IT & systémy | Software & systémy

Implementácia ERP systému: najčastejšie dôvody projektového zlyhania

Hlavné dôvody, ktoré spôsobujú meškanie či prekročenie nákladov na implementáciu ERP systémov súvisia najmä s nedostatočným plánovaním, komunikáciou, a s nezvládnutím prirodzeného odporu zamestnancov k zmenám.

16.01.2014 | Zdroj: Panorama Consulting

CFO.sk 

V predchádzajúcom článku sme písali o konkrétnych problémoch a skúsenostiach firiem pri implementácii ERP systémov, ktoré identifikoval každoročný prieskum konzultačnej spoločnosti Panorama Consulting Solutions.

Ako bolo spomenuté, viac ako polovica ERP projektov prekročí pôvodný rozpočet a termín implementácie a firmy dosiahnu menej ako polovicu očakávaných benefitov. Podľa iných prieskumov skončí každý šiesty IT projekt prekročením nákladov o 200%. Pritom hlavný zdroj problémov nie sú ani tak technológie a systémy, ako organizačné a ľudské nedostatky. 

Súvisiace články:

• Čo potrebuje CFO vedieť o riadení zmien v podniku
  
• Ako zvládnuť dvojmesačný projekt za dvanásť mesiacov
  

Na základe skúseností spoločnosti Panorama Consulting je to spôsobené týmito najčastejšie sa opakujúcimi chybami:

1. Projektový rozpočet a harmonogram neberie do úvahy zmeny, ktoré sú potrebné v podnikových procesoch, prirodzený odpor organizácie k zmenám a s tým súvisiace zdržania a komplikácie, a prispôsobenie aplikácie špecifickým potrebám organizácie.

Odporúčanie: dajte si záležať na príprave kvalitnej projektovej analýzy (business case), ktorá zoberie tieto faktory do úvahy, a vyčleňte potrebné personálne zdroje na realizáciu. Ak si musia všetci členovia projektového tímu popri projekte plniť všetky ostatné doterajšie pracovné úlohy, počítajte s problémami.

2. Výber systému na základe reputácie alebo pôsobivej prezentácie dodávateľa o tom, čo všetko systém dokáže, a nie na základe toho, či bude systém zodpovedať aktuálnym a budúcim požiadavkám spoločnosti.

Odporúčanie: dajte si záležať na tom, aby ste poriadne a detailne identifikovali požiadavky na funkcionalitu systému, potrebné zmeny v procesoch, a kvalifikovane posúdili technické možnosti ponúkanej aplikácie. Ak nemáte na to dostatočné interné zdroje a skúsenosti, obráťte sa na špecializovaného poradcu.

3. Manažment a projektové vedenie podcení veľkosť a rozsah projektu a dopad, ktorý bude mať na produktivitu a pracovnú morálku zamestnancov počas implementácie a po jej ukončení.

Odporúčanie: v rámci projektovej analýzy zadefinujte merateľné cieľové prevádzkové ukazovatele, ktoré má nový systém a upravené procesy spĺňať, zabezpečte podporu zo strany vedenia, aktívne komunikujte a zamestnancom poskytnite školenia a podporu, ktoré im pomôžu prekonať zmenu.

4. Zaškolenie zamestnancov berie do úvahy iba technické aspekty a funkcionalitu systému, ale neberie do úvahy zmeny v procesoch.

Odporúčanie: v zaškoľovaní vždy zohľadnite zmeny v procesoch.

5. Nedostatočná komunikácia smerom k užívateľom o dôvodoch zavádzania nového systému, očakávaných prínosoch, a o tom, akú úlohu jednotliví užívatelia zohrávajú a ako ich spolupráca ovplyvní zvyšok firmy a úspech projektu.

Odporúčanie: pripravte komplexný komunikačný plán, školenia a podporu, ktoré pomôžu zamestnancom prekonať zmenu a projekt vnímať pozitívne.

Panorama Consulting na záver odporúča, aby ste v prvom rade hľadali taký informačný systém, ktorý zodpovedá potrebám organizácie a  úpravy potrebuje iba v oblastiach, ktoré vám poskytnú dodatočné benefity a konkurenčnú výhodu. Za druhé sa popri implementácii samotného softvéru snažte zefektívniť procesy a zabezpečte, aby boli zamestnanci do týchto zmien riadne zaškolení, rozumeli im a boli za ich dodržiavanie zodpovední. Za tretie investuje do dobre pripraveného plánu na riadenie organizačných zmien, ktorý zabezpečí akceptáciu zo strany užívateľov a kontinuálnu podporu a komunikáciu zo strany vedenia firmy počas celého trvania projektu.