácii interných procesov, a ďalších 17% v prísnejšom dodržiavaní existujúcich smerníc a pravidiel. Firmy, ktoré zlepšili úroveň pracovného kapitálu oproti predchádzajúcim obdobiam, dosiahli zlepšenie najmä vďaka zlepšeniu interných procesov a kontrol.

Oblasti, ktoré sú do veľkej miery nezávislé na externých obchodných partneroch, sú predovšetkým zásoby a plánovanie výroby. Práve riadenie zásob považovali firmy v prieskume spomedzi všetkých troch zložiek pracovného kapitálu za oblasť s najväčším potenciálom. 

V oblasti pohľadávok je priestor najčastejšie v automatizácii fakturačného procesu a znížení počtu chybných údajov na faktúrach, v procese včasného upomienkovania a v dôslednej kontrole pohľadávok po splatnosti. Viacej o konkrétnych opatreniach sa môžete dočítať v článkoch týkajúcich sa optimalizácie pohľadávok a záväzkov.

Optimalizácia pracovného kapitálu ako projekt

Optimalizácia pracovného kapitálu je zvyčajne projekt, ktorý zahŕňa všetky kľúčové oddelenia vo firme - nákup, výrobu, logistiku a predaj. Ak chcete dosiahnuť udržateľné výsledky, je potrebné zabezpečiť efektívne projektové riadenie, zaangažovanie top manažmentu a všetkých dotknutých oddelení vo firme. Na príklade prípadovej štúdie  FrieslandCampina môžeme demonštrovať význam týchto faktorov. 

FC je medzinárodná spoločnosť vyrábajúca mliekarenské výrobky pre spotrebiteľov a oblasť cateringu, v ktorej konzultačná spoločnosť REL implementovala rozsiahly projekt zameraný na optimalizáciu pracovného kapitálu. FC mala v tom čase ročné tržby 9,6 mld. USD a 35 prevádzok pokrývajúcich 100 krajín na svete. FC potrebovala uvoľniť prostriedky viazané v zásobách a pohľadávkach pre účely akvizícií a financovania investičných potrieb.

V rámci projektu sa FC podarilo z pracovného kapitálu uvoľniť hotovosť vo výške 285 mil. USD.

Krok za krokom: postupná implementácia projektu

Pri komplexných projektoch, akým je optimalizácia pracovného kapitálu, sa opláca postupovať krok za krokom, najprv sa zamerať na najväčšie oblasti a ľahko dostupné zlepšenia (quick wins), a získané skúsenosti postupne aplikovať vo zvyšku firmy. 

Na začiatku REL a FC vykonali „desktop“ analýzu pracovného kapitálu na základe interných dát a porovnateľných benchmarkov v odvetví, na základe ktorej identifikovali odhadovaný potenciál v hodnote 200 mil. USD, čo predstavovalo 14% pracovného kapitálu spoločnosti. 

Následne sa vykonali pilotné analýzy priamo v troch prevádzkach spoločnosti, ktoré potvrdili predpoklady z desktop analýzy. Až potom sa program začal postupne implementovať v celej skupine.

Podpora manažmentu a komunikácia vo vnútri firmy

Projekt vo FC sa nezaobišiel bez úzkej komunikácie a koordinácie všetkých dotknutých oddelení – nákupu, výroby, predaja a financií a predovšetkým intenzívnej podpory zo strany holdingového manažmentu.

V každej prevádzke sa stanovil jeden projektový manažér zodpovedný za implementáciu, a na úrovni holdingu pracoval holdingový projektový tím. 

Firma vytvorila systém pravidelného reportingu kľúčových ukazovateľov pracovného kapitálu, a na mesačnej báze komunikovala dosiahnuté výsledky v rámci celej skupiny. Prevádzky, ktoré sa nachádzali na konci zoznamu, tak rýchlo získali motiváciu nezostať medzi najhoršími. 

Projektový tím a zamestnanci REL zrealizovali množstvo stretnutí a školení so zamestnancami na tých najnižších úrovniach, pomáhali im interpretovať dáta a pracovali s nimi na dennej báze, čím umožnili zamestnancom v celej firme pochopiť význam projektu a prekonať prvotný skepticizmus, ktorý vzniká pri projektoch podobného rozsahu.